Utiliser Webex Events pour des diffusions en direct
Dans un monde centré sur le numérique, les entreprises repensent leurs méthodes de communication au quotidien. Alors que les événements numériques sont de plus en plus courants, comment continuer à profiter des événements physiques, mais sous forme numérique ?
Cisco Webex propose plusieurs solutions pour répondre à cette question. Nous allons vous expliquer ici à quel point il est facile d’utiliser Webex Events, aussi connu sous le nom de Webex Event Center, pour réaliser une diffusion en direct. Cet article a vu le jour après que nous avons aidé Capital Factory, l’US Air Force et AFWERX à organiser virtuellement leur conférence SXSW. Parmi les principaux intervenants de cet événement en direct figuraient Barbara Barrett, Secrétaire de l’US Air Force, et le Dr. Will Roper, Secrétaire adjoint de l’US Air Force pour la technologie, la logistique et les acquisitions. Après moins de 48 heures de préparation, ils ont pu virtualiser un événement de 8 heures, au moyen de 15 tables rondes Webex Event différentes, accueillant plus de 122 co-animateurs et 184 invités Webex. Cet événement a également inclus une intégration de Webex à une diffusion YouTube en direct, rassemblant près de 5 000 personnes de différentes parties du monde. Pour découvrir comment ils ont réussi à relever ce défi, reportez-vous au blog de Capital Factory, accessible ici.
Voici un excellent aperçu des capacités de Webex Events.
https://youtu.be/qWLvF7O7scc
Définir la portée de votre événement
La première question que l’on me pose concernant la diffusion en direct d’un événement est « pourquoi utiliser Webex plutôt que Facebook Live, YouTube ou d’autres services de diffusion en direct ? ». La réponse est simple : il s’agit de la solution idéale si vous souhaitez rassembler de nombreux participants dans le monde entier sous un format de tables rondes, organiser des séances de questions-réponses audio en direct
et diffuser du contenu à l’attention
des invités. De plus, Webex Events permet aussi d’utiliser jusqu’à 200 terminaux dédiés pour les co-animateurs. Les terminaux offrent toujours la meilleure expérience audio et vidéo HD lors des réunions. Cependant, vous pouvez aussi utiliser une carte d’adaptateur ou un commutateur de caméra HDMI/USB si vous ne disposez pas d’un terminal Cisco et utilisez votre propre caméra vidéo pour enregistrer l’événement. Vous trouverez ci-dessous la liste des principales différences entre Webex Meetings et Webex Events. Notez que vous pouvez toujours utiliser Webex Meetings pour les événements en direct.
Webex Events face à Webex Meetings
Organiser un événement virtuel
Prenons un peu de recul pour examiner ce qu’est Webex. Imaginez que vous vous trouvez sur site, sur les lieux de l’événement physique. Il vous faudrait vous rendre à chaque étage ou dans chaque salle pour y assister réellement. Ici, nous avons créé 15 liens, ou URL, Webex Event différents. Imaginez qu’ils constituent une « salle virtuelle ». Vous fournirez ces liens à vos co-animateurs et invités, et les inviterez à y accéder. Capital Factory ayant organisé 15 tables rondes différentes, 15 liens Webex différents ont dû être générés.
Si vous souhaitez savoir comment Capital Factory a structuré l’événement, vous pouvez le découvrir ici.
Comprendre les rôles dans Webex Event
Il existe quatre rôles utilisateur principaux dans Webex Events : les Invités, qui sont les participants qui rejoignent votre événement pour y assister, et les Co-animateurs, qui se composent des Organisateurs et des Animateurs. Vous pouvez consulter ci-dessous la liste récapitulative des rôles des co-animateurs. L’organisateur peut être considéré comme l’administrateur ou le créateur de l’événement. Il peut activer ou désactiver le micro des participants, exclure des utilisateurs, démarrer l’enregistrement et apporter des réponses lors des séances de questions-réponses. L’animateur possède certains privilèges de l’organisateur, mais il est préférable qu’un utilisateur spécifique se concentre sur ses tâches durant l’événement en ligne. Pour que l’événement se déroule de façon fluide, nous recommandons de désigner au moins deux co-animateurs (organisateur + animateur). Pour en savoir plus sur les rôles, reportez-vous à cette page.
