Hybrides Arbeiten: Eine Woche, zwei sehr unterschiedliche Szenarien.

Eine Woche. Zwei Szenarien. Wir präsentieren Ihnen einen kleinen Einblick in die guten, die schlechten und die wirklich hässlichen Seiten des hybriden Arbeitens.

Hatten Sie schon einmal den Wunsch nach etwas mehr Zeit für sich? In der Welt von heute, in welcher der Schalter immer auf An steht, ist sie wirklich schwer zu finden, vor allem, wenn Sie täglich ins Büro müssen. Stellen Sie sich vor, Sie könnten, anstatt vor Tagesanbruch aufzustehen, zu duschen, Kaffee zu kochen und das Haus fluchtartig zu verlassen, gemütlich aus dem Bett rollen, ein morgendliches Work-out genießen, Zeit mit Ihren Kindern verbringen und dann den einminütigen direkten Weg an Ihren Heimarbeitsplatz antreten, anstatt eine Stunde lang mit diversen Verkehrsmitteln ins Büro zu fahren. Das könnte in etwa so aussehen: Für viele Menschen wird dieser Wunsch bald in Erfüllung gehen. Hybrides Arbeiten liegt gerade voll im Trend und das aus gutem Grund. Als die allgemeinen Schutzvorkehrungen die meisten Arbeitskräfte ins Homeoffice zwangen, konnten die Menschen erleben, wie es ist, von zu Hause aus zu arbeiten: und es gefiel ihnen – es gefiel ihnen sogar sehr. So sehr, dass 57 % der Arbeitnehmer sagen, sie würden erwägen, ihren Arbeitgeber zu wechseln, müssten sie in Vollzeit ins Büro zurückkehren. Es sind jedoch nicht nur die Angestellten, die nach einem hybriden Arbeitsmodell verlangen – auch Unternehmen haben das große Potenzial des hybriden Arbeitens erkannt. Manche betrachten es sogar als eine Art Wundermittel, das dazu führt, Kosten zu reduzieren, die Produktivität zu steigern und Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Lassen Sie uns hier nun einen Moment innehalten und die rosarote Brille abnehmen. Hybride Arbeitsmodelle können zu derartigen Verbesserungen führen. Dorthin zu gelangen, erfordert jedoch die Bereitschaft, Mitarbeiten zuzuhören, Planung, die Implementierung der richtigen Technologie und kontinuierliche Anpassungen entsprechend den neuesten Erkenntnissen.

Wir präsentieren: Eine Woche hybrides Arbeiten

In zwei Szenarien werde ich Ihnen aufzeigen, wie eine Woche im Leben von durchschnittlichen Angestellten aussehen kann, wenn sie hybrid arbeiten. In einem sehen wir uns an, wie die Idealsituation des hybriden Arbeitens aussieht. In dem anderen betrachten wir, was geschieht, wenn hybrides Arbeiten schiefgeht.

