貴公司期待未來能採取混合工作模式，由於這會同時在辦公室與遠端工作，因此您想要確認團隊都能在正確的位置上，在這個新的實際環境中持續成長茁壯。 為了能夠確實享受到混合工作模式的優勢，貴公司需要具有周詳的系統，以確保無論員工在某個特定日期的何處工作，都還是能夠順暢協作。 此外，不管是全時遠端工作，或是每週在家工作幾天，如果執行上出了差錯，非常有可能讓員工感到孤立、無法彼此連結，甚至痛苦掙扎，導致發生遠端工作精疲力竭的憾事。 現在就是團隊在家工作方式，並確保所有人擁有邁向成功所需一切工具的最佳時刻！ 請利用以下指南，讓員工保持互動、連結和生產力。
請清楚傳達您的混合工作模式計劃
在過去幾個月裡，許多知名公司都宣布了永久遠端工作原則，有些公司允許員工全時在家上班，有些則允許員工一週內有幾天可以在家上班。 無論貴公司的混合工作模式計劃策略為何，都必須與團隊進行清楚且周詳的溝通。 明確且同理的溝通不僅是達成順暢轉移的必要方式，還能持續讓員工感受到您的關心，而這正是研究中所指出，許多公司都必須改進的地方：隨著疫情不斷升高，員工會認為雇主越來越不關心他們，根據蓋洛普民意調查，10 位員工中只有 4 位非常同意公司確實關心他們的福利。 此外，也要解決員工的任何問題，並概要列出即將採取的步驟，讓這個全新作法得以成功。 針對將提供給團隊的資源，務必要公開透明，才能達成順暢協作，並讓團隊安全返回辦公室。 請仔細思考相關問題，如：
- 針對在家上班的員工，要提供哪些設備 (高畫質網路攝影機、協作裝置等)？
- IT 團隊是否有能力以集中化方式管理與支援此一技術，確保所有人都有一致的體驗？
- 您是否要在辦公室內推動全新的協作技術，如數位白板、智慧型會議室與辦公桌輪用系統？
- 您需要採用何種 COVID 預防措施？
請提醒員工健康在家工作策略，並請他們務必遵守。
請提醒員工健康在家工作策略，從人因工程與時間管理，到視訊會議等等的最佳實務。 請參考這份資訊圖表，瞭解團隊應銘記在心的 8 個關鍵訣竅 (亦於下方提供)。 此外，為了協助員工能遵守這些在家工作的最佳實務且更具生產力，請詢問他們是否需要任何工具與資源。 即使去年您為家庭辦公室提供必要津貼補助，現在也許還要再次提供補助，讓他們能購買更多資源、訓練，甚至是「看起來不重要」的小物，如植物或辦公室風裝飾品，讓家中的辦公空間更為明亮舒適。 一份小小的禮物或周到的作為，不僅讓團隊持續維持高昂士氣，也能讓他們倍感溫馨。
善用技術，讓住家與辦公室之間的轉換順暢無礙，使所有人都有融入感
無論是在家工作，還是在辦公室工作，都應該讓所有人有一致體驗，同時有融入感。 對採用混合工作模式的企業來說，住家與辦公室之間的轉換應該是順暢無礙的。 除了確保員工的家庭辦公室設備完整妥當，也請確保辦公室中設置了智慧型協作解決方案。 在會議室中設置如高畫質視訊會議系統與數位白板等工具，讓辦公室中的人員能輕鬆加入遠端同事並進行共同創作，就好像他們共處一室。 此外，不妨採用辦公桌輪用系統，讓員工輕鬆找到並預約開放的工作站。 此外，也請探索其他順暢連線的解決方案，如高效的雲端通話系統。
建立連線時間
混合工作模式所具備的彈性能帶來許多優勢。 不過，您還是必須小心協調，確保團隊成員不會遭受孤立。 請採取行動以避免成員的孤獨感、關係日漸薄弱，以及團隊文化分崩離析。 如果您的原則是讓員工可以選擇哪幾天進入辦公室 (如果有此選項)，不妨採用以下方式，協助團隊維持連結：
- 鼓勵管理者，如果可能的話，選擇一週中的某一天，讓全體團隊成員返回辦公室，讓大家可以彼此見面。
- 不妨提供一點補助，讓團隊成員可以聚在一起享受一段輕鬆時光，或是向遠端同儕表達對他們優異工作表現的認同與感謝。 這能激勵他們，並提醒他們妥善排定時間，與同事有所連結。
- 如果大家無法聚在一起見面，就排定一個固定時間，讓團隊透過視訊聚在一起，維持面對面的互動。 即使大家沒有時間每週一起享受一段虛擬歡樂時光，也請嘗試每週在一段簡短的時間內進行團隊同步，以建立人員間的連結。 這做起來並不難，可以請每個人分享這一週有什麼精彩的時光，也許是孩子的畢業典禮、家中有新生命到來，或是院子裡繁花盛開。
- 關於線上工作，請深思熟慮，如果可能的話，請確保採用混合工作模式的員工能在頭幾週定期與團隊成員親自見面，並讓遠端員工獲得同等歡迎，讓他們能有融入感。
鼓勵使用視訊，同時避免視訊疲勞
對遠端團隊來說，視訊會議是維持身心健康與生產力的必要途徑。 視訊會議是團隊面對面進行溝通、強化團隊關係並完成工作的寶貴時刻。 研究也建議溝通期間可以採用「非語言溝通」。 讓定期召開視訊會議成為一項公司規範，可確保不會漏失重要的非語言信號，也不會讓溝通變成一樁苦差事。 此外，遠端工作者也指出在他們的工作經驗中，「視訊」能造成十分顯著的影響：一份 Webex 研究發現，經常使用視訊的人有 2.4 倍的機率會認為更容易進行協作，2.6 倍的機率會認為從同事言談中感到同理。 不過，多說無益，不妨向您的員工求證。 請自問並反思以下問題：
- 貴公司是否在會議期間都會開啟視訊？ 如果沒有，如何培養這個文化？
- 為何員工對於使用視訊有所遲疑？
- 您是否需要提供出席視訊的相關訓練？ 您是否需要提供他們高畫質網路攝影機、耳機與燈光，讓他們能在視訊期間充滿自信？
- 您可以採用哪些策略來避免視訊疲勞，讓全公司上下都能享受視訊帶來的好處，而不會感到精疲力竭？
如需更多讓混合工作模式更加安全、健康、具生產力的訣竅，也請參閱我們稍早發表的部落格貼文，並造訪「未來的工作型態」網站，獲得最新技術與轉移工作場所趨勢等深入見解。 也請參考下面這份資訊圖表，瞭解團隊應銘記在心的 8 個關鍵訣竅。
深入瞭解 在混合工作模式的時代，達成工作與生活間健康平衡的 9 個訣竅 混合工作模式年代的視覺化協作 協助客戶展開其混合工作模式旅程的快速成功之道
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