Trabajo híbrido: Una semana, dos escenarios muy diferentes

Una semana. Dos escenarios. Le presentamos un vistazo a lo bueno, lo malo y lo feo del trabajo híbrido.

¿Alguna vez ha querido tener un poco más de tiempo para usted? En este mundo actual tan activo, puede ser difícil de encontrar, especialmente si va a la oficina todos los días. ¿Qué pasaría si, en lugar de levantarse antes del amanecer para ducharse, hacer café y salir a toda prisa, pudiera salir tranquilamente de la cama, hacer ejercicio o pasar tiempo con sus hijos y luego tomar la línea directa de un minuto (en lugar de la línea F de una hora) hasta su oficina en el hogar? Podría ser algo así. Bueno, para muchas personas, ese deseo se cumplirá pronto. El trabajo híbrido está de moda en este momento, y por una buena razón. Después de que las órdenes de aislamiento domiciliario hicieran que la mayor parte de la fuerza laboral pasara a trabajar de forma remota, las personas se hicieron una idea de lo que es trabajar desde el hogar y les gustó… mucho. Tanto es así que el 57 % afirma que se plantearía dejar su empresa si tuviera que volver a la oficina a tiempo completo. Sin embargo, no son solo los empleados los que demandan un modelo de trabajo híbrido: las empresas también ven una gran oportunidad en esta modalidad. Algunos incluso lo ven como una especie de milagro que reducirá los costos, impulsará la productividad y ayudará a cumplir los objetivos de sostenibilidad. Pero espere. No todo es color de rosa. Si bien los modelos de trabajo híbridos pueden dar lugar a estas mejoras, para llegar a ellas es necesario estar dispuesto a escuchar a los empleados, planificar, implementar la tecnología adecuada y hacer ajustes continuamente en función de los nuevos conocimientos.

Una semana en la vida del trabajador híbrido

En dos escenarios, les mostraré una semana en la vida del trabajador híbrido promedio. En un escenario, veremos la situación ideal de trabajo híbrido. En el otro, veremos lo que ocurre cuando el híbrido no funciona.

Lunes, escenario 1

La empresa de John le da los lunes y los viernes libres. Agradece no tener que viajar al trabajo en esos días y aprecia la sensación de comunidad que tiene cuando está en la oficina. Mañana: John disfruta de la mañana sabiendo que no tendrá que salir a toda prisa. Aprovecha el tiempo para ponerse al día con su pareja, prepararse el desayuno y navegar por los medios sociales. Llega la hora de empezar a trabajar, y John se dirige a su espacio de trabajo en su dormitorio. Su empresa le proporcionó una computadora portátil, pero nada más. Empieza mirando el calendario del día. Mediodía: John tiene su primera reunión; mantiene el vídeo apagado para que sus colegas no vean su dormitorio desordenado. La mayoría de sus colegas también mantienen el vídeo apagado, y se da cuenta de lo difícil que es saber cuándo alguien va a entrar en la conversación cuando no se puede ver a las personas que están en la reunión. Por desgracia, ese es también el momento en el que su vecino decide cortar el césped. Cuando John comienza su parte de la presentación, sus colegas se quejan del ruido. Él responde: “Así es trabajar desde el hogar; nunca se sabe”. Deciden pasar la sección de John al final de la llamada. Tarde: John programó una cita con el médico porque pensaba que tendría un poco de tiempo mientras trabaja desde el hogar para ocuparse de la revisión que ha estado posponiendo. Nunca conectó su teléfono a la mensajería ni al correo electrónico de la empresa por motivos de privacidad. Mientras está fuera, se pierde algunos mensajes importantes. Cuando regresa a su escritorio y ve todo lo que se perdió, entra en pánico y se apresura a ponerse al día.