Montag, Szenario 1

Johns Arbeitgeber erlaubt ihm, montags und freitags zu Hause zu bleiben. Er ist dankbar dafür, dass er an diesen Tagen nicht pendeln muss, schätzt aber das Gemeinschaftsgefühl im Büro, wenn er vor Ort ist. Am Morgen: John genießt den Morgen in dem Wissen, dass er nicht eilig aus dem Haus muss. Er nutzt die Zeit, um sich mit seinem Partner auszutauschen, Frühstück zu machen und sich einen Überblick über die Inhalte der sozialen Medien zu verschaffen. Die Arbeit beginnt und John geht zu seinem Heimarbeitsplatz, den er sich im Schlafzimmer eingerichtet hat. Sein Unternehmen hat ihn mit einem Laptop und sonst nichts ausgestattet. Er beginnt seinen Arbeitstag mit einem Blick in seinen Kalender. Am Mittag: John hat sein erstes Meeting, – er lässt seine Videoübertragung ausgeschaltet, damit seine Kollegen die Unordnung in seinem Schlafzimmer nicht sehen können. Auch die meisten seiner Kollegen lassen das Video aus und ihm fällt auf, wie schwierig es ist, zu erkennen, wann jemand anderes in das Gespräch einsteigt, wenn man die anderen Personen, die an dem Meeting teilnehmen, nicht sehen kann. Unglücklicherweise fängt dann auch noch sein Nachbar an, seinen Rasen zu mähen. Als John mit seinem Teil der Präsentation an der Reihe ist, beschweren sich seine Kollegen über den Lärm. Er antwortet: „So sieht von zu Hause aus arbeiten eben aus, man weiß nie, was kommt.“ Sie beschließen Johns Präsentationsteil ans Ende des Meetings zu verschieben. Am Nachmittag: John hat einen Arzttermin vereinbart, da er weiß, dass er, wenn er von zu Hause aus arbeitet, etwas Zeit für eine Vorsorgeuntersuchung übrig hat, die er vor sich hergeschoben hat. Aufgrund seiner Bedenken wegen des Datenschutzes hat er sein Handy nicht mit seinem geschäftlichen Nachrichten- und E-Mail-Dienst verbunden. Während er unterwegs ist, verpasst er einige wichtige Nachrichten. Als er wieder an seinem Schreibtisch sitzt, sieht er seine Versäumnisse, gerät in Panik und beginnt eilig, alles aufzuholen.

Montag, Szenario 2

Kates Arbeitgeber bietet ein flexibles hybrides Arbeitsmodell an. Das heißt, sie kann sich die Tage, an welchen sie ins Büro geht, aussuchen und in den Phasen arbeiten, in welchen sie sich am produktivsten fühlt. Sie hat den Eindruck, Ihr Arbeitgeber vertraut darauf, dass sie die richtigen Entscheidungen trifft. Am Morgen: Kate weiß, dass die meisten Menschen am liebsten montags von zu Hause aus arbeiten und beschließt daher auch zu Hause zu bleiben. Außerdem hat sie eine Menge Arbeit, welche viel Konzentration erfordert und erledigt diese Projekte gerne am Anfang der Woche, bevor ihr Kalender voller Meetings ist. Genauso wie John verbringt sie den Morgen entspannt, genießt den Sonnenaufgang und macht ihre Kinder bereit für die Schule. Nachdem sie am Morgen ihre Nachrichten durchgesehen hat, schließt sie Ihr E-Mail-Programm und ihre Nachrichten-App auf ihrem Laptop, denn sie weiß genau, wie leicht man sich ablenken lässt. Die Benachrichtigungen für Nachrichten von ihrem Team hat sie auf ihrem Handy angeschaltet, sodass sie sich sicher sein kann, auf dem Laufenden zu bleiben, sollte etwas Wichtiges aufkommen, was allerdings selten der Fall ist. Am Mittag: Nachdem sie am Morgen gut vorangekommen ist, empfängt Kate den ersten Anruf des Tages. Sie nimmt ihn aus einer kleinen Nische in ihrer Küche entgegen, da es dort gemütlich ist und man einen wunderschönen Ausblick auf die Nachbarschaft hat. Kates Unternehmen hat sie mit einem tragbaren Gerät für die Zusammenarbeit ausgestattet: Es ist blau, ihre Lieblingsfarbe, und sie kann sich nicht vorstellen, ihren Arbeitsalltag zu Hause ohne dieses Gerät zu bewältigen. Durch das Betätigen einer einzigen Schaltfläche kann sie damit Anrufe entgegennehmen und es verfügt sogar über einen digitalen Assistenten. Sie sagt lediglich „Anruf annehmen“ und schon befindet sie sich direkt im Meeting. Zudem kann sie das Whiteboard nutzen oder auf dem Gerät Notizen machen und das Beste daran ist, dass die meisten ihrer Kolleginnen und Kollegen mit ähnlichen Geräten ausgestattet sind. Als sie für ihr Team eine Präsentation hält, kommt der Postbote an ihre Küchentür und ihr Hund fängt wie wild an zu bellen. Sie sagt: „Entschuldigt bitte die Störung!“ Als sie in verwunderte Gesichter blickt, fragt eine ihrer Kolleginnen: „Welche Störung?“ Ihr Gerät verfügt über Geräuschunterdrückung und ist für ihre Stimme optimiert. Am Nachmittag: Kate schließt ihre Nachrichtenanwendung wieder, es ist Zeit zusammenzupacken und ihre Kinder vom Bus abzuholen. Genauso wie an den meisten Tagen macht sie um 15.30 Uhr eine lange Pause, kümmert sich um ihre Kinder und hilft ihnen bei den Hausaufgaben, bevor sie sich wieder einwählt, sobald ihre Kinder schlafen. Das Schöne ist, dass alle aus ihrem Team wissen, wie sie ihre Arbeitszeit gestaltet und dies nicht nur akzeptieren, sondern sie auch noch darin unterstützen. Kate ist dankbar, für ein Unternehmen zu arbeiten, das ihr die Flexibilität und die Freiheit gibt, die sie benötigt, um in allen ihren Lebensbereichen ihr Bestes geben zu können.

