So finden Sie das beste Telefonsystem für kleine Unternehmen

Inhaltsverzeichnis Was ist ein Telefonsystem für kleine Unternehmen, und was ist VoIP? Warum benötigt Ihr kleines Unternehmen ein VoIP-Telefonsystem? VoIP-Telefonsysteme für kleine Unternehmen und das Kundenerlebnis Worauf soll ich bei einem Telefonsystem für kleine Unternehmen achten? Was sind die Vorteile des VoIP als Telefonsystem für kleine Unternehmen? Wie richte ich ein Telefonsystem für kleine Unternehmen ein? Benötige ich eine geschäftliche Telefonnummer? Kann ich nicht mein Handy nutzen? Das Tempo der Veränderungen in der globalen Arbeitswelt nimmt weiter zu, aber der Bedarf an Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit bleibt konstant. Die Wahl des besten Telefonsystems für kleine Unternehmen beginnt damit, dass Sie sich über Ihre aktuellen Anforderungen im Klaren sind und darüber nachdenken, wie diese in Zukunft aussehen könnten. Von dort aus können Sie diese Anforderungen mit den Funktionen und zugrunde liegenden Technologien abgleichen, die die besten geschäftlichen Telefonsysteme von den anderen unterscheiden. Ganz gleich, ob Sie neue Möglichkeiten zur Anbindung Ihrer Mitarbeiter und Kunden erforschen oder sich auf den Umstieg auf ein VoIP-Telefonsystem vorbereiten, stellen Sie sicher, dass Sie alle Grundlagen abdecken, um die beste Option für Ihr Unternehmen zu finden.

Was ist ein Telefonsystem für kleine Unternehmen, und was ist VoIP?

Kommen wir zuerst auf einen gemeinsamen Nenner. Was stellen Sie sich unter einem „Telefonsystem für kleine Unternehmen“ vor? Viele Kabel, ein cooler Hörer und ein Empfänger? Vielleicht erinnern Sie sich an das Wählen der falschen Durchwahl, das Vergessen des Passworts für Ihre Sprachmailbox oder das Wählen der 9, bevor Sie einen externen Anruf tätigen konnten? So fühlen sich viele Führungskräfte von kleinen Unternehmen: Es ist viel zu kompliziert und dafür fehlt uns die Zeit. In Anbetracht Ihres aktuellen PBX-Systems können wir Sie verstehen. Lange Zeit waren diese klobigen Telefonsysteme vor Ort, deren Installation und Bereitstellung Tage dauerte, die einzige Option. Deshalb ist es so wichtig, die VoIP-Technologie bei Ihrer Suche nach dem besten Telefonsystem für kleine Unternehmen zu berücksichtigen. Doch was ist VoIP? Es ist viel einfacher, als es klingt (d. h. es ist nicht so, wie R2-D2 spricht). VoIP steht für „Voice over Internet Protocol“, also Internet-Protokoll-Telefonie, und verwendet statt einer Telefonleitung Ihre Netzwerkverbindung zum Internet, um Anrufe zu tätigen und zu empfangen. Sie können mit Kunden und Mitarbeitern über praktisch jedes Gerät in Kontakt treten – von Smartphones über Laptops bis hin zu Desktop-PCs. Stellen Sie sich also vor, dass die Funktionen, die Sie vor Ort erwarten, auf einer Plattform zugänglich und verfügbar sind – egal, wo Sie gerade arbeiten. Cloud-basiertes VoIP bietet alle Kosten- und Skalierbarkeitsvorteile, die oft mit der Cloud in Verbindung gebracht werden, aber es ist wichtig, einige Möglichkeiten des „Cloud-Washing“ zu durchschauen, damit Sie sich für einen Anbieter entscheiden, der die Sicherheit ernst nimmt und sich zu einer Verfügbarkeit von 99,99 % verpflichtet. Kurz gesagt, ein lokales vs. Cloud-Telefonsystem für Unternehmen wirkt ein wenig wie diese Gegenüberstellung von GIFs: über GIPHY über GIPHY Aber Sie müssen noch mehr bei der Auswahl eines Telefonsystems für kleine Unternehmen berücksichtigen. Kommen wir zum Warum.

Warum benötigt Ihr kleines Unternehmen ein VoIP-Telefonsystem?

Es gibt einige Hauptgründe, warum Führungskräfte kleiner Unternehmen nach dem besten Telefonsystem für ihre Anforderungen suchen.

1. Sie wollen sicherstellen, dass ihr wachsendes Team auf einfachste und sicherste Weise in Kontakt bleiben kann.
2. Sie möchten keinen Anruf verpassen.
3. Sie möchten Betriebskosten reduzieren.
4. Sie möchten die Produktivität und das Kundenerlebnis verbessern, die durch Funktionen wie visuelle Sprachmailbox, Zusammenführen, Anklopfen usw. ermöglicht werden.

