办公室的外观永远不会一致 – 也许 这是一个不错的事情。
根据多维研究进行的一份调查显示，53% 的较大的企业计划缩小其办公区域的大小，而且超过四分之三的公司计划增加工作灵活性。 这是近期在家工作增加的直接、长期的结果。
企业在增长中将看到减少不动产和节省远程工作费用的机会，但计算是否真正那么简单？ 除非公司削减员工总数，否则支持的员工数将保持不变。 借助混合 办公模式，员工将面临办公室占用率无法预测的情况，员工在任意给定时间拥有更大的选择办公地点的灵活性。
想象一下，一个员工都进入办公室的不小时期。 在流行期间，占用率会下降至 50% 以下。 因此，公司假设将建筑尺寸减少两倍只是一项小工程，因为他们知道这一操作可以实现。 但是，如果 70% 的员工在被缩小到一半空间后到办公室，会发生什么情况？ 他们将前往哪一位置，而他们坐在哪里？
房地产的实际成本
建筑使用率以往一直不及，随着企业计划减少办公空间，这一情况可能会变差。 鉴于公司 收入是办公室空间的 10 倍，任何可能小幅提高员工生产力的削减成本的计划都会成为一种损失。 在削减房地产成本前，企业分析员工的实际需求并准确反映员工如何使用办公大楼，这一点至关重要。
当公司计划如何返回办公室时，应该来看一下如何优化空间并改进所有员工的体验。
优化空间的五大目标
完美的蓝图不存在。 每个公司都是独一无二的，他们必须依靠他们自己的数据（需求、办事处和目标）和文化。 我列出了优化空间的 5 项非详尽目标以及如何优化办公空间的指导原则。
要根据这些准则执行，需要同时考虑三种不同的处理方式。
首先，空间以及您是如何进行绘制的。 就是确保员工（现在或未来的）需求在工作场所中得到满足。
第二，评估公司的会议文化并制定培训策略或激励员工根据需要改变习惯。 会议文化往往以信任为基础。 员工必须觉得您的大楼能够随需提供所需的服务。
再者，由于您没有合适的工具来优化房地产和会议文化，所以制定技术策略的可能性不大。
1） 资产配置最佳
您如何才能知道您拥有正确的会议室和桌面数量？ 或者，会议空间拥有正确的尺寸，有足够的空间空间，并且最适合您的员工环境条件？
只有一种方法： 衡量一下！
首先，衡量您拥有多少空间，员工如何使用空间，以及他们的满意度。 然后重复上述步骤。 空间可以始终得到改进，并且一直无法改变，因为随着您不断改进，公司正在改变。 这是一个正在进行的过程，您需要技术来为您提供数据，将数据转化为见解，将见解变为行动。 利用精确的人员计数技术、访问会议室日历和分析控制板的传感器将帮助您达成此目标，这些博客中如是说明： 您现在能看到我吗？ 当 AI 佩戴掩码以及 您的工作场所的智能性如何？时。
2） 会议在一天中均匀进行
我一直惊讶于日常例程如何适应我们生活。 如果选择在 20 个不同的任务之间选择，则人们将始终默认使用自己习惯执行的任务，即他们最熟悉的任务。 将常规与最小阻力路径相结合，并且只是创建了难以打破的习惯。
当我假设 Sarah 已准备就绪且刚到，可以邀请 Sarah 参加 10：00 的会议，这一点非常便利。 但是上午 10 点也是我的建筑中的会议室空间占用的高峰时段。 如果我不知道 Sarah 是一种早期了解的人，那么我们可以在上午 8 点开会，并空出房间给其他人。
这些习惯在核心时间造成高需求使用率峰值。 了解员工是否真实存在，并展示其他时间可以节省核心时间的宝贵空间。
3） 企业内资源实时
我的同事在 Cisco 设施部门工作，我的同事根据房间的预订距离测量了房间中预定会议的位置。 他的结果不小。 实际使用 100% 的预定分钟数的会议室。 提前 2 周预约的会议室使用的可能性只有 20%。 我们将呼叫超过安排时间，不会显示用户预约的会议室，但最终部分被使用或完全没有使用。 事实上，89% 的员工表示对于不在办公室的体验感到灰心、将已预约但并未用作第二种令人头疼的体验（仅位于让 会议室 设备工作之后）排序。
毫无疑问，在您真正需要的时候，这些房间应该在靠近它的时候消耗。 然后您的分配就变成： 为什么员工需要提前预约？
您将发现多种原因及多种解决方案。 但是，将需求与消耗拉近在一起还有其他好处。 条件很少将一分钟更改为下一分钟，但更改时间会超过 2 周。 会议中的人员数量仍相同吗？ 他们是在办公室还是在家办公？ 预约或更近的时间分配会议空间也可以为您提供预约合适的空间的机会，从而优化容量，甚至到会议室的距离。
4） 会议室的使用容量已满
我们还测量了房间的速率。 这又一次透露了。 与设计的房间相比，房间的欢迎非常有条理。 原因可能是特定空间中的存储空间不足。 例如，员工可能为小型会议预订大型会议室，因为他们是唯一配备数字白板的房间。 这往往是由于房地产设计的原因。 办公室可能专为使用高峰而设计，但极少出现高峰。
您是否知道没有填补房间而浪费了多少空间？
我们称此空间容量过多，即会议期间没有使用的平均空空间。 平均而言，2 个人只能使用 10 人的房间，在空位上无会议室80%。 因此，不仅应该评估会议室是否被占用，还要从人员数量方面衡量。 房间分位功能Webex 室设备 能够持续准确地跟踪。
5） 会议是混合的
随着 98% 的会议至少有一名远程参加者，视频设备将成为会议室中不可或缺的一部分。 没有视频设备的会议室将隔离远程与会者， 从而强制他们进行倾听而非参与。
通过每个房间中的视频，您可以在房间之间创建桥接，从而帮助解决问题 3 和 4 以上。
图 1： 如何预配置办公大楼
优化空间不仅仅是为了节省成本，还关于真正改善员工体验、减少摩擦，并允许人们快速而方便地完成工作。
在我的 上一个职位中，我Webex如何采取多种方法及解决这些问题，以便优化您的工作场所、提供更安全的工作环境并确保员工保持效率及参与。
请在评论部分告知您的意见或告诉我们您是如何接近办公室优化的。
构建混合工作场所
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