Mittwoch, Szenario 1

Heute verbringt John seinen Arbeitstag wieder im Büro. Nachdem er bereits am Dienstag im Büro war und in dem Wissen, dass er auch am Donnerstag wieder hingehen muss, freut er sich schon auf Freitag. Am Morgen: John wacht früh auf und macht sich bereit für die Arbeit. Er hasst es, zu pendeln, ist aber froh darüber, dass er die Zeit überbrücken kann, indem er seinen Lieblingspodcast hört. Außerdem freut er sich darauf, sich in der Arbeit mit seinen Freunden auszutauschen. Am Mittag: John verbringt den Morgen damit, sich ein paar Tassen Kaffee zu holen und die Projekte nachzuarbeiten, mit welchen er am Vortag nicht fertig geworden ist. Er hat ein Team-Meeting und alle versammeln sich in einem Raum. Für sein Empfinden ist es etwas viel Nähe, es herrscht kaum genügend Platz für Social Distancing, aber die Dinge ändern sich eben wieder und er macht mit. Das Team sammelt Ideen auf einem Whiteboard. Später geht John nach vorne und fotografiert das Whiteboard, da er genau weiß, dass es gelöscht wird, obwohl sie in großen roten Buchstaben in einen Kasten oberhalb ihrer Ideen „Nicht LÖSCHEN“ geschrieben haben. Er weiß, das Projekt ist vertraulich, aber sein Vorgesetzter bittet ihn, es aufzunehmen und dem Rest des Teams per E-Mail zu senden. Er fühlt sich ein wenig unwohl dabei, sein privates Smartphone dafür zu verwenden – leider ist es nicht das erste Mal, dass man ihn bittet, ein Whiteboard abzufotografieren. Am Nachmittag: John merkt, dass sein Energiepegel zu sinken beginnt – er beschließt ein paar E-Mails zu schreiben und mit Kollegen zu plaudern, um etwas Zeit zu überbrücken. Er würde gerne einen schnellen, erfrischenden Spaziergang machen, aber er hat seine Mittagspause schon damit verbracht, mit Freunden essen zu gehen und er weiß, wie wichtig es für das Unternehmen ist, dass alle im Büro sind. Schließlich müssen sich alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen jedes Mal ein- und ausstempeln, wenn sie kommen oder gehen und John hat gehört, dass die Geschäftsführung dies streng überwacht. Nach dem Ausstempeln pendelt John nach Hause.