Die Umfrage von Gallup vom Mai 2021 ergab, dass die Hälfte aller Mitarbeiter im ganzen Land zumindest teilweise im Homeoffice arbeitet, und wenn man dies mit unserer Studie über hybride Arbeitsformen (PDF hier) kombiniert, die ergab, dass dieser Trend wahrscheinlich weiter zunehmen wird und dass nur 9 % der weltweiten Arbeitskräfte wieder Vollzeit ins Büro zurückkehren werden, wird deutlich, dass die Kommunikation von jedem Gerät und Standort aus für kleine Unternehmen nicht länger ein netter Bonus ist. Es ist eine Notwendigkeit. Um wettbewerbsfähig und der Zeit voraus zu bleiben, benötigen viele kleine Unternehmen eine einfache Möglichkeit, Mitarbeiter, die im Büro und von zu Hause aus arbeiten, miteinander zu verbinden. Und da die Notwendigkeit, Mitarbeiter, die unterwegs sind, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort auf dem Laufenden zu halten, zunimmt, sinkt die Machbarkeit von Telefonsystemen für Unternehmen vor Ort.

VoIP-Telefonsysteme für kleine Unternehmen und das Kundenerlebnis

Und es geht nicht bloß um die Machbarkeit der internen Kommunikation. Kunden müssen Ihr Unternehmen jederzeit erreichen können. Das Konzept des „Erreichens“ hat sich radikal verändert. Die Zeit ist vorbei, in der altmodische PBX-Telefonsysteme und Sprachmailboxen einen Kunden zufriedengestellt haben. Heutzutage, so ergaben Untersuchungen von McKinsey & Company, „wechseln Verbraucher die Marke in einem noch nie dagewesenen Tempo“. Alle Aspekte des Kundenerlebnisses sind wichtiger denn je. Rufen Ihre Kunden außerhalb der Geschäftszeiten an, müssen Sie trotzdem für einen reibungslosen Ablauf sorgen; ein Missgeschick mit einem veralteten Telefonsystemmenü könnte ein Faktor sein, der sie veranlasst, woanders hinzugehen. Die Vernetzung Ihrer internen Teams und die Verbesserung des Kundenerlebnisses sind zwar wichtige Gründe für die Einführung eines besseren Telefonsystems, aber die Markttrends sind noch überzeugender. VoIP-Telefonsysteme sind einfacher einzurichten und zu implementieren als lokale Systeme, wie wir gleich sehen werden. Und wenn Sie sich für den richtigen Cloud-Anbieter entscheiden, sollte diese Einfachheit mit verbesserter Zuverlässigkeit, höherer Sicherheit und der Möglichkeit der nahtlosen Integration mit anderer Software für die Zusammenarbeit einhergehen, um ein einheitliches Erlebnis zu schaffen. Unsere Untersuchungen (PDF hier) ergaben, dass 77 % der Investitionen in die IT-Telefonie im Jahr 2020 in die Cloud flossen. Das zeigt, wohin sich die Dinge zukünftig entwickeln werden: Alles in allem sind die Vorteile eines Telefonsystems für kleine Unternehmen, das VoIP-Technologie nutzt, kaum zu ignorieren:

1. Es ist deutlich einfacher, Mitarbeiter im neuen Zeitalter der Hybridarbeit zu verbinden und mit Kunden online rund um die Uhr in Kontakt zu treten.
2. Die Markttrends zeigen, dass die Cloud-Kommunikation tatsächlich angenommen wird und die Dynamik zunimmt.

Und wenn Sie sich für eine Komplettlösung für die Zusammenarbeit in kleinen Unternehmen entscheiden (ja, das ist ein Werbeslogan für Webex), können Sie auch Videokonferenzen, Nachrichten und die gemeinsame Nutzung von Inhalten auf Ihrer Liste der Anforderungen abhaken. Nachdem wir uns nun einen Überblick verschafft haben, wollen wir uns mit dem Was und dem Wie der Auswahl des besten Telefonsystems für kleine Unternehmen beschäftigen.

Worauf soll ich bei einem Telefonsystem für kleine Unternehmen achten?

