¿Por qué hacer la transición a las llamadas en la nube? Consejos para ampliar la comunicación del equipo en el lugar de trabajo híbrido

Aunque las videoconferencias han tomado un lugar central a medida que el trabajo remoto se ha vuelto más común, las llamadas de audio siguen siendo parte integral de la colaboración. Alojar y realizar estas llamadas en la nube, a través de una solución de llamadas en la nube, es la mejor manera para que las empresas escalen sus comunicaciones en un mundo de múltiples dispositivos y unifiquen la experiencia de llamadas y reuniones.

¿Qué es la llamada en la nube y cómo funciona?

La llamada en la nube es el uso de un sistema telefónico empresarial alojado en la nube. La infraestructura subyacente, así como las aplicaciones y los servicios del sistema, están todos basados en la nube. Más específicamente, el proveedor de servicios aloja y administra la solución en su centro de datos, y la respalda con actualizaciones de características y correcciones técnicas.

Esta configuración es lo opuesto a una solución de llamadas locales, en la que todo reside en el centro de datos del cliente. El cliente final de un servicio de llamadas en la nube accede a él a través de una red IP desde un dispositivo de su elección, ya sea un teléfono de escritorio, un teléfono móvil, una computadora portátil, una computadora de escritorio, etcétera.

Una plataforma de llamadas en la nube también puede denominarse “solución de llamadas UC en la nube”. “UC” (por sus siglas en inglés) hace referencia a sus capacidades de comunicaciones unificadas, que pueden abarcar la mensajería, la presencia, las reuniones en línea, etcétera. Como mínimo, una oferta de llamadas en la nube debería incluir lo siguiente:

• Un número de teléfono empresarial, que puede ser totalmente nuevo o transferido desde un sistema anterior, junto con números para individuos.
• Llamada en espera, reenvío y características avanzadas similares para administrar todas las llamadas a ese número empresarial.
• Fusión de llamadas y capacidad de transformar una llamada en una conferencia cuando sea necesario.
• Seguridad integrada que conserva el proveedor de servicios, sin que el equipo del cliente tenga que gestionarla manualmente.
• Correo de voz con imagen para transcribir y revisar fácilmente los mensajes de las llamadas perdidas.
• Enrutamiento de llamada inteligente, que dirige la llamada a la persona adecuada sobre la base de la información de la persona que llama y de las reglas empresariales predefinidas por la organización para el enrutamiento.
• Mensajería integrada para mantener conversaciones individuales o grupales con colegas y clientes.

Algunas de estas funcionalidades también están disponibles en las soluciones de llamadas UC locales. Sin embargo, los menores gastos generales de las soluciones de llamadas en la nube, además de su mayor escalabilidad y rentabilidad, las han convertido en alternativas cada vez más populares a las plataformas de llamadas gestionadas por los clientes.

Según un informe de Wainhouse Research, se prevé que la nube de UC aumente más de un 145%, y pase de 46 millones de puestos en 2019 a 113 millones en 2023. Se espera que se incorporen al mercado más de 67 millones de nuevos usuarios de la nube con capacidad para realizar llamadas, de los cuales 55 millones son transiciones desde soluciones locales y 12 millones representan usuarios completamente nuevos. Para finales de 2024, Wainhouse predice que los puestos de UC en la nube serán los más comunes en el mercado.

¿Cuáles son las ventajas de una plataforma de llamadas en la nube?

Las llamadas en la nube ofrecen ventajas sustanciales en comparación con una solución de llamadas local.

Responder llamadas con mayor facilidad

Con las llamadas en la nube, los usuarios finales pueden responder llamadas a un número empresarial desde prácticamente cualquier dispositivo en cualquier ubicación. Por ejemplo, si alguien llama al número principal de una empresa de diseño, su llamada podría enrutarse al cliente de llamadas en la nube en el teléfono móvil o la computadora de un empleado, donde sonaría. Ese empleado tampoco tendría que exponer su número de teléfono personal ni sus datos al devolver una llamada.

Esta flexibilidad se traduce en menos llamadas perdidas para la empresa. El hecho de que alguien no esté en su escritorio no significa que no pueda localizarse a través de las llamadas en la nube. Además, la experiencia de las llamadas en la nube ofrece una amplia funcionalidad en todos los dispositivos para una experiencia que va más allá de la voz sola y añade la llamada en espera, la fusión y más en los dispositivos fuera de la oficina.

Colaborar en la oficina y fuera de esta

De hecho, las llamadas en la nube extienden una amplia variedad de funcionalidades a cualquier dispositivo conectado a Internet que ejecute el cliente o la aplicación de la solución. Alguien que utilice llamadas en la nube podría hacer lo siguiente:

• Pasar sin problemas una llamada de un dispositivo a otro.
• Convertir una llamada solo de voz en una videoconferencia completa.
• Enviar un mensaje a un individuo o a un grupo entero.
• Transferir archivos y utilizar una pizarra blanca digital para ilustrar los puntos.

Reducir los costos y los gastos generales 

Una centralita privada local, o PBX, es costosa y difícil de mantener. Gestionar los traslados, las adiciones y los cambios puede llevar mucho tiempo, además de que pueden ser necesarias las visitas del proveedor en el sitio para solucionar problemas técnicos o expandir la capacidad.

En cambio, las llamadas en la nube ofrecen una experiencia más ágil. Todo, desde los usuarios hasta los planes, puede administrarse cómodamente en un solo lugar, sin tener que preocuparse por los gastos generales de la infraestructura física. Los costosos gastos de capital se pueden cambiar por gastos operativos flexibles. El proveedor de servicios también supervisa la ciberseguridad para que haya menos carga en los equipos de la organización del cliente.

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