Webex permet à une association irlandaise de rester connectée grâce aux appels cloud et à d’autres fonctions

Durant les événements de 2020, la Galway Simon Community, une célèbre association caritative de la ville irlandaise de Galway, a décidé de passer à la collaboration dans le cloud, optant pour une transformation technologique prévue pour durer bien après la fin de la pandémie. L’association Galway Simon Community vient en aide aux sans-abri et aux personnes qui risquent de se retrouver à rue par le biais d’actions de prévention, d’accès au logement et de services de santé et de bien-être. Elle mène plusieurs actions caritatives sur Galway et les comtés environnants depuis ses divers sites, tels qu’un centre médical, un centre d’accueil, des logements résidentiels et des magasins solidaires. Même avant la pandémie, l’association Galway Simon Community devait coordonner la communication et la collaboration entre ces divers sites, ainsi qu’avec ses bénévoles, ses équipes, ses clients et les autres membres de la collectivité, une tâche loin d’être simple Lorsque la COVID-19 a contraint ses membres à réaliser certaines opérations en ligne, la transition au travail hybride/télétravail a ajouté à cette complexité.

Transformer la collaboration avec les appels cloud et une appli de collaboration complète

Par ailleurs, en tant qu’association, la Galway Simon Community ne disposait pas de service informatique et avait besoin d’une solution de collaboration facile à maîtriser et à gérer. Avec ses fonctionnalités pratiques d’appels cloud, de visioconférences et de messagerie, Webex semblait être le choix idéal pour l’aider à étendre sa zone d’influence et continuer à servir la population. Tout a commencé par un don de plusieurs téléphones Cisco 8800 par la BNP Paribas à l’association irlandaise. Après avoir reçu ces appareils Cisco, l’équipe de Galway Simon Community a contacté l’agence Cisco de Galway et ainsi découvert Webex Calling et Webex App. La perspective de pouvoir rester en contact et d’optimiser la collaboration grâce au potentiel de Webex était séduisante. La Galway Simon Community s’est rapprochée de Sheila Greaney et Gerry Keleghan, qui travaillaient pour Cisco à Galway et Dublin et s’étaient portés volontaires pour leur installer Webex Calling et Webex App, en collaboration avec PlanNet21 Communications, un partenaire de Cisco. Webex a aussi offert gracieusement des licences pour permettre à l’association d’utiliser le logiciel de collaboration. « Je crois que tout le monde connaît le travail et la raison d’être de la Galway Simon Community. C’est pourquoi, lorsque PlanNet21 Communications a eu l’occasion de s’impliquer et d’apporter son soutien à cette association, nous étions plus que partants », explique Ronan Keenan, responsable des comptes Entreprise, PlanNet21. « En tant que Partenaires Gold de Cisco, nous avons travaillé étroitement avec les équipes de collaboration de Cisco pour faciliter la transformation numérique de la Galway Simon Community », ajoute-t-il. « Aujourd’hui, toutes les entreprises n’ont jamais eu autant besoin de solutions puissantes pour communiquer aisément… Mais ces solutions doivent être sécurisées, et c’est exactement ce que nous avons fourni à la Galway Simon Community en leur proposant Webex Calling. »

Garder une équipe hybride connectée, avec les appels cloud, la messagerie, etc.

Noreen Glennon, coordinatrice bénévole de la Galway Simon Community et responsable Webex, trouve que la possibilité de se connecter depuis n’importe quel appareil et de n’importe où est l’un des principaux avantages de la solution d’appels cloud. « J’adore vraiment le fait de pouvoir répondre à un appel sur mon mobile lorsque je m’absente du bureau », se réjouit Noreen Glennon. « C’est extrêmement pratique, car on ne se retrouve pas avec des tonnes d’appels manqués et de messages à écouter. » L’équipe a également constaté l’efficacité de Webex App, notamment ses fonctionnalités de messagerie. « Nous communiquons énormément par messages instantanés », précise Meaghan Hynes, responsable du financement et de la communication de Galway Simon Community. « La fonctionnalité de chat est excellente sur Webex… L’adoption en interne se passe très bien et j’adore le partage d’images, de vidéos, de documents. Ils sont immédiatement disponibles, enregistrés et tout le monde peut les afficher, sans avoir à se connecter au serveur ni à télécharger de fichier. C’est vraiment utile. » Meaghan Hynes a aussi fait remarquer que l’équipe pouvait s’exprimer plus librement grâce à des éléments amusants comme les GIF et les émoticônes. « C’est aussi un peu plus sympathique, ce qui est une bonne chose car le ton ne transparaît pas toujours dans les messages courts. »