Die Suche nach dem richtigen Telefonsystem für kleine Unternehmen ist nicht so entmutigend, wie es vielleicht scheint. Sie müssen Ihr Budget kennen und sicherstellen, dass Sie die umfassendste Lösung für Ihr Unternehmen erhalten. Im Hinblick auf Ihr Budget können wir mit Ihnen lediglich unsere Pläne und Preise teilen und Ihnen den Rest überlassen. Ganz gleich, ob Sie sich für einen Call-Plan oder die Webex Suite entscheiden, mit der Sie neben Anrufen auch Meetings und Nachrichten nutzen können, Sie erhalten die benötigten Funktionen für Unternehmen, ohne dass die Kosten für Unternehmen anfallen. Außerdem erhalten Sie mit allen Tarifabonnements kostenlose, unbegrenzte Inlandsgespräche in den USA und Kanada. Angesichts der Kosten und längeren Vorlaufzeiten, die mit der Implementierung eines PBX-Systems vor Ort zusammenhängen, ist der Wechsel zum Telefonieren über die Cloud mit Webex kostengünstiger und unkomplizierter. Und wenn Sie sich bereits für den Weg in die Cloud entschieden haben, sind Sie wahrscheinlich auf dem besten Weg, meinen Rat zu befolgen: Lesen Sie diesen Artikel zu Ende und vergleichen Sie uns dann mit unseren Mitbewerbern, damit Sie sich ein klares Bild von dem für Sie benötigen Plan sowie von dem langfristigen gewünschten Partner machen können. Folgen Sie mir für die Auswahl des besten Telefonsystems für kleine Unternehmen hinsichtlich Ihrer Anforderungen in der heutigen sich verändernden Arbeitswelt. Ich gebe Ihnen einen tieferen Einblick, von dem ich denke, dass er Ihnen helfen wird, das zu finden, was Sie brauchen – ob mit oder ohne uns. Viele der VoIP-Telefonsysteme weisen im Wesentlichen die gleichen Funktionen wie ein lokales PBX-System auf. Während diese Systeme für kleine Unternehmen in der Regel ein Upgrade darstellen – dank der erweiterten Flexibilität von Anrufen über das Internet – sollten Sie von Ihrer Lösung viel mehr erwarten, sowohl in Bezug auf die Leistung als auch auf die Zusammenarbeit. Die fünf wichtigsten Funktionen, die ein Telefonsystem für kleine Unternehmen haben sollte, sind:

1. Eine eigene geschäftliche Telefonnummer, die überall erreichbar ist, mit Nummern für jeden Benutzer in Ihrem Unternehmen.
2. Leistung auf Unternehmensniveau: Intelligente Weiterleitung mit komplettem Telefonmenü und Erweiterungen sowie Halten und Wiederaufnehmen von Anrufen, Anrufweiterleitung, Anklopfen und ein vollständiges Sprachmailboxsystem – visuell oder nicht visuell.
3. Die Möglichkeit, Anrufe von Ihrem Laptop auf Ihr Telefon zu verlagern oder ein 1:1-Telefongespräch in einen Konferenzanruf oder ein vollwertiges Videomeeting zu verwandeln. Alles mit einem Klick.
4. Funktionen zur Beseitigung von Ablenkungen, wie Unterdrückung von Hintergrundgeräuschen, Sprachoptimierung und individuelle Hintergründe.
5. Integration in eine vollständige Plattform für Zusammenarbeit inklusive Lösungen für Meetings und Nachrichten.

Sehen Sie sich an, wie Webex alle diese Funktionen und vieles mehr für Ihr Team integriert.

Was sind die Vorteile des VoIP als Telefonsystem für kleine Unternehmen? 

Gut, die Funktionen zeugen von Leistungsstärke. Aber was bedeutet all das? Was bringt das Telefonsystem für Unternehmen? VoIP-Telefonsysteme für kleine Unternehmen unterstützen verteilte Teams bei einer effizienteren Kommunikation. Die Umstellung auf ein VoIP-Telefonsystem, das Videokonferenzen, Nachrichten und die gemeinsame Nutzung von Inhalten umfasst, hilft aber auch Remote- und hybriden Teams, effizienter zusammenzuarbeiten. Sie gestalten reibungslosere Arbeitsabläufe, indem Sie die Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen (z. B. Teilen eines digitalen Whiteboardings) und kopfzerbrechende E-Mails mit 50 Threads beseitigen (dank Nachrichtenfunktionen wie Bereiche und Teams). Mit einem Telefonsystem, das mit einer Software für die Zusammenarbeit einhergeht, wird Ihre alltägliche Kommunikation im Unternehmen viel einfacher. Und wenn Sie sich um die Aufrechterhaltung der aktuellen Arbeitsabläufe sorgen, ist das gut. Die ausgewählte Lösung sollte in verschiedene Plattformen integrierbar sein, die Sie für Sales, Marketing, Content-Management und HR verwenden – alles von Google Workspace über Miro zu Salesforce und Office 365. Und zu guter Letzt sollte Ihnen ein Cloud-gehostetes VoIP-Telefonsystem Sicherheit, Privatsphäre und Compliance bieten, die Ihren Anforderungen entsprechen. Hier ein Überblick über unser Angebot in diesem Bereich. Hinweis: Die Cloud-Plattform von Webex wird von den georedundanten Rechenzentren von Cisco weltweit bereitgestellt, sodass es keinen einzigen Ausfallpunkt gibt. Sie können sich auf die leistungsstarke Kombination aus sicheren Anrufen mit Verschlüsselung und einer Cloud-Infrastruktur in Carrier-Klasse verlassen, um die Sicherheit Ihrer Daten und der Ihrer Kunden zu gewährleisten. Denken Sie bei all diesen Vorteilen an die reale Erfolgsgeschichte von Rent-A-Center. Durch die Implementierung eines Cloud-basierten Telefonsystems für ein Unternehmen mit 14.000 Mitarbeitern – und somit 14.000 Telefonen – hat das Unternehmen in nur zwei Monaten seine Abläufe komplett umgestellt.

