Erstellen einer Tagesordnung für Videokonferenzen

Halten Sie im Vorfeld ansprechende Videoanrufe mit einer Meeting-Tagesordnung ab

Meetings können zeitverwendet werden, wenn sie nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden. Tatsächlich ergab eine 2019-Untersuchung, dass die Kosten schlecht organisierter Meetings 399 Milliarden Dollar betragen würden, allein in den USA (1).

Eine wichtige Möglichkeit für einen reibungslosen und effizienten Ablauf von Meetings ist die Festlegen einer Tagesordnung vor dem Anruf. Das Festlegen einer Tagesordnung ist wichtig, damit alle Teilnehmer vorbereitet sind. Oft nehmen Teilnehmer an einem Meeting teil und wissen nicht, wie sie sich vorbereiten müssen oder worum es bei dem Meeting geht. Aus diesem Grund ist ein Nachfolge-Meeting erforderlich, das das erste Meeting mehr zu einem Zeit-Akust machen als zu einem produktiven Gespräch.

Priorität Ihrer Zeit und Energie

Vor dem Festlegen einer Tagesordnung sollten Sie sich die folgenden drei Punkte überlegen:

1. Verstehen Sie, dass Sie jedes Problem nicht in einem Meeting lösen müssen.

Überlegen Sie, was erreicht werden kann.

Meetings haben unterschiedliche Ziele und Prioritäten. Während einige Brainstormings sind, sind andere Statusaktualisierungen oder Präsentationen zu erfassten Informations- oder Metrikendaten. Die Liste geht weiter, aber ein einzelnes Meeting sollte nicht alles in einem zusammenpassen. Bevor Sie eine Tagesordnung festlegen, müssen Sie wissen, welche Art von Meeting Sie haben möchten. Dies wird dazu helfen, wie sich die Teilnehmer vorher vorbereiten und wissen, wie lange die Dauer des Anrufs festgelegt werden soll.

2. Kürzen von Meetings in Betracht ziehen

Die Teilnehmer können in einem kürzeren Meeting engagierter und unwahrscheinlicher arbeiten, da sie wissen, dass sie wieder zur Arbeit kommen können.

Videokonferenzanrufe müssen nicht 30 Minuten oder 1 Stunde dauern. Ja, es kann sein, dass manchmal Zeit benötigt wird, aber manchmal andere Ansätze in Betracht ziehen. Nehmen wir zum Beispiel einen Brainstorminganruf. Versuchen Sie, das Meeting 20 Minuten lang zu konfigurieren, und lassen Sie die Teilnehmer mit Ideen, die sie für die ersten 10 Minuten teilen können, vorbereitet. In der zweiten Hälfte des Gesprächs sollten die Mitarbeiter dann versuchen, weitere Ideen als Gruppe zu entwickeln. Nach dem Anruf können Sie die Ideen einengen, sie senden und die Mitarbeiter abstimmen lassen. Oder richten Sie einen zweiten, 10-minütigen Anruf ein, um durch die top drei zu gehen und eine endgültige Abstimmung zu tun.

Bei einem Vorlesen-Anruf geben Personen manchmal Informationen ein, die zu ungelesen sind, wenn keine klare Richtung vor gibt. Erwägen Sie, einen kürzeren Anruf zu festlegen, und weisen Sie den Moderator an, die wichtigsten drei Aufzählungspunkte und die wichtigsten drei Lektionen gelernt zu haben. Oder drei dinge, die verbessert werden können. Das verkürzt die Gespräche und die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter. Wenn Personen an mehr Informationen interessiert sind, können sie außerhalb des Anrufs nach verfolgen.

3. Haben Sie keine Angst vor Trial und Fehler

Meetings können aussehen und sich anders fühlen. Probieren Sie verschiedene Methoden aus, um zu sehen, was für Ihr Unternehmen am besten ist.

Menschen arbeiten auf unterschiedliche Weise. Was für jemanden funktioniert, funktioniert möglicherweise nicht für andere. Bitten Sie nach einem Meeting um Feedback. Sie sind möglicherweise überrascht, was andere sagen müssen.

So planen Sie Meetings und tragen dazu bei

Wie soll Ihre Tagesordnung aussehen?

Berücksichtigen Sie Meeting-Typ:

Was ist das Ziel des Treffens?
Wie lange sollte das Meeting dauern?
Wie viele Personen müssen an einem Anruf mit ihnen mit ihnen ins Gespräch kommen?
Wer muss sprechen/präsentieren?
Sollen alle Teilnehmer der Einladung tatsächlich am Telefon sein? (das ist wichtig, weil Sie nicht möchten, dass die Menschen das Gefühl haben, dass ihre Zeit verschwendet wird)
Wie lange muss jeder dieser Personen Informationen übermitteln?

Ein Beispiel für eine Tagesordnung:

Ziel des Anrufs:

Am unteren Rand der Tagesordnung (oder innerhalb der Tagesordnung) können Sie anfordern, was die einzelnen Personen tun müssen, um sich vorzubereiten, oder was sie für die Meetings benötigen. Müssen die Folien beispielsweise vorher gesendet werden? Sollen sie fragen müssen, usw.?

Außerdem ist es wichtig, den Moderatoren/Teilnehmern vorher zu sagen, wie viel Zeit sie dafür haben. Um ein Meeting auf Spur zu halten, können Sie vor dem Übergang zum nächsten Thema und Moderator eine 2-5-minütige Warnung geben. Da alle die Tagesordnung und die zugewiesene Zeit gesehen haben, wird der Switch reibungsloser ablaufen und es wird nicht das Gefühl haben, dass jemand abgeschnitten wird.

Ein letzter Hinweis

Denken Sie daran, dass Meeting-Vorlagen je nach Meeting-Typ sehr unterschiedlich aussehen können. Erstellen Sie also Ihre , um Ihren geschäftlichen Anforderungen zu entsprechen, und geben Sie so viele oder nur wenige Informationen an die Anforderungen weiter. Sie können experimentieren, um zu sehen, was mit Ihren Mitarbeitern besser funktioniert.

Die Vorbereitung eines jeden Treffens mit einer klaren, objektiven und durchdachten Tagesordnung gewährleistet einen produktiveren und effizienteren Nutzen der Zeit für alle Beteiligten. Wenn Sie sich die Zeit im Wege haben, können Sie sich viel Zeit nehmen, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus jedem Meeting herausgehen.