Mittwoch, Szenario 2

Kate hat eine Brainstorming-Sitzung mit ihrem Team angesetzt und diejenigen, denen es möglich ist, darum gebeten, ins Büro zu kommen. Am Morgen: Kates Meeting mit ihrem Team findet um 13.00 Uhr statt, sodass sie Zeit hat, sich auf den neuesten Stand ihrer Nachrichten zu bringen und am Morgen noch zu arbeiten, bevor sie sich bereit macht, um ins Büro zu fahren. Als sie im Büro ankommt, erinnert sie sich daran, wie anders es vor der Pandemie war. Parken ist ein Kinderspiel, nachdem an diesem Tag nur die Hälfte der Beschäftigten im Büro ist. Am Mittag: Beim Betreten des Gebäudes wird Kate von einem Gerät mit Digital Signage begrüßt. Sie ist dankbar, dass das Unternehmen sie bezüglich der Kapazitäten im Büro informiert und an neue Bürorichtlinien erinnert. „OK“, sagt sie. „Bitte Meeting-Raum suchen.“ Das Display zeigt einen QR-Code zusammen mit der Wegbeschreibung zu ihrem Meeting-Raum an. Sie scannt den QR-Code mit ihrem Smartphone, welches sie dann zum nächsten verfügbaren Raum navigiert.

  Am Nachmittag: Kate sendet allen in ihrem Team die Wegbeschreibung zum Meeting-Raum und nach nur kurzer Zeit sind sie vollzählig. Das Gerät auf dem Tisch zeigt an, dass der Raum vor wenigen Stunden gereinigt wurde und dass ihr Meeting gleich anfängt. Sie weiß, dass zwei aus ihrem Team nicht ins Büro kommen konnten und setzt daher ein virtuelles Meeting auf. Kate sagt „Meinem Meeting beitreten“ und die beiden Personen, die remote teilnehmen, erscheinen auf dem Bildschirm der Videokonferenz, der auch als Whiteboard dient. Die beiden, die von zu Hause aus arbeiten, können alle im Raum gleich gut sehen und Namensschilder erscheinen unterhalb von jedem Teammitglied. Nun, da das Team vollständig ist, teilt sie über die drahtlose Freigabe eine Präsentation. Eines ihrer Teammitglieder hat einen Vorschlag und beginnt Notizen in der Präsentation vorzunehmen. Bald arbeiten alle gemeinsam am Whiteboard, manche aus dem Büro und manche aus dem Homeoffice. Als die Brainstorming-Sitzung zu Ende ist, schließt Kate in aller Ruhe das Meeting. Sie weiß, dass alle Ideen sicher in ihrem Nachrichtenbereich gespeichert wurden und sie ist zufrieden, einerseits, weil sie sich mit ihrem gesamten Team austauschen konnte und andererseits damit, was sie gemeinsam erreicht haben.