Lunes, escenario 2

La empresa de Kate tiene un modelo de trabajo híbrido y flexible. Eso significa que puede ir a la oficina los días que quiera y trabajar durante las horas en las que se sienta más productiva. Siente que su empresa confía en ella para tomar las decisiones correctas. Mañana: Kate sabe que la mayoría de las personas optan por trabajar desde el hogar el lunes, así que decide quedarse en su hogar también. Además, tiene mucho trabajo de concentración que hacer, y le gusta abordar esos proyectos al principio de la semana, antes de que su calendario se llene de reuniones. Al igual que John, pasa la mañana sin prisas; disfruta del amanecer y prepara a sus hijos para el colegio. Después de revisar sus mensajes por la mañana, cierra el correo electrónico y la aplicación de mensajería en la computadora portátil porque sabe muy bien lo fácil que es distraerse. Activó las notificaciones de los mensajes de su equipo en el teléfono, por lo que está segura de que, si surge algo urgente, lo sabrá, aunque rara vez sucede. Mediodía: Después de avanzar mucho por la mañana, Kate tiene su primera llamada del día. La atiende desde el pequeño rincón de su cocina porque es cómodo y tiene una gran vista del barrio. La empresa de Kate le proporcionó un dispositivo de colaboración portátil: es azul, su color favorito, y no se imagina cómo podría trabajar desde el hogar sin él. Le permite entrar a las llamadas con solo pulsar un botón, e incluso tiene un asistente digital. Solo tiene que decir “Entrar a mi llamada” y entra directamente en la reunión. También puede utilizar la pizarra blanca o hacer comentarios en el dispositivo, y lo mejor es que la mayoría de sus compañeros de trabajo tienen dispositivos similares. Mientras hace la presentación a su equipo, el cartero se acerca a la puerta de la cocina y su perro se vuelve loco. Dice: “¡Siento mucho la interrupción, equipo!” Mientras ve algunas caras de confusión, una de sus compañeras responde: “¿Qué interrupción?” Su dispositivo tiene eliminación del ruido y está optimizado para su voz. Tarde: Kate vuelve a apagar su mensajería; es hora de terminar la jornada y recoger a los niños del autobús. Como la mayoría de los días, se toma una larga pausa a las 15:30, cuida de sus hijos y ayuda con los deberes antes de volver a conectarse cuando los niños están dormidos. Lo bueno es que todo su equipo conoce su planificación, y no solo la acepta, sino que la apoya. Kate se siente agradecida por trabajar en una empresa que le proporciona la flexibilidad y la libertad que necesita para dar lo mejor de sí misma en todas las facetas de su vida.

Miércoles, escenario 1

Hoy es otro día en la oficina para John. Después de ir a la oficina el martes y saber que tendrá que ir de nuevo el jueves, ya está deseando que llegue el viernes. Mañana: John se levanta temprano y se prepara para el trabajo. Odia el viaje al trabajo, pero se alegra de aprovechar el tiempo escuchando su podcast favorito y desea encontrarse con sus amigos allí. Mediodía: John pasa la mañana tomándose unas tazas de café y poniéndose al día con los proyectos que no completó el día anterior. Tiene una reunión de equipo, y todos se reúnen en la misma sala. Es bastante chica para su gusto, y apenas hay espacio suficiente para mantener la distancia social, pero las cosas están cambiando, y él se adapta. El equipo está intercambiando ideas en una pizarra blanca. Después, John se acerca y toma una foto de la pizarra blanca porque sabe que la borrarán, aunque hayan añadido un recuadro en la parte superior con letras grandes en color rojo que dice: “¡No borrar!”. Sabe que el proyecto es confidencial, pero su gerente le pidió que tomara la foto y la compartiera con el resto del equipo por correo electrónico. Se siente un poco incómodo usando su teléfono personal; por desgracia, no es la primera vez que le piden que tome fotos de una pizarra blanca. Tarde: John empieza a sentir que sus niveles de energía disminuyen y decide escribir algunos correos electrónicos y charlar con sus compañeros de trabajo para pasar el tiempo. Le gustaría dar un paseo rápido y revitalizante, pero pasó la hora del almuerzo comiendo con unos amigos y sabe lo importante que es para la empresa que todos estén en la oficina. Después de todo, los empleados deben escanear su credencial cada vez que entran y salen, y John escuchó que la gerencia hace un seguimiento riguroso de esto. Después de marcar su salida, John comienza el viaje a su hogar.

