So richten Sie Ihre Videokonferenzen jedes Mal optimal ein

Wenn Sie von einem Meeting zum nächsten hetzen, kann es leicht passieren, dass nicht genügend Zeit für die einwandfreie Einrichtung Ihrer Videokonferenzen bleibt. Damit Ihre Videokonferenzen jedoch möglichst produktiv sind, sollten Sie sich ein paar Minuten mehr Zeit nehmen, um sicherzugehen, dass alles richtig eingerichtet ist. Wie können Sie sicherstellen, dass jeder Videoanruf so reibungslos wie möglich und mit minimalen Ablenkungen abläuft? Die besten Videokonferenzlösungen verfügen über einen intuitiven Rahmen und eine Vielzahl von Tools, die Sie auf den richtigen Weg bringen. Bevor Sie Ihre nächste Videokonferenz starten, sollten Sie sich darum einige Best Practices ansehen.

Internetverbindung

Moderne Videokonferenzen finden in der Cloud statt. Über eine Internetverbindung werden Video- und Audiosignale in Datenpakete umgewandelt, die über die verfügbare Bandbreite zu den anderen Konferenzteilnehmern übertragen werden. Wenn Sie über keine leistungsfähige, schnelle Verbindung mit ausreichender Bandbreite verfügen, kann es zu Engpässen und Verzögerungen bei den Paketen kommen. Die Folge ist, dass Bild und Ton stottern, sich verzögern und nicht richtig synchronisiert werden. Dieser „Jitter“ kann mit einer stabilen Internetverbindung vermieden werden, die Ihnen für die Anzahl der zu einem bestimmten Zeitpunkt übertragenen Pakete (bekannt als „Datenverkehr“) Zugang zu ausreichend Bandbreite bieten sollte. Verwenden Sie eine Ethernet-Verbindung oder positionieren Sie Ihr Gerät in der Nähe Ihres WLAN-Routers, um die besten Ergebnisse zu erzielen. Die Wahl eines Internettarifs mit einer höheren Geschwindigkeit kann möglicherweise auch helfen. Achten Sie auch auf eine Videokonferenzlösung, die sich an geringere Geschwindigkeiten und Bandbreiten anpassen kann und so Qualitätsverluste abfängt.

Gute Audio-Ausstattung

Eine aufwendige Einrichtung ist zwar nicht nötig, doch für ein produktives Meeting ist ein gutes Soundsystem wichtig. Im Idealfall besteht dieses aus einem Headset mit Mikrofon. Ein kabelloses oder Bluetooth-fähiges Headset bietet Ihnen mehr Mobilität und kann mit einer Reihe von Geräten verwendet werden, um an einem Anruf teilzunehmen. Das Headset sollte über eine Funktion zur Geräuschunterdrückung verfügen, damit Sie die Stimmen von anderen Teilnehmern besser hören können. Darüber hinaus sollte das Mikrofon über störungsfreie Funktionen verfügen, damit Rückkopplungen oder Hintergrundgeräusche minimiert werden. Um eine optimale Audiowiedergabe zu gewährleisten, sollten Sie außerdem eine hochwertige Videokonferenzlösung in Betracht ziehen, die über eigene Funktionen zur Entfernung von Hintergrundgeräuschen verfügt.

Ein kompatibles, verbundenes Gerät

Um ein Video-Meeting abzuhalten oder daran teilzunehmen, benötigen Sie einen Desktop-PC, einen Laptop, ein Tablet, ein Smartphone oder ein Collaboration Display als All-in-One-Lösung. Auch hier benötigen Sie eine stabile Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite für Audio und Video. Wenn Sie mit einem Desktop-Computer oder Laptop arbeiten, können Sie über eine Browser-Registerkarte oder eine spezielle App auf das Meeting zugreifen. Wenn Sie mit einem Tablet oder Smartphone arbeiten, werden Sie wahrscheinlich eine mobile Anwendung verwenden. Der Zugang zum Meeting kann über einen Link oder über eine Einwahlnummer und einen Zugriffscode ermöglicht werden.

Ein passender Hintergrund

Da Sie auf Video aufgenommen werden, sollten Sie sich überlegen, wo Sie sitzen werden. Achten Sie dabei insbesondere auf den Hintergrund. Nutzen Sie die Videovorschaufunktion Ihrer Videokonferenzsoftware, um sicherzustellen, dass alles professionell aussieht, Sie richtig platziert sind und gut auf dem Bildschirm dargestellt werden. Eine neutrale Wand mit wenig Störfaktoren eignet sich in der Regel am besten dazu, Ablenkungen zu vermeiden. Wenn Sie keinen geeigneten Hintergrund haben, entscheiden Sie sich für einen virtuellen Hintergrund, der den Raum um Sie herum in eine einheitliche Farbe, ein dezentes Muster oder eine elegante, professionelle Umgebung verwandelt.

Eine hochwertige Kamera

Auch wenn Ihr Telefon oder Laptop über eine integrierte Kamera verfügt, sollten Sie für optimale Ergebnisse über den Kauf einer separaten hochwertigen Webcam nachdenken oder ein All-in-One-Collaboration Display in Erwägung ziehen, das mit einer hervorragenden Kamera ausgestattet ist. Achten Sie außerdem darauf, dass die Kamera so positioniert ist, dass Sie direkt in die Kamera sehen können und nicht nach oben oder unten schauen müssen. Sorgen Sie auch dafür, dass Ihr Arbeitsplatz gut beleuchtet ist, damit andere Personen Sie gut sehen können. Achten Sie auf eine gleichmäßige Beleuchtung und darauf, dass hinter Ihnen kein Fenster ist oder eine Lampe steht, da dies zu problematischem Gegenlicht führen kann.

Eine intuitive Plattform für Videokonferenzen

Eine intelligente Videokonferenzplattform hilft Ihnen dabei, Meetings im Griff zu haben. Sie können sich Notizen machen, Meetings nach Beendigung zusammenfassen und im Nachhinein eine Abschrift des Meetings für spätere Zwecke erstellen. Vergewissern Sie sich, dass Sie eine hochwertige, intuitive Meeting-Plattform verwenden und alle Funktionen nutzen, die Ihnen zur Verfügung stehen. Wählen Sie eine Lösung mit KI-gestützten Funktionen. Dazu gehören z. B. Gestenerkennung, Echtzeit-Übersetzung oder ein virtueller Assistent, der während des Meetings Notizen machen kann. Ziehen Sie auch Fragen und Antworten oder Live-Umfragen in Betracht. So stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen. Um maximale Produktivität zu erreichen, sollten Sie darüber hinaus alle verfügbaren Integrationen mit anderen Tools prüfen.

Sind Sie bereit für den Einstieg in Videokonferenzen?

Wenn Sie alles eingerichtet haben, sollten Sie Ihre Einrichtung testen. Bei einem Übungsmeeting mit Kollegen können Sie sich noch einmal vergewissern, dass alle Komponenten – von der Videoqualität bis zum Ton – einwandfrei funktionieren. Machen Sie sich mit allen nützlichen Funktionen wie Dateifreigabe, Messaging und Untertitelung vertraut. Nachdem Sie sich vergewissert haben, dass Ihre Videokonferenzeinrichtung einsatzbereit ist, können Sie beruhigt mit Ihren Meetings beginnen. Studien haben gezeigt, dass der häufige Einsatz von Video eindeutige Vorteile hat. Deshalb ist es besonders wichtig, dass Sie sich bei Video-Meetings von Ihrer besten Seite zeigen.