Freitag, Szenario 1

Endlich ist es Freitag. Johns Arbeitgeber erwartet von seinen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, dass sie während der gängigen Arbeitszeiten von 9 bis 17 Uhr online sind. Für einen Freitag hat John außergewöhnlich viele Meetings, aber er weiß, dass alle sich bemühen, rechtzeitig ein großes Projekt abzuschließen. Am Morgen: John erhält eine Meetingeinladung von seinem Vorgesetzten, der an der Ostküste sitzt. John befindet sich an der Westküste, daher beginnt das Meeting für ihn um 7.30 Uhr. Er ärgert sich darüber, dass er am Morgen nicht so viel Zeit hat, worauf er sich sonst jeden Montag und Freitag freut. Sein Vorgesetzter bespricht das Projekt und erklärt John, wie wichtig es ist, dass das Projekt am Ende des Tages abgeschlossen ist. John erwähnt, er müsse seine Arbeit an diesem Tag priorisieren und dass er mit einem anderen Projekt aufgrund der vielen Meetings, die er hat, in Verzug geraten wird. Sein Chef zeigt Verständnis, John hat jedoch Schwierigkeiten, sich in seinem Kalender Freiräume für die wichtigsten Bereiche seiner Arbeit, die viel Konzentration erfordern, zu schaffen. Am Mittag: Nachdem er mehrere Anrufe getätigt hat, setzt sich John hin, um seine Arbeit zu erledigen. Er fühlt sich ein wenig gehetzt, ist aber froh darüber, dass er Fortschritte macht und ihn das Geschehen im Büro nicht ablenken kann. Als sein Partner ihn fragt, was er gerne zu Mittag essen würde, antwortet er nur genervt, er müsse während des Mittagessens arbeiten. Am Nachmittag: John wird gebeten, seine Fortschritte dem Team zu präsentieren. Er ist stolz auf das, was er geschafft hat und bereit, mit der Präsentation loszulegen. Als er an der Reihe ist, bemerkt er, dass sein WLAN-Signal schwach ist. Das Audio klingt abgehackt und die Videoübertragung von denjenigen, die sie angeschaltet haben, stottert. Er stellt seine Folien vor, aber seine Kollegen beginnen sich über die fürchterliche Qualität des Audio zu beklagen. Er verlässt für einen Augenblick seinen Schreibtisch, um festzustellen, dass sein Partner etwas auf Netflix streamt, er bittet ihn, das Streaming zu stoppen. Nachdem er das Problem mit der Bandbreite gelöst hat, kehrt John zurück und fährt mit seiner Präsentation fort. Sein Chef schaltet sich ein: „Das mit dem Homeoffice funktioniert für uns einfach nicht.“

Freitag, Szenario 2

Kates Arbeitgeber hat meetingfreie Freitage eingeführt und bietet flexible Arbeitszeiten an. Am Morgen: Kate nutzt die Zeit am Morgen, um sich über Neuigkeiten aus ihrem Team zu informieren, die Aktionselemente der Woche abzuschließen und sich intensiv auf eines ihrer drängenden Projekte zu konzentrieren. Dies kann sie tun, ohne dabei auf der Uhr den Zeitpunkt des nächsten Meetings im Blick behalten zu müssen. Sie beginnt damit, die wöchentlichen Updates ihres Teams anzusehen, die alle jeden Donnerstag mithilfe einer asynchronen Video-Plattform einreichen. Alle Teammitglieder zeichnen jeweils ein zehnminütiges wöchentliches Update auf mit Details dazu, was sie in der entsprechenden Woche geleistet haben, welche Arbeit sie für die nächste Woche einplanen und wobei sie ihre Hilfe benötigen könnten. Sie genießt es, dass sie sich in ihrem eigenen Tempo zu allem informieren kann. Die Videos laufen automatisch in 1,2-facher Geschwindigkeit, sodass sie zügig alle Details erfassen kann ohne etwas zu verpassen. Am Mittag: Nachdem sie sich am Morgen ihren großen Projekten gewidmet hat, geht Kate in ein nahe liegendes Café, um dort noch etwas zu arbeiten und dabei mit ihrem Headset Musik zu hören. Während sie arbeitet, erhält sie eine Nachricht von ihrem Vorgesetzten: „Es tut mir leid, ich weiß, heute ist unser meetingfreier Tag aber wäre es möglich, dass wir uns ein paar Minuten unterhalten?“ Kate verbindet sich über ihren Laptop mit ihrem Chef, aber das WLAN im Café ist nicht besonders gut. Ihr Video reduziert automatisch die Hintergrundauflösung, während sie weiterhin in einwandfreier Auflösung zu sehen ist. Ihr Headset verfügt über eine integrierte Geräuschunterdrückung, sodass ihr Vorgesetzter nichts von der Unruhe, die im Café herrscht, mitbekommt. Am Nachmittag: Als Kate nach Hause kommt, verbringt sie einige Minuten damit, sich ihre persönlichen und beruflichen Ziele anzusehen. Ihre Lösung für die Zusammenarbeit bietet Einblicke in ihre Zusammenarbeit mit ihrem Team und ermöglicht ihr, sich Ziele für ihre Work-Life-Balance und ihre Konzentrationsphasen zu setzen. Das Tool informiert sie darüber, dass ein Meeting, das sie für die nächste Woche mit einer Teamkollegin angesetzt hat, nach Feierabend und während ihrer Ruhezeiten stattfindet. Es ist ihr wichtig, Rücksicht auf die Arbeitszeiten und die Work-Life-Balance ihres Teams zu nehmen, weshalb sie den Termin für das Telefonat ändert. Als Nächstes plant Kate die folgende Woche, damit sie selbstsicher ins Wochenende gehen kann mit dem Wissen, dass sie alles erledigt hat, das erledigt werden musste und was das erste Projekt sein wird, mit dem sie am Montag beginnen wird. Mit einem guten Gefühl bezüglich der Arbeit, die sie im Laufe der Woche erledigt hat, begrüßt sie ihre Kinder und verbringt mit ihnen eine schöne Zeit. Möglicherweise wird sie am Wochenende noch einmal zu ihrer Arbeit zurückkehren, sollte sie einen tollen Einfall haben, aber fürs Erste ist es Zeit, eine großartige Woche des hybriden Arbeitens abzuschließen.