Miércoles, escenario 2

Kate planificó una sesión de intercambio de ideas con su equipo y pidió a los que podían acudir a la oficina que lo hicieran. Mañana: La reunión de Kate con su equipo es a las 13:00, así que tiene algo de tiempo para ponerse al día con los mensajes y el trabajo de la mañana antes de prepararse para salir a la oficina. Cuando llega a la oficina, recuerda lo diferente que es de los días anteriores a la pandemia. Es muy fácil encontrar estacionamiento, ya que solo la mitad de los empleados están en la oficina ese día. Mediodía: Al entrar, la recibe un dispositivo de señalización digital: agradece que su empresa le proporcione información sobre la capacidad de la oficina y le recuerde las nuevas políticas de esta. “Ok”, dice, “Búscame una sala de reuniones”. Un código QR aparece en la pantalla junto con las indicaciones para llegar a su sala de reuniones. Escanea el código QR con su teléfono, que la dirige a la sala disponible más cercana.

  Tarde: Kate envía a todos los miembros de su equipo las indicaciones para llegar a la sala de reuniones, y todos llegan puntualmente. El dispositivo que hay sobre la mesa dice que la sala se ha limpiado hace unas horas y le indica que su reunión está a punto de empezar. Sabe que dos miembros de su equipo no pudieron acudir a la oficina, así que organiza una reunión virtual. Kate dice: “Entrar a mi reunión”, y los miembros del equipo remoto aparecen en la pantalla de videoconferencia que hace las veces de pizarra blanca. Los miembros del equipo que trabajan desde el hogar tienen la misma vista de todos los que están en la sala, y las etiquetas con los nombres aparecen debajo de cada miembro del equipo. Ahora que todo el equipo está reunido, comparte la presentación de forma inalámbrica. Uno de los miembros de su equipo remoto tiene una sugerencia y empieza a hacer comentarios en la presentación. Pronto todos están colaborando en la pizarra blanca, algunos desde la oficina y otros desde el hogar. Cuando termina la sesión de intercambio de ideas, Kate cierra la reunión con tranquilidad. Sabe que las ideas de todos están plasmadas de forma segura en el espacio de mensajería, y se siente satisfecha, tanto por haber podido conectarse con todo su equipo como por lo que han podido lograr juntos.

Viernes, escenario 1

Por fin, llegó el viernes para John. Su empresa espera que los empleados estén presentes durante el horario tradicional de 9 a 17. Tiene una cantidad inusual de reuniones para el viernes, pero sabe que todos están tratando de completar un proyecto grande a tiempo. Mañana: John recibió una invitación para una reunión de su gerente, que está en la costa este. John está en la costa oeste, y la reunión comienza a las 7:30 para él. Está molesto porque no tendrá el tiempo de la mañana que tanto espera cada lunes y viernes. Su gerente habla del proyecto y le explica a John lo importante que es que el proyecto esté terminado al final del día. John menciona que tendrá que priorizar su trabajo del día, y que otro proyecto se retrasará debido a todas las reuniones que tiene. Su gerente es comprensivo, pero John tiene dificultades para reservar tiempo en su calendario para el trabajo de concentración. Mediodía: Tras concluir varias llamadas, John se sienta a trabajar. Siente que es un poco apresurado, pero se alegra de hacer algunos avances y no tiene las distracciones de la oficina. Cuando su pareja le pregunta qué le gustaría hacer para el almuerzo, John le dice a regañadientes que tendrá que ser un almuerzo de trabajo. Tarde: Se le pide a John que presente su avance al resto del equipo. Está orgulloso de lo que logró y está listo para presentarlo. Cuando le llega el turno, se da cuenta de que la señal de wifi es débil. El audio se entrecorta, y el vídeo de los participantes también. Presenta sus diapositivas, pero sus colegas empiezan a quejarse de que el audio es pésimo. Abandona el escritorio por un minuto para buscar a su pareja, que está conectada a Netflix, y rápidamente le pide que lo apague. Cuando John regresa, los problemas de ancho de banda ya están resueltos y sigue adelante con la presentación. Su gerente comenta: “Esto de trabajar desde el hogar no nos está funcionando”.

