Tous ceux qui ont déjà assisté à une conférence de grande ampleur en présentiel (rappelez-vous…) ont probablement participé à des sessions scindées à cette occasion. Ces réunions offrent l’occasion d’échanger des idées dans le cadre d’ateliers, de poser des questions et/ou de regarder des présentations en compagnie d’un groupe réduit de participants.
Les activités en petits groupes favorisent une meilleure compréhension des thèmes abordés au cours d’une allocution. Elles permettent davantage d’interactions et offrent d’autres options impossibles à envisager durant un exposé magistral en présence de centaines ou de milliers de participants. Lors d’une conférence, il est fréquent que plusieurs sessions soient organisées simultanément dans différentes salles scindées, offrant aux participants la possibilité de choisir celles qui correspondent le mieux à leurs centres d’intérêt.
Un grand nombre d’événements, ainsi que de réunions et formations quotidiennes, ont à présent lieu en ligne. C’est pourquoi il est important de tirer judicieusement parti des fonctions de sessions scindées virtuelles offertes par votre plateforme de visioconférence afin de créer des expériences captivantes. Examinons comment fonctionnent les sessions scindées virtuelles et quels sont leurs avantages.
Aperçu des sessions scindées dans les solutions de conférences audio et vidéo
Le fonctionnement d’une session scindée virtuelle est très similaire à celui d’une session en présentiel : il s’agit d’une mini-réunion dissociée d’une conférence de plus grande envergure. De ce fait, chaque session scindée est un forum de discussion distinct de celui qui se tient dans le cadre de la réunion principale. Les participants peuvent passer d’une session à une autre et rejoindre la réunion principale selon les besoins.
L’organisateur d’une conférence audio ou vidéo peut décider de mettre en place des sessions scindées pour différentes raisons, par exemple pour :
- Proposer un atelier ou une démonstration. Durant des conférences en présentiel, les sessions scindées sont utiles pour organiser des démonstrations ou des ateliers ciblés destinés à de petits groupes de participants intéressés. Les sessions scindées virtuelles répondent tout aussi efficacement à des objectifs similaires. Le présentateur peut ainsi interagir avec un groupe relativement réduit de participants, répondre à des questions et collaborer dans une atmosphère plus informelle et détendue.
- Discuter rapidement en aparté. L’organisateur de la réunion principale peut avoir besoin de parler en privé à un petit groupe de participants pendant quelques minutes, que ce soit pour réaliser quelques préparatifs supplémentaires au préalable ou pour les rassembler au milieu de la réunion. Les sessions scindées le permettent, sans qu’il soit nécessaire d’organiser une autre réunion ou un nouvel appel.
- Organiser des séances de brainstorming en équipe. Durant une réunion d’équipe ou une session de formation de grande ampleur, il peut être utile de répartir les participants en petits groupes scindés afin qu’ils conçoivent ou travaillent ensemble sur un projet. À la fin de ces séances virtuelles de brainstorming, vous pouvez à nouveau rassembler tout le monde dans la réunion principale afin que chaque groupe présente ses idées à l’ensemble des participants.
- Parler à un petit groupe d’élèves ou de stagiaires. Les sessions scindées sont particulièrement courantes dans un contexte pédagogique, lorsque l’effectif de la classe est important et que le formateur a besoin de s’adresser aux élèves ou aux étudiants en les répartissant en petits groupes et en passant d’une session scindée à une autre. Comme dans l’univers de l’entreprise, les sessions scindées sont très efficaces pour permettre à des équipes d’élèves ou d’étudiants de travailler ensemble sur des projets de groupe.
Les sessions scindées virtuelles permettent aux participants de communiquer en utilisant la plupart des fonctionnalités disponibles dans la réunion principale. Ils peuvent collaborer en temps réel grâce à la vidéo, l’audio et le chat.
De manière générale, les sessions scindées offrent un moyen de favoriser les interactions en petits groupes durant un événement et de collaborer de façon plus productive sur des projets. Répondons à présent à quelques questions fréquentes concernant les sessions scindées en ligne.
Comment fonctionnent l’audio et la vidéo durant une session scindée virtuelle ?
Dans Webex, chaque session scindée se déroule dans sa propre conférence Web. Si un participant rejoint une session scindée alors qu’il assiste à une réunion principale, son audio est automatiquement transféré vers cette session, avant d’être rétabli sur la réunion principale à la fin de la session scindée. De même, si la vidéo est activée, ce paramètre est également transféré entre les différentes sessions. Des commandes identiques pour couper et réactiver l’audio et pour interrompre et démarrer la vidéo sont aussi disponibles, permettant un contrôle précis du bruit de fond et de la confidentialité.
Quels sont les rôles dans les sessions scindées ?
Il existe trois rôles principaux dans une session scindée Webex : organisateur, coorganisateur et invité. Les autorisations diffèrent selon ces trois rôles, mais tous peuvent utiliser l’audio, la vidéo et le chat pour communiquer durant la session.
Comment l’organisateur ou le coorganisateur de la réunion peut-il gérer les sessions scindées ?
L’organisateur de la réunion peut contrôler les sessions scindées de façon étendue. Il peut même pré-affecter des invités à des sessions scindées spécifiques afin de gagner du temps durant la réunion. L’organisateur et le coorganisateur peuvent aussi :
- Démarrer et interrompre toutes les sessions scindées
- Transférer des participants entre différentes sessions
- Demander aux participants de rejoindre la réunion principale
- Retirer des participants d’une session scindée
- Fermer toutes les sessions scindées
Comment les participants peuvent-ils obtenir de l’aide durant une session scindée ?
Les sessions scindées proposent des fonctionnalités utiles pour permettre aux participants d’obtenir de l’aide si nécessaire. Ainsi, il suffit à un participant de cliquer sur un bouton pour demander de l’aide. L’organisateur peut alors accéder à sa session et répondre à ses questions.
L’organisateur a également la possibilité de fournir des conseils de manière proactive en diffusant un message dans certaines ou dans la totalité des sessions scindées. Ce message s’affiche dans une fenêtre contextuelle et peut comporter une note au sujet de l’agenda ou simplement une information importante à communiquer à tous les participants.
Comment commencer à utiliser les sessions scindées ?
Pour en savoir plus au sujet des sessions scindées Webex et des fonctionnalités les plus récentes, consultez la page de présentation des sessions scindées. Vous pouvez également profiter d’un essai gratuit de Webex pour vous lancer.
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