Atteindre les collectivités et simplifier la coordination des principaux événements de collecte de fonds

Autre avantage : la capacité de Webex à faciliter les communications a permis de réunir plusieurs équipes afin d’organiser l’événement de collecte de fonds principal de l’association, Sleep Out for Simon. Le 1er octobre, la Galway Simon Community a invité les habitants de tout le comté de Galway et des comtés environnant à oublier leur lit pour passer une nuit à la belle étoile, en solidarité avec tous ceux qui n’ont pas de foyer. L’événement avait également pour objectif de sensibiliser et de collecter des fonds en soutien aux sans-abri. « Il s’agit d’une de nos plus grosses campagnes de l’année, qui demande un engagement important en termes de communications marketing de de sensibilisation », indique Meaghan Hynes. « Il est crucial de rassembler les équipes et de communiquer efficacement et rapidement afin de respecter les échéances fixes telles que la mise sous presse des publicités, les annonces radio et les actions de relations publiques. Webex accélère les choses, surtout lorsque la moitié de l’équipe travaille à distance. » En plus de donner aux équipes hybrides les moyens d’être efficaces et de simplifier les communications, l’échange de messages via Webex a également facilité la collaboration et a permis d’éviter le surmenage dû à l’abondance d’e-mails : « Je trouve que Webex est bien plus intéressant que le recours à la messagerie électronique, car tous nos collaborateurs se plaignent d’être submergés d’e-mails », reconnaît Noreen Glennon, insistant sur les avantages de l’envoi de courts messages entre membres de l’équipe. « De plus, je pense que ce sera vraiment pratique lorsque plusieurs services devront collaborer », a-t-elle ajouté. Elle a également fait remarquer que la création d’espaces au sein de Webex Messaging pour des individus ou la collaboration de groupe a optimisé l’efficacité des communications. L’équipe peut facilement se reporter à des documents partagés ou à des problèmes résolus pour gagner du temps et éviter de réinventer la roue.

Étendre la zone d’influence de la Galway Simon Community grâce à des expériences en ligne inoubliables

Les membres de l’équipe Galway Simon Community sont conscients de la richesse de Webex et ont plusieurs idées pour exploiter le potentiel de l’outil à l’avenir. Ils espèrent diffuser les futurs événements Sleep Out for Simon en direct et impliquer les participants via des sessions de questions-réponses, des sondages en direct et d’autres conversations sur Webex. La diffusion en direct de Webex pourrait ainsi permettre aux participants de tous les comtés impliqués (Galway, Mayo et Roscommon) d’entrer en contact et de vivre l’événement ensemble. De plus, l’association Galway Simon Community envisage d’autres opportunités d’atteindre son public en ligne via Webex. Par exemple, elle prévoit de poursuivre les activités de son chœur en ligne avec Webex. Constitué du personnel de la Galway Simon Community, de bénévoles et de clients, ce chœur apporte énormément de chaleur aux personnes dont s’occupe l’association, souligne Noreen Glennon. Meaghan Hynes envisage également d’utiliser Webex pour le programme Youth Advocacy qui vise à sensibiliser les jeunes sur les raisons qui amènent à devenir sans-abri et leur explique comment aider l’association Galway Simon Community à résoudre ce problème permanent. Dans le cadre de ce programme, des membres de l’équipe Galway Simon Community interviennent dans les écoles, les collèges, les lycées et auprès de groupes de jeunes dans les comtés de Galway, Mayo et Roscommon. Les fonctionnalités interactives de visioconférence de Webex les aideront à étendre leur zone d’influence grâce à des présentations en ligne captivantes, qui font gagner du temps sur les déplacements et permettent de sensibiliser davantage d’établissements scolaires et de collectivités. « Nous tenons vraiment à utiliser Webex pour proposer ces conférences à distance à mesure que nous étendons notre périmètre d’intervention », indique Meaghan Hynes. « J’aime beaucoup l’idée de pouvoir commencer une session ou un événement par des questions-réponses ou un quiz sur la connaissance du problème des sans-abri, puis de recommencer à la fin afin de comparer les résultats et d’inciter tout le monde à s’engager pour cette cause. » L’équipe Galway Simon Community a aussi apprécié l’utilisation et la gestion très intuitives de la plateforme Webex. « Le fait de pouvoir en assurer la gestion sans faire appel à un service informatique interne est pour nous un énorme avantage », avoue Meaghan Hynes.

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