Wie richte ich ein Telefonsystem für kleine Unternehmen ein?

Wenn Sie bereits einen kostenlosen Webex-Plan haben und um Calling ergänzen wollen, ist der Vorgang einfach. Öffnen Sie zuerst die App, navigieren Sie in die untere linke Ecke und klicken Sie auf das Upgrade-Symbol (sieht wie eine kleine Krone aus): Sie werden zur Seite „Pläne und Preise“ weitergeleitet, auf der Sie den gewünschten Plan auswählen können. Als Nächstes können Sie die Anzahl der Lizenzen auswählen und Ihre Kontaktdaten eingeben. Nach Bestätigung Ihres Plans können Sie die Vorwahl auswählen oder eine bestehende Telefonnummer in Ihren Call-Plan übertragen: Sobald Sie den Bestellvorgang abgeschlossen haben, erhalten Sie einen Bestätigungscode. Nach der Eingabe können Sie Ihren Call-Plan in Ihrem Dashboard einrichten. Von hier aus können Sie auf „Einrichtung abschließen“ klicken, um Ihre Hauptnummer, die Nummern für alle Ihre Benutzer und Ihr Telefonmenü auszuwählen. Jetzt können Sie anrufen. Nach der Einrichtung werden Sie feststellen, dass Cloud-gehostete Telefonsysteme für Unternehmen aus Sicht des Managements deutlich einfacher sind. Sie können alle Dienste und Benutzer an einem Ort von einem einzigen Fenster aus überwachen, wodurch der Aufwand für ein physisches Telefonsystem entfällt. Mit anderen Worten reduziert Telefonieren über die Cloud von Webex den Aufwand Ihres IT-Managements (Wir haben es oft genug von Kunden gehört). Wenn Sie weder bereits über ein lokales System verfügen noch Webex Benutzer sind, können wir Sie durch den Vorgang begleiten. Von der Einrichtung eines Telefonsystems mit mehreren Telefonleitungen bis hin zur Bereitstellung und Migration können unsere Experten Sie bei der Suche nach der passenden Lösung für Ihre Anforderungen unterstützen. Wenden Sie sich einfach an unsere Experten, um zu beginnen.

Benötige ich eine geschäftliche Telefonnummer? Kann ich nicht mein Handy nutzen?

Das ist eine schwierige Frage. Mit Webex Calling können Sie zwischen Ihrer Telefonnummer und der geschäftlichen Telefonnummer auf Ihrem Smartphone wechseln. Im Prinzip ist es ein Tippen, und Sie gelangen vom Kaffee holen zum Beantworten einer Lieferfrage. In diesem Moment spielt die Unterdrückung von Hintergrundgeräuschen eine Rolle. Wenn Sie unterwegs oder in einer belebten Umgebung Anrufe entgegennehmen, werden Ihre Kunden, Lieferanten und Kollegen die Klarheit der Anrufe zu schätzen wissen. Mehr als nur ein Telefonsystem  |  Webex Calling

Sobald Sie zur Einführung eines Plans bereit sind, ist die Auswahl Ihrer geschäftlichen Telefonnummer unglaublich einfach. Das kurze 3-minütige Video zeigt Ihnen, wie schnell Sie Calling ergänzen, Ihre geschäftliche Telefonnummer erhalten und Benutzern im Unternehmen eindeutige Telefonnummern zuweisen können. Nachdem Sie alle Möglichkeiten durchgespielt haben, sollten Sie die richtige Einstellung haben, um das beste Telefonsystem für Ihre Anforderungen auszuwählen. Mit anderen Worten, Schluss damit: über GIPHY

Sind Sie bereit, Webex Calling zu entdecken? Informieren Sie sich über weitere Funktionen oder vertiefen Sie Ihr Wissen über Pläne und Preise .

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