Optimiser le flux de travail
Depuis le début de la pandémie, l’utilisation des outils de collaboration numériques a augmenté de 74 %, selon une étude menée par Futurum Research. Le télétravail, déjà adopté par des agences fédérales américaines et leurs organisations partenaires civiles, va poursuivre son essor en évoluant vers des modèles de travail hybride. À mesure que ces modèles seront déployés, ces agences fédérales devront étendre leurs capacités de collaboration avec leurs partenaires, tout en contrôlant l’accès à ces écosystèmes et en maintenant leur approche en matière de sécurité, y compris leurs mesures de protection contre les pertes de données.
Ce mois-ci, Webex a étendu les capacités de collaboration de Webex for Government (conforme aux exigences FedRAMP Moderate), permettant aux utilisateurs FedRAMP d’échanger des messages et de partager des fichiers avec des utilisateurs Webex commerciaux et d’autres organisations FedRAMP. Il est important de noter que si ces capacités ont été étendues, l’essai de la fonctionnalité « Guests Invited » que nous proposons à partir de ce mois-ci répond aux critères de sécurité des données prescrits par l’organisation Webex for Government à l’origine du processus. La fonctionnalité Guests Invited assure un écosystème de collaboration sécurisé, réduit les complexités et les redondances dans le flux de travail, et favorise la collaboration à grande échelle entre les organisations partenaires.
Guests Invited : étendre l’écosystème de collaboration
Grande première dans le secteur, la fonctionnalité Guests Invited élimine les barrières pour permettre aux utilisateurs de Webex for Government de collaborer avec des utilisateurs externes à leur organisation. En repoussant les limites de la collaboration et en abandonnant un écosystème de collaboration isolé, nous permettons aux titulaires de licences FedRAMP d’accroître leur productivité et de collaborer avec d’innombrables sous-traitants, fournisseurs et partenaires via une application unique, simple d’utilisation et parfaitement fluide — l’application qu’ils utilisent au quotidien. De plus, cette fonctionnalité permet aux administrateurs d’une organisation Webex for Government d’inviter des utilisateurs sans les ajouter à leur instance Webex, évitant ainsi de devoir disposer de licences supplémentaires.
Grâce à la fonctionnalité Guests Invited, les titulaires de licences FedRAMP peuvent inviter des utilisateurs Webex commerciaux dans des espaces privés ou de groupe pour échanger des messages et partager des fichiers et des liens. Les espaces sont toujours créés par l’organisation FedRAMP, ou organisation hôte, et l’organisateur peut inviter plusieurs organisations dans un espace partagé. Durant cette phase de lancement initial de la fonctionnalité, seuls la messagerie et le transfert de fichiers seront disponibles pour les utilisateurs invités par l’organisation FedRAMP. Cette fonctionnalité répond aux contraintes nécessaires pour respecter les exigences de sécurité FedRAMP en protégeant la sécurité des données sensibles. (Cette fonctionnalité est disponible avec l’application Webex version 41.5.0.18911 ou ultérieure et est intégrée aux services Webex for Government par défaut.)
Collaborer avec des partenaires : fonctionnement
Conformité et investigation électronique (eDiscovery)
Lors du déploiement de la fonctionnalité Guests Invited, seuls les administrateurs et le délégué à la conformité de l’organisation FedRAMP (hôte) pourront visualiser les messages et contenus échangés avec les organisations invitées. Le délégué à la conformité et l’administrateur des organisations invitées ne pourront pas consulter les messages et fichiers échangés par leurs utilisateurs avec les utilisateurs FedRAMP. Par conséquent, l’organisation hôte pourra utiliser des politiques de conservation, des pratiques d’investigation électronique (eDiscovery) et des outils de prévention des pertes de données sur les messages et fichiers échangés avec des utilisateurs invités, mais les organisations invitées ne pourront pas en faire de même. Webex informera tous les utilisateurs commerciaux de l’absence de capacité de conformité dans le cadre de la disponibilité générale de la fonctionnalité Guests Invited à l’occasion du processus d’intégration des invités. Webex peut proposer des solutions aux clients pour lesquels cette limitation ne serait pas acceptable. De plus, Webex demande aux clients FedRAMP d’examiner cette limitation avec les clients commerciaux et les utilisateurs finaux qu’ils inviteront durant la phase d’essai.
Rapidité, fiabilité et sécurité dans le flux de travail
La fonctionnalité Guests Invited facilite les conversations en mettant les membres de l’équipe en contact via un outil unique intégrant des fonctions de messagerie, de réunions, de vidéo et de partage de fichiers, favorisant ainsi des interactions plus fluides. Par ailleurs, les organisations peuvent s’appuyer sur des autorisations de partage de fichiers et d’échange de messages pour contrôler les fuites de données.
Grâce à la fonctionnalité Guests Invited, les organismes médicaux et d’assurance-maladie, par exemple, peuvent interagir avec des prestataires de soins de santé et des mutuelles pour assurer la gestion des soins, des prises en charge ou des remboursements. Dans ce domaine, de nombreux prestataires ont besoin de collaborer étroitement avec des administrations publiques en partageant des fichiers et des messages de façon sécurisée. Sans cette capacité, ce travail ne pourrait être réalisé que par courrier électronique, téléphone, fax et courrier postal. Par conséquent, Webex accélère considérablement ces processus en réduisant les délais nécessaires au traitement de chaque dossier.
Les sous-traitants et les fournisseurs d’administrations publiques peuvent eux aussi rationaliser leurs processus et leurs workflows de la même manière. Grâce à leur statut d’invité dans Webex for Government, ils peuvent échanger des messages et partager des fichiers avec leurs clients et partenaires fédéraux en toute sécurité. Le partage et l’envoi de commandes et de nomenclatures dans un écosystème unique et sécurisé rationalisent le processus.
Favoriser le travail hybride avec Webex for Government
Notre objectif chez Webex est d’aider les utilisateurs à réduire les redondances et les complexités tout en renforçant leur efficacité et leur capacité à tisser des relations précieuses avec leurs partenaires. Le lancement de la fonctionnalité Guests Invited marque ainsi une nouvelle étape dans le développement et l’extension des capacités de collaboration dans Webex for Government. En tant que leader dans ce domaine, Webex offre la possibilité d’échanger des messages et de partager des fichiers de manière totalement fluide entre différentes organisations, sans compromettre la sécurité des données sensibles.
Dans les mois à venir, nous allons continuer de déployer des fonctionnalités et des outils optimisant l’expérience de collaboration dans Webex for Government, et ainsi de renforcer encore davantage les capacités et la gestion de l’écosystème de collaboration.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur Webex.com.
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