Webex 讓愛爾蘭非營利機構透過雲端通話等方式保持聯繫

高威西蒙社區服務 (Galway Simon Community) 是愛爾蘭高威市眾所皆知的非營利機構，他們決定在 2020 年的活動期間將協作移至雲端，就此展開在疫情結束後仍會長期進行的技術轉型。高威西蒙透過預防工作、住屋供應及健康與福祉服務，為街友或面臨相關風險者提供援助。此非營利機構藉由多個據點為高威市及周圍郡區推動多項計畫，包括醫療診所、收容資源中心、安置住居及慈善公益商店。早在疫情開始前，高威西蒙就在協調上述多個據點以及志工、團隊、客戶和社區中其他成員之間的通訊與協作方面遇到難題。繼新冠肺炎 (COVID-19) 迫使該機構將部分營運改為虛擬形式，遠端/混合工作模式的轉換又增添一重複雜性。

透過雲端通話和多合一協作應用程式進行協作轉型

此外，做為非營利機構，高威西蒙並未設置 IT 部門，因此需要能夠輕鬆學習和管理的協作解決方案。 Webex 具備順暢的雲端通話、視訊會議及傳訊功能，似乎是協助該機構擴展營運範圍並持續服務社區的首選。 BNP Paribas 向高威西蒙捐贈一組思科 8800 電話，就此展開此愛爾蘭非營利機構的 Webex 體驗歷程。獲贈思科電話後，高威西蒙團隊致電思科的高威辦公室，因而接觸了 Webex Calling 和 Webex 應用程式。 Webex 具備保持團隊聯繫並提升協作體驗的潛力，這讓他們倍感振奮。

高威西蒙與高威和都柏林思科團隊的 Sheila Greaney 及 Gerry Keleghan 聯絡，兩人自願撥空為其配置 Webex Calling 和 Webex 應用程式，同時也與思科合作夥伴 PlanNet21 Communications 合作。除此之外，Webex 還額外捐贈授權，讓高威西蒙使用協作軟體。 PlanNet21 的企業客戶經理 Ronan Keenan 表示：「我想大家都知道高威西蒙的工作和使命，因此當 PlanNet21 Communications 有機會參與其中並協助高威西蒙時，我們很高興能夠幫上忙。」他也表示：「身為思科黃金級合作夥伴，我們與思科的協作團隊密切合作，以推動高威西蒙的數位轉型歷程。」「相較於過去，現今的所有公司更需要功能強大但操作簡易的解決方案來因應通訊需求… 但是，這些解決方案必須具備安全性，而這正是我們透過 Webex Calling 為高威西蒙社區服務提供的。」

透過雲端通話、傳訊等功能讓混合型團隊保持聯繫

高威西蒙的志工和辦公室協調人暨 Webex 主管 Noreen Glennon 表示，她發現雲端通話解決方案的最大優點就是可以在任何地方透過任何裝置取得聯繫。 Glennon 表示：「我可以在離開辦公桌時用手機接聽電話，我真的非常喜歡這一點。」「這大幅提高了工作效率。你不必回來再處理大量未接來電和語音信箱的留言。」此團隊也見識到了 Webex 應用程式的影響力，包括其傳訊功能。高威西蒙的募款與通訊部門主管 Meaghan Hynes 表示：「我們都可以即時出現在聊天中。」「Webex 的即時聊天功能非常棒… 內部採用的狀況相當順利，我很喜歡圖片、影片及文件的檔案共用功能。這些檔案就在那裡並且受到妥善記錄，每個人都可以檢視，而不必連線至伺服器或下載檔案。這項功能真的很實用。」 Hynes 也強調，團隊可以使用趣味好玩的 GIF 和表情符號等元素更充分地表達自我。「聊天也多了一些趣味性，這點很棒，因為簡短的文字可能無法充分表達語氣。」

針對大型募款活動與社區聯繫並簡化協調作業

Webex 能夠實現快速且順暢的通訊體驗，且事實證明可凝聚多個團隊，以便組織其大型募款活動「為西蒙露宿」(Sleep Out for Simon)。 10 月 1 日，高威西蒙邀請來自高威市與周圍郡區的民眾暫別溫暖的被窩並到戶外露宿一宿，藉此向街友表達一體同心的聲援與支持。此活動也試圖喚起關注並募集善款，進而為面臨無家可歸處境的人們提供援助。 Hynes 表示：「這是我們今年數一數二的大型活動，從行銷溝通和宣導的觀點來看，當中涉及許多層面。」「當我們必須趕上新聞廣告、電台廣告及公關工作的最後期限時，有效快速地組織團隊並進行溝通相當重要。 Webex 可加快工作進展，尤其是當團隊有一半的人都採用遠端工作時，更是如此。」除了支援該機構的混合型團隊並促進高效溝通外，Webex 的傳訊功能也能提供順暢的協作體驗以及絕佳的替代方案：讓團隊免於電子郵件的疲累轟炸。對此，Glennon 表示：「我發現比起使用電子郵件，Webex 具備更多優勢，因為每個人都對收發電子郵件感到厭倦。」她也強調向團隊成員傳送簡訊的好處。 Glennon 表示：「此外，我也發現當多個部門必須進行協作時，這項功能的確非常實用。」她也提到，可在 Webex Messaging 內為個人或群組協作建立空間的功能，實現了順暢且高效的通訊體驗。團隊可以輕鬆回顧之前共用的文件或已解決的問題，而不必浪費時間重複說過的話或白費力氣、多此一舉。

透過難忘的虛擬體驗進一步擴展高威西蒙的觸及範圍

高威西蒙團隊瞭解目前借助 Webex 只實現了目標的毛皮，並對日後可以如何運用此工具懷抱許多想法。他們希望能夠直播未來的「為西蒙露宿」活動，並藉由 Webex 以問答、即時民調及其他對話和參與者互動。 Webex 直播可讓來自所有相關郡區 (高威、梅奧及羅斯康芒郡) 的參與者相互連結並共同體驗活動。此外，高威也看到了透過 Webex 以虛擬方式進一步與社區聯繫的契機。例如，他們打算透過 Webex 讓社區合唱團以虛擬方式持續運作。 Glennon 表示，該合唱團將高威西蒙的員工、志工及客戶聚集在一起，而且對於其服務的客戶確實多有助益。

Hynes 也打算將 Webex 套用在他們的青少年宣導計畫，該計畫的宗旨是教導學生街友的成因，以及如何加入高威西蒙來解決這個持續存在的問題。身為此計畫的一員，高威西蒙團隊成員會前往高威、梅奧及羅斯康芒郡的學校、大專院校及青少年團體發表演說。 Webex 的互動式視訊會議功能可協助團隊成員透過有趣的虛擬簡報擴大其觸及範圍，同時減少差旅的時間，讓他們接觸到更多學校和社區。 Hynes 表示：「隨著服務範圍擴大，我們很想使用 Webex 來遠端發表這些演說。」「我們可以針對聽眾對無家可歸的認知設計問答或測驗，藉此展開分組討論或活動，活動最後再進行一次問答或測驗並比較結果，讓所有人都參與其中。這個點子深得我心。」高威西蒙團隊對於 Webex 平台直覺易用且容易管理也感到相當滿意。 Hynes 表示：「可以透過平台直接操作，而不必在組織內設立大型 IT 部門，這對我們來說是一大有利條件。」