Comment créer un ordre du jour de conférence vidéo

Organisez des appels vidéo attrayants avec un ordre du jour de la réunion à l’avance

Les réunions peuvent être une perte de temps si elles ne fonctionnent pas correctement. En fait, une étude 2019 a montré que le coût des réunions mal organisées serait de 399 milliards de dollars, uniquement aux États-Unis (1).

Une façon importante de garantir le bon déroulement et l’efficacité des réunions consiste à configurer un ordre du jour avant l’appel. Il est important de mettre en place un ordre du jour pour que tous les participants se préparent. Souvent, les participants rejoignent une réunion sans savoir comment la préparer, ou quel sera l’sujet de la réunion. Par conséquent, une réunion de suivi est nécessaire, rendant la première réunion plus longue qu’un appel productif.

Donner la priorité à votre temps et à votre énergie

Avant de définir un ordre du jour, considérez les trois éléments ci-après :

1. Comprendre que vous n’avez pas à résoudre chaque problème en une seule réunion

Réfléchissez à ce que l’on peut accomplir.

Les réunions ont des objectifs et des priorités différents. Lorsque certaines sont des réunions de réflexion, d’autres sont des mises à jour du statut, ou des présentations sur les informations collectées ou les données métriques. La liste s’entait alors, mais une seule réunion ne devrait pas s’intégrer à la même réunion. Avant de configurer un ordre du jour, comprendre le type de réunion que vous souhaitez avoir. Ceci vous aidera à préparer les invités à l’avance et à savoir pendant combien de temps définir la durée de l’appel.

2. Envisagez de raccourcir les réunions

Les participants sont peut-être plus impliqués et moins susceptibles de faire plusieurs tâches au cours d’une réunion plus courte, sachant qu’ils pourront reprendre leur travail.

Les appels de conférence vidéo n’ont pas besoin d’être désignés pendant 30 minutes ou 1 heure. Oui, il est vrai que parfois ce temps est nécessaire, mais envisagez d’autres approches. Par exemple, prenons un appel de réflexion. Essayez de préparer la réunion pendant 20 minutes et faites enressayer aux participants des idées qu’ils pourront partager pendant les 10 premières minutes. Puis, au cours de la seconde moitié de l’appel, faites en place que les personnes essaient et pensent à des idées supplémentaires en tant que groupe. Après l’appel, vous pouvez affiner les idées, les envoyer et laisser les personnes voter. Vous pouvez aussi passer un second appel de 10 minutes pour parcourir les trois premiers et voter en dernier.

Pour un appel en lecture libre, les personnes remplissent parfois l’espace avec des informations qui sont trop dans les weeds si aucune direction claire n’est donnée. Envisagez de mettre un appel plus court et demandez à l’animateur de fournir les trois points-clés et les trois leçons qui ont été apprises. Ou les trois points qui peuvent être améliorés. Ceci raccourcira les appels et gardera les personnes concentrées. Si des personnes sont intéressées par plus d’informations, elles peuvent faire le suivi en dehors de l’appel.

3. Ne craignez pas l’essai et l’erreur

Les réunions peuvent avoir un autre air et se sentir différentes. Essayez différentes méthodes pour voir ce qui fonctionne le mieux pour votre entreprise.

Les personnes travaillent de différentes façons. Ce qui peut fonctionner pour une personne, peut ne pas fonctionner pour d’autres personnes. Après une réunion, demandez des commentaires. Vous pouvez être surpris par ce que les gens ont à dire.

Comment planifier et contribuer aux réunions

À quoi ressemble votre ordre du jour ?

En fonction des type de réunion, considérez :

Quel est l’objectif de la réunion ?
Combien de temps la réunion doit-elle durer ?
Combien de personnes doivent être sur l’appel ?
Qui doit parler/présenter ?
Est-ce que toutes les personnes invitées sont actuellement sur l’appel ? (ceci est important car vous ne souhaitez pas que les gens se sentent perdus)
Combien de temps chacun de ces gens ont besoin pour transmettre des informations ?

Exemple d’ordre du jour :

Objectif de l’appel :

En bas de l’ordre du jour (ou en dessous), vous pouvez demander ce que chaque personne doit faire pour la préparer, ou ce qu’elle doit apporter aux réunions. Par exemple, doivent-ils envoyer les diapositives au préalable ? Doivent-ils avoir une question à poser, etc. ?

Il est également important que les animateurs/participants sachent combien de temps ils ont à l’avance. En fait, pour suivre la réunion, vous pouvez laisser un avertissement de 2 à 5 minutes avant la transition vers le sujet suivant et l’animateur. Parce que tout le monde aura vu l’ordre du jour et le temps alloués, le commutateur sera plus fluide et il n’aura pas l’impression d’être coupé.

Une dernière note

Souvenez-vous que les modèles de réunions peuvent être très différents en fonction du type de réunion. Créez les vôtres pour répondre aux besoins de votre entreprise et les détailler en y inséant autant ou peu d’informations qu’il faut. Vous pouvez faire des tests pour voir ce qui fonctionne mieux avec vos employés.

La préparation de chaque réunion avec un ordre du jour clair et réfléchi garantira une utilisation plus productive et efficace du temps pour toutes les personnes concernées. Pour vous assurer que chaque réunion sera une bonne partie du jeu, vous serez assuré de mettre à profit au mieux chaque réunion.