Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, sich auf eine dauerhafte Remote- oder hybride Arbeitszukunft vorzubereiten. Es ist sicherzustellen, dass Ihr Team weiterhin von Best Practices für Videokonferenzen profitiert und eine stabile und videofokussierte Unternehmenskultur aufbaut.
Laut einer Studie aus dem Jahr 2021 geben Menschen, die häufig Videokonferenzen nutzen, 2,4-mal häufiger an, dass die Zusammenarbeit einfacher ist, und 2,6-mal häufiger, dass sie mehr Empathie von Kollegen erfahren haben. Auf der anderen Seite ist die Wahrscheinlichkeit um 3,2-mal höher, dass diejenigen, die seltener Videokonferenzen nutzen, mit ihrem aktuellen Unternehmen unzufrieden sind, und 2,7-mal geringer, dass sie sich mit der Unternehmensstrategie verbunden fühlen.
Im Folgenden finden Sie einige Richtlinien, die Sie beachten sollten, um sicherzustellen, dass Ihre Videokonferenzen so effektiv und produktiv wie möglich sind.
Was Sie tun sollten: Investieren Sie in eine gute Internetverbindung.
Nichts ist so frustrierend wie ein Videoanruf, bei dem man minutenlang Flackern, Verzögerungen, eingefrorene Bilder und eine fehlende Synchronisation zwischen Audio und Video ertragen muss. Eine Hochgeschwindigkeitsverbindung mit ausreichender Bandbreite ist der erste Schritt für eine gute Audio-/Videoqualität. Ziehen Sie für ein noch stabileres Erlebnis zusätzlich eine kabelgebundene Verbindung in Betracht. Entscheiden Sie sich auch für eine Videokonferenzlösung wie Webex, die sich an eine geringere Bandbreite anpassen kann und so Qualitätseinbußen abfängt.
Was Sie nicht tun sollten: Zeit damit verschwenden, die Videoverbindung zum Laufen bringen zu wollen!
Sollte Ihre Videoverbindung einmal ausfallen, lassen Sie nicht das gesamte Meeting platzen. Schalten Sie Ihre Seite des Anrufs auf Audio um, um Bandbreite freizugeben, damit Sie sich wenigstens gegenseitig hören und die Besprechung mit möglichst wenig Ärger und Verzögerungen über die Bühne bringen können. Dann können Sie sich vor dem nächsten Meeting um Ihre Verbindungsprobleme kümmern.
Was Sie tun sollten: Testen Sie Ihre Geräte.
Rufen Sie einen Kollegen an, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Geräte richtig konfiguriert haben und dass Kamera, Mikrofon und Lautsprecher einwandfrei funktionieren. Versuchen Sie, dies eine halbe Stunde vor Ihrem ersten Tagesmeeting zu tun. Wenn es ein Problem mit Ihren Geräten gibt, benötigen Sie ausreichend Zeit für die Fehlersuche.
Was Sie nicht tun sollten: Zu spät kommen!
Seien Sie immer ein paar Minuten früher da, um sicherzustellen, dass Sie im richtigen Meeting sind und dass alles richtig funktioniert. Sie möchten bestimmt nicht, dass Ihre Kollegen auf Sie warten oder sich die Zeit nehmen müssen, um das zu rekapitulieren, was sie bereits vor Ihrer Ankunft besprochen haben.
Was Sie tun sollten: Kleiden Sie sich so, als würden Sie an einem persönlichen Treffen vor Ort teilnehmen.
Es ist verlockend, sich leger zu kleiden, wenn man von zu Hause aus arbeitet, aber achten Sie unbedingt auf ein professionelles Aussehen. Halten Sie ein bequemes, aber professionelles Outfit bereit, in das Sie vor Videokonferenzen schlüpfen können, damit Sie immer ein gepflegtes Erscheinungsbild aufweisen. Wenn das Meeting vorbei ist, können Sie wieder zu legerer Kleidung wechseln.
Was Sie nicht tun sollten: Den Eindruck eines unaufgeräumten Arbeitsplatzes erwecken!
Hoffentlich haben Sie einen eigenen Arbeitslatz und können darauf achten, dass die anderen Teilnehmer nur einen aufgeräumten, professionellen Bereich auf dem Bildschirm sehen können. Tun Sie Ihr Bestes, um Ablenkungen zu vermeiden, und achten Sie darauf, dass der Fokus auf das Gespräch und das anstehende Projekt gerichtet ist. Bei Bedarf können Sie einen unscharfen oder virtuellen Hintergrund verwenden.
Was Sie tun sollten: Achten Sie auf eine richtige Stummschaltung und deren Aufhebung.
Wenn Sie stummgeschaltet sind, während Sie versuchen, sich an einem Gespräch zu beteiligen, ist das genauso frustrierend wie wenn Sie nicht stummgeschaltet sind und Hintergrundgeräusche übertragen werden. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, kurz vor dem Sprechen die Stummschaltung aufzuheben und diese nach dem Sprechen wieder zu aktivieren. Dies reduziert die Rückkopplungen Ihres Mikrofons und sorgt dafür, dass jeder eine Chance hat, gehört zu werden, einschließlich Ihrer selbst. Nutzen Sie außerdem die Funktionen von Webex zur Entfernung von Hintergrundgeräuschen, um störende Nebengeräusche während des Sprechens zu unterdrücken.
