La oficina nunca volverá a ser la misma, y quizá eso sea algo bueno.
Según una encuesta realizada por Dimensional Research, el 53% de las grandes organizaciones tiene previsto reducir el tamaño de sus oficinas y más de tres cuartas partes aumentarán la flexibilidad laboral. Esto es una consecuencia directa y duradera del reciente aumento del trabajo desde casa.
Las empresas ven la oportunidad de reducir los inmuebles y ahorrar en gastos con el aumento del trabajo remoto, pero ¿son realmente la ecuación es tan sencilla? A menos que las empresas hagan recortes en su fuerza laboral, la cantidad de empleados que mantienen seguirá siendo la misma. Y, con un modelo de trabajo híbrido, se deberán enfrentar a una situación en la que los índices de ocupación de las oficinas son imprevisibles, ya que los empleados tienen más flexibilidad para elegir dónde quieren trabajar en un día determinado.
Imagínese una empresa en la época anterior a la pandemia en la que todos los empleados iban a la oficina. Durante la pandemia, el índice de ocupación cayó por debajo del 50%. La empresa asume que reducir el tamaño del edificio a la mitad es algo sensato porque sabe que es factible. Pero, ¿qué pasaría si el 70% de los empleados se presentara en la oficina después de reducir el espacio a la mitad? ¿Adónde irían y dónde se sentarían?
El costo real de los inmuebles
El uso de los edificios es históricamente subóptimo, y puede empeorar aún más a medida que las organizaciones planean reducir el espacio de oficinas. Teniendo en cuenta que el costo de nómina es diez veces más para las empresas que el espacio de las oficinas, cualquier programa de reducción de costos en el espacio de las oficinas que altere ligeramente la productividad de los empleados provocará una pérdida. Es primordial que, antes de reducir los costos inmobiliarios, las empresas analicen las necesidades reales de sus empleados y se hagan una idea exacta de cómo utilizan el edificio o edificios de oficinas.
A medida que las empresas planifican cómo volver a la oficina, es momento de analizar cómo optimizar los espacios y mejorar la experiencia para todos los trabajadores.
Los cinco objetivos de la optimización de espacios
El modelo perfecto no existe. Cada empresa es única y tiene que confiar en sus propios datos (necesidades, oficinas y objetivos) y en su cultura. He enumerado cinco objetivos no exhaustivos de la optimización de los espacios y pautas fundamentales sobre cómo se pueden optimizar los espacios de oficina.
La ejecución de estas pautas requiere pensar simultáneamente en tres ejes diferentes.
En primer lugar, los inmuebles y cómo darles forma. Se trata de garantizar que las necesidades de la fuerza laboral (presente o futura) puedan satisfacerse en el lugar de trabajo.
En segundo lugar, evaluar la cultura de reuniones de la empresa y establecer una estrategia para capacitar o incentivar a la fuerza laboral para que cambien sus hábitos si es necesario. La cultura de las reuniones suele basarse en la confianza. Los empleados deben sentirse seguros de que su edificio puede proporcionarles lo que necesitan, cuando lo necesitan.
Y, en tercer lugar, desarrollar una estrategia tecnológica porque es poco probable que pueda tener éxito en la optimización de los inmuebles y la cultura de reuniones si no dispone de las herramientas adecuadas.
1) El inmueble está configurado de forma óptima
¿Cómo sabe que tiene la cantidad correcta de salas y escritorios? ¿O que los espacios de reunión tienen las dimensiones correctas con las comodidades adecuadas y las mejores condiciones ambientales para sus empleados?
Solo hay una manera: ¡medirlo!
En primer lugar, mida el espacio del que dispone, cómo lo utilizan sus empleados y su nivel de satisfacción. Luego repítalo. Los espacios siempre se pueden mejorar, y nada jamás permanece igual, porque a medida que se mejora, la empresa va cambiando. Se trata de un proceso continuo, y usted necesita tecnología que le proporcione datos, convierta los datos en conocimientos y transforme los conocimientos en acciones. Los sensores con tecnología precisa de recuento de personas, el acceso a los calendarios de las salas y el tablero de mandos de análisis lo ayudarán a lograr este objetivo como se explica en estos blogs: ¿Me puede ver ahora? ¿Cuándo la IA lleva una máscara? y ¿qué tan inteligente es su lugar de trabajo?.
2) Las reuniones se suceden de manera uniforme a lo largo del día
Siempre me sorprende ver cómo las rutinas se instalan en nuestras vidas. Si nos dan a elegir entre veinte tareas diferentes, la gente siempre se inclinará por la que está acostumbrada, con la que se siente cómoda. Si se combina la rutina con la ruta de menor resistencia, se obtienen hábitos que pueden ser difíciles de modificar.