So bringen Sie das hybride Arbeitsmodell nach Hause

Diese Szenarien helfen dabei, aufzuzeigen, dass Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht einfach nach Hause schicken können, um sie dann als hybrid arbeitende Angestellte zu bezeichnen. Laut unserem Test, ob ein Unternehmen bereit ist für hybrides Arbeiten, haben nur etwa 43 % der Befragten den Eindruck, dass die Organisation, in der sie tätig sind, einen vollständigen, klar definierten Plan für hybrides Arbeiten hat. Damit hybrides Arbeiten funktionieren kann, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen über die richtigen Richtlinien und die richtige Technologie verfügt. Sie müssen gewährleisten, dass alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen das Gefühl haben, sie sind integriert und werden unterstützt. Sie müssen eine hybride Arbeitskultur schaffen. Und wenn hybrides Arbeiten so läuft, wie es soll, ist es ein großer Gewinn für Unternehmen, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und die Umwelt.

Bei Webex verfügen wir über die Ressourcen, die Sie benötigen, um loszulegen.

Nr. 1: Machen Sie den Test: Ist Ihr Unternehmen bereit für hybrides Arbeiten? Verfügen Ihre Mitarbeiter über alles, was sie benötigen, um optimal hybrid arbeiten zu können? In 10 Minuten oder weniger wird unser interaktiver Test zeigen, ob Ihr Unternehmen bereit für hybrides Arbeiten ist. Sie werden sehen, wie Sie im Vergleich zu Ihresgleichen abschneiden und einen benutzerdefinierten Bericht erhalten, welcher einen Maßnahmenplan enthält, der Ihnen zeigt, wie Sie im Zeitalter des hybriden Arbeitens Erfolg haben. Nr. 2: Lesen Sie das E-Book: 6 Strategies for Hybrid Work Success (Sechs Strategien für erfolgreiches hybrides Arbeiten) Es ist Zeit für hybrides Arbeiten nach Plan. Dieses 14-seitige E-Book ist die Zusammenfassung von Forschungsergebnissen aus Studien, die über 5 Kontinente reichen und fast 4.000 Wissensarbeiter umfassen. Es bietet Ihnen sämtliche Erkenntnisse, die Sie für erfolgreiches hybrides Arbeiten benötigen. Nr. 3: Besuchen Sie Hybrides Arbeiten auf Webex.com Sehen Sie sich die neuesten Forschungen, Innovationen und Events zum Thema hybrides Arbeiten an. Und holen Sie sich Ratschläge, wie Sie Arbeit im Homeoffice mit guter Verbindung fördern, sicherere Büros schaffen, sich für Wohlbefinden einsetzen und hybrides Arbeiten in großem Umfang verwalten.

Erfahren Sie mehr darüber, inwiefern die Arbeit der Zukunft hybrid ist.

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