L’espace de bureau ne sera plus jamais le même, et peut-être que c’est une bonne nouvelle.
Selon une enquête menée par Dimensional Research, 53 % des grandes entreprises prévoient de réduire la taille de leurs bureaux. Plus des trois quarts d’entre elles vont également accroître la flexibilité du travail. C’est une conséquence directe et durable de l’augmentation récente du travail à domicile.
Les entreprises considèrent en effet qu’il est possible de réduire l’immobilier et d’économiser sur les dépenses grâce à l’essor du travail à distance. Mais les calculs sont-ils vraiment si simples ? À moins que les entreprises ne procèdent à des coupes dans leurs effectifs, le nombre de salariés qu’elles emploient restera le même. Avec un lieu de travail hybride, ces entreprises feront également face à des taux d’occupation des bureaux imprévisibles, les collaborateurs ayant plus de flexibilité pour choisir où ils veulent travailler un jour donné.
Imaginez une entreprise à l’époque pré-pandémique, lorsque tous les employés se rendaient au bureau. Pendant la pandémie, le taux d’occupation des locaux professionnels a, en comparaison, chuté en dessous de 50 %. Par conséquent, l’entreprise part du principe qu’il est judicieux et potentiellement réalisable de réduire la taille de ses bâtiments d’activité par deux. Cependant, que va-t-il se passer si 70 % des employés se présentent au bureau après une réduction de moitié des espaces de bureaux ? Où iraient-ils ? Où s’assiéraient-ils ?
Le coût réel de l’immobilier
L’utilisation des bâtiments est historiquement sous-optimale, et cela peut encore empirer. Les entreprises prévoient, en conséquence, de réduire les espaces de bureaux. Les salaires coûtent dix fois plus cher aux entreprises que les espaces de bureaux. Tout programme de réduction des coûts des espaces de travail physique qui modifierait légèrement la productivité des employés est donc voué à l’échec. Il est alors primordial qu’avant de réduire les coûts immobiliers, les entreprises analysent les besoins réels de leurs employés et se fassent une idée précise de la façon dont ils utilisent l’(es) immeuble(s) de bureaux.
Alors que certaines entreprises planifient le retour au bureau, il est temps d’examiner comment optimiser les espaces et améliorer les conditions de travail de tous les collaborateurs.
Les 5 objectifs de l’optimisation des espaces
La solution parfaite n’existe pas. Chaque société est unique. Elle doit s’appuyer sur ses propres données « besoins, bureaux et objectifs » et sa culture d’entreprise. Je vous ai dressé une liste non exhaustive de 5 objectifs d’optimisation des espaces et de lignes directrices fondamentales pour l’optimisation des espaces de bureau.
La mise en œuvre de ces orientations exige de réfléchir simultanément sur trois axes distincts.
Tout d’abord, l’immobilier et la façon dont on le conçoit. Il s’agit de veiller à ce que les besoins de la main-d’œuvre « actuelle ou future » puissent être satisfaits sur le lieu de travail.
Ensuite, la culture de réunion de l’entreprise. Il importe de définir une stratégie pour former ou inciter votre personnel à changer ses habitudes si nécessaire. La culture de réunion se construit souvent autour de la confiance. Les employés doivent avoir la certitude que votre bâtiment peut leur fournir ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.
Enfin, le développement d’une stratégie technologique. Il est en effet peu probable que vous puissiez réussir à optimiser l’immobilier et la culture des réunions si vous ne disposez pas des bons outils.
1) Les biens immobiliers sont configurés de façon optimale
Comment savez-vous que vous avez le bon nombre de pièces et de bureaux ? Ou que les espaces de réunion ont les bonnes dimensions, des équipements adéquats et les meilleures conditions environnementales pour vos employés ?
Il n’y a qu’un seul moyen de le savoir : Mesurer les dimensions !
Tout d’abord, mesurez l’espace dont vous disposez, la façon dont vos employés l’utilisent et leur niveau de satisfaction. Puis réitérez l’opération pour chaque espace. Les espaces peuvent toujours être améliorés : rien n’est jamais figé, car à mesure que vous vous améliorez, l’entreprise évolue. Il s’agit d’un processus continu, et vous avez besoin de technologie pour vous fournir des données, transformer ces données en informations et transformer ces informations en actions. Les capteurs dotés d’une technologie de comptage précis des personnes, l’accès aux calendriers des salles et le tableau de bord analytique vous aideront à atteindre cet objectif, comme expliqué dans ces blogs : Pouvez-vous me voir maintenant ? Quand l’IA porte un masque et Votre lieu de travail est-il intelligent ?.
2) Les réunions ont lieu à intervalles réguliers tout au long de la journée
La routine qui s’installe dans nos vies m’étonne toujours. Si on lui donne le choix entre 20 tâches différentes, l’homme opte toujours par défaut pour celle à laquelle il est habitué, celle avec laquelle il est à l’aise. Si vous combinez la routine avec la politique du moindre effort, vous créez des habitudes dont il peut être difficile de se défaire.
