混合式活動的六大重要成功策略

新一代活動將會是混合式型態

就像我們的工作方式不斷進化一樣，多年來，活動產業也已經到達成熟的顛覆時機。 早在世界遭受一個世紀中的最大健康危機襲擊之前，人們就不斷爭論大規模活動是否已在上次的 2008 年金融危機中消失殆盡。 疫情的出現只是催化了活動產業急需的變革。 由於現場參加已不再是可行的選項，活動領導者專注於移轉到虛擬活動，並且重新思考需要什麼樣的使用者體驗，以及如何加以改善。 虛擬活動徹底改變了組織主辦活動以及與其受眾互動的方式。 而這對所有人來說，反而變成了一件好事。 活動召集人能享有眾多好處 – 他們只需要些許成本就能觸及更多人、提供更優質的一對一出席者互動、帶來更加個人化的體驗，以及更輕鬆地追蹤潛在客戶。 出席者也能透過切換到虛擬模式獲得好處 – 節省差旅相關費用、遠離工作和家庭的時間、能夠進行多工作業、提高參加不同分組討論和隨選會議的彈性，並且能夠使用 LinkedIn 等社交網路建立人脈。 虛擬活動的好處只會讓人越來越清楚瞭解及感受到，過去的大型會議確實規模過大，太難以脫穎而出，對所有出席者來說成本也太高 — 而充其量只能享有不確定的好處。 單就成本而言， 如果您想要參加其中一個重大會議，預計就會花掉五或六位數的一大筆費用：例如，根據報告指出，若要參加 CES，一個參展者的費用、食宿和額外支出這些開銷加總 (至 Inc.) 合計會超過 $150,000 美元！ 未來的會議必須針對每個出席者進行更深度的客製化、更經濟實惠、更密切互動，以及更具有包容性。 因此，我們將須為出席者提供混合式體驗，讓他們使用全新技術整合虛擬與現場活動、進行進階活動規劃、享有更為個人化的體驗，以及持續進行互動。 許多研究團體皆預測未來會大幅轉換至混合式活動。 根據 Metrigy Research 的研究結果顯示，63% 的活動規劃人員明年會轉換至混合活動。 從我們與 Futurum Research 所合作的另一項研究報告中也可以看出，79% 的出席者屬意能夠彈性選擇是否要親自出席或以虛擬方式參與活動。 混合式活動會提供結合實體活動高參與感與虛擬活動觸及範圍的體驗，讓活動召集人和出席者可以擁有前所未有的豐富選項與彈性。 毫無疑問，雖然活動和會議正在開始大幅轉換為混合模式，但行銷和 ROI 的某些主要原則仍會適用，因為它與產生高品質且高價值的活動息息相關。 為了獲致成功，活動規劃人員和行銷人員都要思考這六大重要策略，這些必定是建立成功的混合式活動不可或缺的環節：

策略零：為成功投資

在您開始制定混合式活動策略之前，最重要的策略是思考要將您的行銷費用投資於何處；也就是說，哪些活動會在轉型期間/COVID 疫情過後的世界中產生最佳曝光度、體驗與 ROI？

策略一：營造活動前的興奮感

不要在活動前的行銷互動中做出妥協。 提早在活動開始前開始宣傳您的活動。 這項體驗可在活動前的數個月開始進行，藉此累積興奮感並提高註冊率。

策略二：讓出席者感受有趣、輕鬆且具有參與感的註冊體驗

為出席者的註冊體驗增添樂趣。例如，利用相關比賽將程序遊戲化，或在活動期間透過名人或備受關注的精選演講者宣傳高價值人脈網路。 若要簡化註冊程序，請讓親自出席者和虛擬出席者使用簡單的集中式註冊平台，這樣就能輕鬆檢視票券類型、活動追蹤和出席者興趣等重要資料，以便提供更加個人化的體驗。

策略三：建立有意義、個人化且受人矚目的內容 

確保您的內容與親自出席與虛擬出席者有關，並且沒有規劃孤立某個團體而使其無法參與的聯合活動。 您會想要確保親自出席與虛擬出席者都能享有平等的互動。 想想看「一場活動，兩種體驗」。

策略四：關鍵在於考慮到所有人， 而不是只考慮自己。 

透過行動和網路應用程式提供具有包容性的網路體驗，無論出席者的參與方式或所在位置如何，都能使其得以檢視分組討論，以及參與受眾互動和人脈網路。 使用多個活動中保留的資料自動推薦分組討論、演講者、贊助商或隨選視訊等內容，而這些推薦都會配合每位出席者的過去行為和喜好設定而提出。

策略五：建立一個讓出席者可以返回以取得更多資訊的社群

確保出席者能夠看見和聽見彼此是至為重要的關鍵 — 打造一個整合且具互動性的環境。 現場出席者能夠享有直接在活動中體驗社群的好處，因此請找出方法，將即時民意調查與問答功能納入分組討論中，為虛擬受眾提供這種相同的社群體驗。 也請為虛擬出席者建立線上社群，並建議他們在活動後繼續進行對話。

策略六：運用活動做為深化關係的起點

您的活動後行動與您在活動期間的作為一樣重要。 您會想要說服出席者他們學到了一些經驗，讓他們在那一場活動之外繼續保持互動，並且開啟與他們深化關係的契機。 例如，利用出席者的虛擬和現場活動行為及喜好設定相關資料，藉此提供活動後與出席者的持續互動，藉此為出席者在未來活動中打造個人化的體驗歷程。

活動召集人與出席者的新契機

疫情喚醒了人們的意識，瞭解到讓現場活動有所演進的時候到了。 去年來，從轉換至虛擬活動的巨大轉變中可以看出，活動召集人和出席者有了可以把握的新契機，那就是：體驗、內容與互動方式。 未來，社群會透過以往無法實現的方式，結合虛擬和面對面體驗的模式進行互動。 混合式活動的另一項成果是，您會吸引一大群過去可能從未參加過您的活動的新出席者。 請務必善加利用新技術以吸引這些新成員並與他們進行互動，讓他們變成您活動的長期粉絲。 混合式活動有一個進行中的典範轉移，逐漸成為了新常態。 但這不只是活動方法的轉變，更是心態的轉變，讓我們有機會建立新的活動類型，進而建立社群、深化關係並將人們及其體驗視為首要任務。 祝福您在此嶄新混合式活動世界的歷程中順利邁向成功，本人由衷期盼即將顯露的成果。

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    Aruna Ravichandran   此外， 敬請期待我下一篇有關「策略一：營造活動前的興奮感」的部落格文章！ 深入瞭解  協助客戶展開其混合工作模式歷程的快速成功之道 包容性混合工作模式新時代的新品牌 支援混合工作模式的 Webex 合作和整合