Configuration de Webex Events
Dans le cadre de ce blog, nous allons uniquement nous intéresser aux principales options de configuration. La configuration détaillée ci-dessous nécessite moins de 2 minutes.
- Accédez à votre site Webex et cliquez sur « Webex Events ». L’adresse à utiliser est généralement votresociété.webex.com.
2. Dans la section Webex Events, accédez à « Programmer un événement ».
3. De nombreuses options sont proposées pour programmer un événement. Les flèches rouges indiquent les principaux éléments à configurer pour démarrer votre réunion. Une fois que vous avez terminé de configurer les paramètres, cliquez sur le bouton « Programmer cet événement ».
4. Les Informations sur l’événement s’affichent alors. Vous pouvez à tout moment revenir aux « Événements de site » pour consulter vos événements programmés. Pour démarrer manuellement votre événement, cliquez sur le bouton « Démarrer maintenant ».
5. L’application Webex se télécharge et s’installe. Dans cette configuration, j’ai utilisé mon Webex Desk Pro comme terminal vidéo. En tant qu’organisateur, vous pouvez visualiser les autres options disponibles dans le menu.
Vous pouvez utiliser la fonction « Démarrer la session d’entraînement » pour vous préparer « en coulisses » en vue de l’événement. Cette fonction permet aux co-animateurs de discuter ensemble avant et après la table ronde, sans que les invités ne puissent les entendre.
Vous pouvez contrôler les invités et les participants à l’événement au moyen de l’option « Couper le son à la connexion ». L’option « Rétablir le son pour tous » vous permet de lancer une session audio de questions-réponses.
Webex Events propose également quelques fonctions très pratiques si vous avez besoin d’ajouter rapidement un co-animateur. Vous pouvez ainsi lui fournir les informations de connexion SIP ou par téléphone ainsi que le mot de passe du co-animateur en cliquant sur l’icône « i » (Informations) située en haut à gauche.
Enfin, vous pouvez aussi envoyer les informations de Webex Event à un co-animateur par courrier électronique. Si vous rencontrez des difficultés, dans le cas fâcheux où l’ordinateur d’un co-animateur devrait redémarrer ou connaîtrait une défaillance, il est possible qu’il reçoive un appel Webex sur son téléphone pour qu’il puisse rejoindre automatiquement l’événement.
Rejoindre l’événement
Vue de l’invité
Voici le courrier électronique d’invitation que les invités reçoivent une fois qu’un événement a été programmé. Notez que le mot de passe de l’événement est indiqué dans le message.
Après avoir cliqué sur le bouton vert « Rejoindre l’événement », l’invité doit entrer ses informations et le mot de passe de l’événement. Vous pouvez rejoindre l’événement en téléchargeant l’application (cette opération s’effectue automatiquement lorsque vous cliquez sur le bouton « Rejoindre maintenant ») ou utiliser le mode WebRTC en cliquant sur « Rejoindre via un navigateur ».
Application de bureau
Ce client utilise le mode WebRTC. Une fois que vous avez rejoint la réunion, vous pouvez utiliser le panneau Q&R pour poser des questions aux co-animateurs, lever la main, émettre des commentaires ou même répondre à des sondages.
Application mobile Apple iOS
Vous pouvez visualiser ci-dessous la procédure permettant de rejoindre une réunion ainsi que les nombreuses options qui vous sont proposées dans l’application mobile. Webex est aussi compatible avec Android.
Une fois l’événement terminé, la plateforme peut envoyer des sondages automatiquement. Vous avez aussi la possibilité de configurer différents « appels à l’action », par exemple l’affichage d’un site Web dans une fenêtre contextuelle.