Il est tellement plus pratique pour moi de convier Sarah pour une réunion à 10 heures, quand je suppose qu’elle est prête et qu’elle a bu son café. Mais 10 heures du matin, c’est aussi l’heure de pointe pour l’occupation des pièces dans mon bâtiment de bureaux. Si seulement j’avais su que Sarah était aussi matinale que moi, nous aurions pu toutes deux avoir une réunion à 8 heures et libérer cette salle pour quelqu’un d’autre.
De pareilles habitudes créent une forte demande et des pics d’utilisation aux heures de pointe. Le fait de connaître la disponibilité réelle des employés et de présenter des horaires alternatifs pourrait permettre de libérer un espace précieux pendant les heures de pointe.
3) Les ressources sont consommées en temps réel
Un de mes collègues qui travaille pour le département des installations chez Cisco a mesuré les probabilités de réunions fantômes dans des salles en fonction de la date à laquelle elles ont été réservées. Ses résultats étaient sans équivoque. Les salles réservées quelques minutes avant leur utilisation sont utilisées dans 100% des cas. Les salles réservées 2 semaines à l’avance n’avaient que 20% de chances d’être utilisées. On appelle « surplanification » et « non-présentation » les salles qui, réservées par des utilisateurs, se retrouvent finalement partiellement, voire même pas du tout, utilisées. En fait, 89 % des collaborateurs déclarent être frustrés par leur quotidien au bureau, et classent les salles de réunion réservées mais non utilisées au deuxièmerang des expériences les plus frustrantes, juste derrière le fonctionnement de l’équipement des salles de réunion.
Il est évident que les pièces doivent être utilisées plus tôt, au moment où vous en avez réellement besoin. Une question s’impose à vous : pourquoi mes employés doivent-ils réserver à l’avance ?
Vous trouverez de multiples raisons, et de multiples solutions. Cependant, le rapprochement des besoins et de la consommation présente d’autres avantages. Le panorama d’activité des collaborateurs change rarement à la minute suivante, mais plutôt d’une semaine à l’autre. Y a-t-il toujours le même nombre de personnes à cette réunion ? Sont-elles présentes au bureau ou travaillent-elles à domicile ? En réservant, ou plutôt en attribuant un espace de réunion plus tôt, vous avez également la possibilité de réserver la salle adéquate, et donc d’optimiser la capacité et même la distance qui vous sépare du local.
4) Les salles sont utilisées à pleine capacité
Nous avons également mesuré le taux d’occupation des salles. Et ce fut à nouveau une révélation. Les salles accueillent assez systématiquement moins de personnes que prévu. Cela peut être dû aux aménagements d’un espace particulier. Par exemple, les employés peuvent réserver de grandes salles pour de petites réunions, parce qu’elles sont les seules à être équipées d’un tableau blanc numérique. C’est aussi souvent dû à la conception des biens immobiliers. Le bureau peut être conçu pour les périodes de pointe, mais ces périodes ne sont que des cas ponctuels.
Savez-vous dans combien de surface l’entreprise investit inutilement en ne remplissant pas les pièces ?
Nous appelons cette capacité d’espace excédentaire l’espace vide moyen, qui n’est pas utilisé pendant les réunions. En d’autres termes, une salle de 10 personnes, qui serait utilisée en moyenne par 2 personnes, représente une dépense à perte de 80 % des sièges de salle de réunion. Il est donc très important de ne pas seulement vérifier si une pièce est occupée, mais aussi son occupation en termes de nombre de personnes. L’occupation des salles est un aspect que les dispositifs Webex Rooms suivent avec précision et en permanence.
5) Les réunions sont hybrides
Comme 98 % des réunions comptent au moins un participant à distance, les dispositifs vidéo deviennent un élément indispensable des salles de réunion à l’avenir. Les salles dépourvues de dispositifs vidéo isoleront les participants éloignés, les obligeant à écouter au lieu de participer.
Avec la vidéo dans chaque pièce, vous pouvez créer des ponts entre les pièces, ce qui a pour effet d’aider à résoudre les problèmes 3 et 4 ci-dessus.
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Figure 1 : Comment les bâtiments étaient utilisés avant la pandémie[/légende]
L’optimisation des espaces ne consiste pas seulement à réduire les coûts, mais aussi à améliorer véritablement les conditions de travail des collaborateurs, à réduire les obstacles et à permettre aux gens de réaliser leurs tâches efficacement et facilement.
Dans mon précédent article, j’ai expliqué comment Webex aborde et relève ces défis afin que vous puissiez optimiser votre lieu de travail, offrir des environnements professionnels plus sûrs et veiller à ce que les employés restent productifs et engagés.
N’hésitez pas à partager votre opinion ou à nous dire comment vous abordez l’optimisation des bureaux dans la section des commentaires.
Construire le lieu de travail hybride
En savoir plus
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https://blogs.cisco.com/collaboration/a-blueprint-for-hybrid-workplaces
https://blogs.cisco.com/collaboration/safe-at-the-office-productive-anywhere-with-webex-10x-better-experiences
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