Me resulta muy cómodo invitar a Sarah a una reunión a las 10:00 cuando supongo que está lista y con el café recién hecho. Pero las 10:00 también es la hora pico de ocupación de salas en mi edificio. Si hubiera sabido que Sarah es tan madrugadora como yo, podríamos haber tenido una reunión a las 8:00 y liberar esa sala para otra persona.
Hábitos como este crean una gran demanda y picos de uso en las horas centrales. Conocer la verdadera disponibilidad de los empleados y presentar horarios alternativos podría liberar un valioso espacio en las horas centrales.
3) Los recursos se consumen en tiempo real
Un colega mío que trabaja en el departamento de instalaciones de Cisco midió las probabilidades de que se produjeran reuniones fantasma en las salas en función de la antelación con la que se reservaban. Sus resultados fueron inequívocos. Las salas que se reservan unos pocos minutos antes de la reunión, de hecho, se utilizan el 100% de las veces. Las salas que se reservan con dos semanas de antelación solo tenían un 20% de probabilidades de ser utilizadas. Llamamos “sobreplanificación” y “ausencia” a las salas que los usuarios reservaron, pero que acaban siendo utilizadas parcialmente o no se utilizan en absoluto. De hecho, el 89% de la fuerza laboral afirma sentirse frustrado con las experiencias en la oficina, y las salas de reuniones reservadas pero no utilizadas figura como la segunda experiencia más frustrante, solo por detrás de conseguir que el equipo de la sala de reuniones funcione.
No cabe duda de que las salas deben pedirse más cerca del momento en que realmente se necesitan. Su asignación se convierte realmente en: ¿por qué mis empleados tienen que reservar con antelación?
Encontrará múltiples razones y múltiples soluciones. Sin embargo, hay otras ventajas en acercar la necesidad al consumo. Las condiciones rara vez cambian de un minuto a otro, pero sí lo hacen a lo largo de dos semanas. ¿Sigue habiendo la misma cantidad de personas en esa reunión? ¿Están presentes en la oficina o trabajan desde casa? Reservar, o mejor dicho, asignar un espacio de reunión con más tiempo de antelación también le da la oportunidad de reservar el espacio adecuado, y así optimizar la capacidad e incluso la distancia a la sala.
4) Las salas se utilizan con capacidad completa
También medimos el índice de ocupación de las salas. Esto fue otra revelación. Las salas acogen sistemáticamente a menos personas para las que fueron diseñadas. Esto puede deberse a las comodidades de un espacio concreto. Por ejemplo, los empleados pueden reservar salas grandes para reuniones reducidas porque son las únicas equipadas con una pizarra digital. También suele deberse al diseño del inmueble. La oficina puede estar diseñada para el uso en horas pico, pero esos picos rara vez se producen.
¿Sabe exactamente cuánto espacio se desperdicia por no llenar las salas?
Lo llamamos “exceso de capacidad espacial” y es el espacio promedio vacío que no se utiliza durante las reuniones. En pocas palabras, una sala para diez personas que sería utilizada por un promedio de dos personas representa un desperdicio del 80% de los puestos de la sala de reuniones. Es muy importante no solo medir si una sala está ocupada, sino también su ocupación en términos de cantidad de personas. La ocupación de la sala es algo que los dispositivos de Webex Rooms rastrean con precisión de forma continua.
5) Las reuniones son híbridas
Dado que el 98% de las reuniones tienen al menos un participante remoto, los dispositivos de vídeo se convierten en un componente indispensable de las salas de reuniones de cara al futuro. Las salas sin dispositivos de vídeo aislarán a los asistentes remotos, y los obligarán a escuchar en lugar de participar.
Con el vídeo en todas las salas, se pueden crear puentes entre ellas, con el efecto de ayudar a resolver los problemas 3 y 4 antes mencionados.
Figura 1: Cómo se utilizaban los edificios antes de la COVID
La optimización de los espacios no consiste únicamente en ahorrar costos, sino en mejorar de verdad la experiencia de la fuerza laboral, reducir las fricciones y permitir que las personas realicen su trabajo con rapidez y facilidad.
En mi publicación anterior, hablé de cómo Webex aborda y afronta estos retos para que pueda optimizar su lugar de trabajo, proporcionar entornos laborales más seguros y garantizar que los empleados sigan siendo productivos y estén comprometidos.
No dude en compartir su opinión o contarnos cómo aborda la optimización de la oficina en la sección de comentarios.
Crear el lugar de trabajo híbrido
Más información
https://blogs.cisco.com/collaboration/how-intelligent-is-your-workplace
https://blogs.cisco.com/collaboration/a-blueprint-for-hybrid-workplaces
https://blogs.cisco.com/collaboration/safe-at-the-office-productive-anywhere-with-webex-10x-better-experiences
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