Intégration à YouTube et à d’autres plateformes
Vous pouvez intégrer Webex à YouTube ou Facebook Workplace via des partenaires tels que VBrick ou REC.VC. Veuillez noter que VBrick prend en charge le Centre de réunions Webex uniquement, pas le Centre d’événements. REC.VC prend en charge les deux solutions, car il suffit d’ajouter REC.VC comme participant dans Meetings ou Events (en tant que co-animateur) pour que cet outil diffuse l’événement vers son service.
L’illustration ci-dessous représente la page de configuration de REC.VC. Vous pouvez ajouter n’importe quel terminal SIP ou H.323, et même entrer un code PIN. Il est possible d’enregistrer toutes les vidéos sur la plateforme de REC.VC si vous souhaitez les garder confidentielles. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à rejoindre la communauté Webex Teams ici. Vous pouvez commencer à utiliser REC.VC immédiatement en vous inscrivant pour profiter d’un essai gratuit de 14 jours.
Enregistrement
Webex peut enregistrer votre événement et transcrire votre réunion, ce qui est très utile pour rechercher différents mots-clés et accéder directement à une partie spécifique d’un événement de huit heures. Si vous souhaitez que votre réunion reste accessible en interne uniquement, vous pouvez utiliser VBrick, REC.VC ou les fonctionnalités d’enregistrement natives de Webex. L’inconvénient des plateformes tierces externes telles que YouTube et Facebook Live est que vos contenus deviennent publics et sont la propriété de la plateforme de diffusion tierce.
Version gratuite de Webex et ressources
Inscrivez-vous ici pour obtenir Webex gratuitement. Avec cette formule, vous bénéficiez d’un accès sur les ordinateurs et les appareils mobiles pour 100 participants, des appels téléphoniques gratuits, du partage d’écran, des fonctionnalités d’enregistrement et plus encore.
Vous pouvez aussi consulter notre site Ressources Webex de continuité de l’activité. Vous y trouverez des conseils et des recommandations technologiques pour gérer les défis liés à l’infrastructure opérationnelle durant cette période de télétravail, ainsi que d’excellents guides pratiques pour les utilisateurs finaux.
[Update March 24]: Voici un enregistrement très intéressant qui examine de façon plus approfondie les formations Webex Events. Cliquez ici pour y accéder.
Cisco propose gratuitement Webex Events 3000 à ses clients
Cisco permet aussi à ses clients de bénéficier gratuitement de Webex Events 3000. Un mois d’utilisation du service est offert pour une (1) licence utilisateur nominative. Cette offre doit être renouvelée et approuvée si une extension est requise. Il est possible d’ajouter Audio Webex (si nécessaire) en bénéficiant de remises standard. S’ils préfèrent, les clients peuvent bien sûr choisir d’utiliser la VoIP uniquement, et ce, gratuitement. Cette offre doit être souscrite par l’intermédiaire du partenaire.
Assistance de la communauté
Rejoignez la communauté Ambassadeur Webex sur Webex Teams, et inscrivez-vous en tant que Candidat si vous avez des questions.
Réflexions finales
Diffuser une table ronde en direct n’est pas difficile une fois que vous avez effectué une session d’essai pour vous entraîner. Cisco est à vos côtés durant cette période difficile. Veuillez consulter la déclaration de notre PDG Chuck Robbins au sujet de notre engagement envers vous.
Dans l’ensemble, cet article ne constitue qu’un aperçu de l’utilisation de Webex Events. Pour en savoir plus, reportez-vous à help.webex.com. N’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d’un accès immédiat à Webex Events. Je serai ravi de vous le fournir.
Suivez ce blog pour consulter d’autres articles à venir sur les bonnes pratiques de diffusion en direct. N’hésitez pas à partager cet article et à laisser un commentaire si vous avez des questions.
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