Was Sie nicht tun sollten: Vergessen, dass man Sie sehen kann!
Achten Sie bei Meetings darauf, dass Sie immer aufmerksam und engagiert wirken. Konzentrieren Sie sich auf den Bildschirm und vermeiden Sie die Versuchung, während des Gesprächs andere Arbeiten nachzuholen. Wie wir wahrscheinlich alle schon erlebt haben, macht es keinen Spaß, seine Gedanken in einem virtuellen Meeting mitzuteilen, nur um dann festzustellen, dass fast alle anderen gerade Multitasking betreiben oder abgelenkt sind. Bemühen Sie sich, eine positive und motivierende Präsenz zu zeigen, auch wenn Sie gerade nicht derjenige sind, der spricht.
Was Sie tun sollten: Positionieren Sie Ihre Kamera auf Augenhöhe.
Eine Kamera, die sich unterhalb der Höhe Ihres Computerbildschirms befindet, kann zu einem Bild führen, auf dem Sie wie ein Riese wirken, der von oben herabschaut. Stellen Sie Ihren Monitor so auf, dass sich die Webcam auf Augenhöhe befindet, und wenn Sie mehrere Monitore verwenden, denken Sie daran, in die richtige Richtung zu schauen und zu sprechen. Investieren Sie außerdem in eine hochwertige Webcam oder ein All-in-One-Videogerät, damit Ihr Bild so klar wie möglich ist.
Was Sie nicht tun sollten: Sich mit dem Rücken zum Licht setzen!
Gegenlicht kann Ihr Gesicht abschatten, sodass schwer zu erkennen ist, ob Sie aufmerksam sind. Wenn möglich, sollten Sie natürliches Licht verwenden oder eine Lampe hinter Ihrem Monitor positionieren. Auf diese Weise können die Teilnehmer Ihr Gesicht deutlich sehen und Ihre nonverbalen Signale leichter lesen.
Was Sie tun sollten: Teilen Sie Ihre Gedanken mit.
Auch wenn Sie gerade nicht derjenige sind, der spricht, gibt es viele Möglichkeiten, während einer Videokonferenz zu interagieren und Ihre Meinung zu äußern. Geben Sie Feedback oder Kommentare in den Chat ein oder verwenden Sie ein Reaktionsemoji, um Zustimmung oder Begeisterung für eine Idee kundzutun. Und scheuen Sie sich nicht, sich zu Wort zu melden oder die Wortmeldungsfunktion zu nutzen, um den Gastgeber des Meetings darauf hinzuweisen, dass Sie einige Gedanken teilen möchten. (Profitipp: Heben Sie in Webex einfach einen Daumen hoch, klatschen Sie oder heben Sie Ihre Hand in die Kamera. Das entsprechende Emoji blinkt dann ohne einen weiteren Klick dank der Echtzeit-Gestenerkennungstechnologie automatisch auf Ihrem Bildschirm.) Wenn Sie an der Reihe sind, ein Meeting zu leiten, versuchen Sie, die Frage- und Antwortfunktionen zu nutzen, um sicherzustellen, dass sich jeder einbezogen und gehört fühlt, vor allem, wenn es sich um eine größere Gruppe handelt.
Was Sie nicht tun sollten: Falsche Chat-Funktionen verwenden!
Das versehentliche Eintippen eines persönlichen Kommentars im Gruppenchat des Meetings hat schon mehr als eine Videokonferenz gegen die Wand gefahren. Ersparen Sie sich eventuelle Peinlichkeiten, indem Sie jede Nachricht zweimal überprüfen, bevor Sie auf „Senden“ drücken. Wenn Sie jemandem während der Besprechung eine persönliche Nachricht senden müssen, achten Sie darauf, dass nur der Name des Betreffenden im Dropdown-Menü ausgewählt ist, bevor Sie Ihre Nachricht eingeben. Wenn Sie versuchen, eine Datei zu teilen oder eine Frage zu stellen, vergewissern Sie sich ebenfalls, dass Sie sich in der entsprechenden Chatbox befinden und nicht in einem anderen Thread mit sich selbst kommunizieren.
Was Sie tun sollten: Melden Sie sich nach dem Meeting mit einer kurzen Nachricht oder E-Mail.
Wenn Sie der Gastgeber des Meetings waren, senden Sie nach dem Meeting eine kurze Gruppennachricht oder E-Mail, in der Sie das Gespräch zusammenfassen. Fügen Sie eine Aufzeichnung und ein Transkript des Anrufs zusammen mit den Highlights und Aktionspunkten für Ihr Team bei. Wenn Sie ein Teilnehmer waren, bedanken Sie sich bei dem Gastgeber und signalisieren Sie, dass Sie Ihre Aktionspunkte verstanden haben, falls Sie welche erhalten haben.
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