Viernes, escenario 2

La empresa de Kate ha instituido que los viernes no haya reuniones y ofrece un horario de trabajo flexible. Mañana: Kate aprovecha el tiempo de la mañana para ponerse al día con las actualizaciones de su equipo, terminar con los elementos de acción de la semana y dedicar el tiempo que tanto necesita para concentrarse en uno de sus proyectos. Puede hacerlo sin necesidad de mirar el reloj para su próxima reunión. Empieza por ver las actualizaciones semanales de cada uno de los miembros de su equipo que envían los jueves mediante una plataforma de vídeo asincrónica. Cada uno de los miembros de su equipo graba una actualización semanal de diez minutos con detalles sobre lo que completaron esa semana, en qué planean trabajar la semana siguiente y en qué podrían necesitar su ayuda. Le encanta poder ponerse al día con todo en su propio tiempo. Los vídeos se configuran automáticamente a una velocidad de 1.2x, por lo que puede recopilar rápidamente todos los detalles sin perder el ritmo. Mediodía: Después de abordar los proyectos grandes por la mañana, Kate se dirige a una cafetería cercana donde trabaja mientras escucha música con sus auriculares. Mientras trabaja, su gerente le envía un mensaje: “Lo siento, sé que es el día sin reuniones, pero ¿podrías charlar unos minutos?”. Kate se reúne con su gerente desde su computadora portátil, pero el wifi de la cafetería no es muy bueno. La configuración se ajusta automáticamente para reducir la resolución de vídeo del fondo mientras mantiene la resolución de imagen perfecta. Los auriculares tienen cancelación del ruido incorporada, por lo que su gerente no escucha el alboroto de la cafetería. Tarde: Cuando Kate regresa a su hogar, dedica unos minutos a repasar sus objetivos personales y profesionales. Su solución de colaboración le proporciona información sobre cómo está trabajando con el equipo y le permite establecer objetivos de equilibrio entre la vida laboral y personal y de tiempo de concentración. La herramienta le informa que una reunión que planificó para la semana siguiente con uno de sus compañeros de equipo es fuera del horario laboral y en sus horas de descanso. Para ella es importante respetar el tiempo de los integrantes del equipo y el equilibrio entre la vida laboral y personal, así que vuelve a planificar la llamada. A continuación, Kate hace sus planes para la semana siguiente, de modo que pueda llegar al fin de semana con la seguridad de que ha captado todo lo que debe hacer y sabe cuál es el primer proyecto que empezará el lunes. Muy satisfecha con el trabajo realizado esta semana, recibe a sus hijos en su hogar y disfruta de un tiempo de calidad con ellos. Puede que vuelva a aparecer durante el fin de semana si le llega la inspiración, pero por ahora es momento de ponerle fin a una gran semana de trabajo híbrido.

Llevar el modelo de trabajo híbrido al hogar

Como estos escenarios ayudan a ilustrar, no puede simplemente enviar a la fuerza laboral al hogar y llamarla fuerza laboral híbrida. Según la evaluación de la preparación para el trabajo híbrido, solo el 43 % de los encuestados cree que su organización tiene un plan completo y bien definido para el trabajo híbrido. Para que el trabajo híbrido funcione, debe asegurarse de que su empresa cuenta con las políticas y la tecnología adecuadas. Debe asegurarse de que todos los empleados se sientan incluidos y apoyados. Debe crear una cultura para el trabajo híbrido. Además, si el trabajo híbrido se hace correctamente, constituye un gran beneficio para las empresas, los empleados y el medioambiente.

En Webex, tenemos los recursos para ayudarlo a empezar

N.º 1. Realice la Evaluación de la preparación para el trabajo híbrido ¿Su fuerza laboral tiene lo que necesita para maximizar el trabajo híbrido? En diez minutos o menos, nuestra evaluación interactiva medirá la preparación para el trabajo híbrido de su organización. Verá cómo se compara con sus pares y obtendrá un informe personalizado que incluye un plan de acción para tener éxito en la era del trabajo híbrido. #2. Lea el Libro electrónico sobre las seis estrategias para el éxito en el trabajo híbrido Es la hora del trabajo híbrido por diseño. Este libro electrónico de 14 páginas es la culminación de un año de investigación a partir de encuestas realizadas en cinco continentes y a cerca de 4000 trabajadores del conocimiento. Proporciona toda la información que necesita para el éxito del trabajo híbrido. N.º 3: Visite Trabajo híbrido en Webex.com Vea las últimas investigaciones, innovaciones y eventos sobre el tema del trabajo híbrido. Además, obtenga consejos para impulsar el trabajo remoto conectado, crear oficinas más seguras, promover el bienestar y administrar el trabajo híbrido a escala.

Obtenga más información sobre cómo, en el futuro, el trabajo se desarrollará de manera híbrida

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