3 conseils pour gérer une expérience virtuelle

Juin 24, 2021 — Jillian Zimmerman

Rencontrez-vous par les moyens virtuels

– Travailler à domicile Moi aussi.

Il semble assez agréable (et a absolument BEAUCOUP de perks), mais peut également obtenir un peu isoler.

À mesure que les tendances du travail à distance continuent d’augmenter, le transfert du bureau vers le « bureau » à domicile peut se sentir important si vous êtes utilisé pour utiliser des discussions anoyées fréquentes, faire des pauses-déjeuner avec vos collègues et planifier des heures bonnes après le travail. Même pour un « work-from-homer » régulier, je me rends quand même un peu fou chaque fois.

Si vos amis ou collègues sont manquants (qui peuvent également entrer dans la catégorie ami(e), voici 3 conseils pour organiser et/ou participer à une réunio virtuelle :

Planifiez une heure

Si vous êtes avec vos collègues, recherchez leurs calendriers et trouvez l’heure qui fonctionne. Vous pouvez même utiliser un espace de collaboration d’équipe pour suggérer les heures, en utilisant des émoticônes de réactions, comme des miniatures, pour faire savoir aux autres personnes si une heure spécifique vous est propre. Si vous n’avez pas de visibilité sur les calendriers ou un espace avec tous les invités, les textes ou le travail de sondage également.

Affecter l’hôte

Cette personne se charge de déterminer son heure, d’envoyer l’invitation et de se souvenir de s’afficher. Comme un organisateur à une fête, ils peuvent accueillir les personnes qui rejoignent l’appel et faire un média si tout le monde commence à parler les uns avec les autres. Avant l’appel, ou au début de l’appel, il est important de définir un ensemble de « directives » ainsi que ce qu’elles doivent s’attendre.

Pour les personnes qui n’ont jamais rejoint une conférence vidéo auparavant, vous pouvez les laisser savoir à l’avance qu’elles doivent télécharger l’application (si elles la rejoignent par téléphone ou sur un nouveau périphérique). Et c’est amusant de voir tout le monde, donc encouragez-les à utiliser un périphérique avec une caméra.

Comme il peut y avoir des bruits de fond, demandez aux invités de ne pas désactiver leur son jusqu’à ce qu’ils souhaitent parler. De plus, à la différence des heures normales de bonnes heures ou des réunins, les conversations parallèles sont presque impossibles. Sur un visioconférence, ils ont tendance à davantage de personnes à parler l’une avec l’autre. Si tel est le cas, suggérez aux personnes d’essayer l’outil de Chat pour envoyer un message directement à une personne, ou au groupe entier.

Si vous êtes l’organisateur et que vous devez la quitter plus tôt, vous pouvez désigner un nouvel organisateur. De cette façon, l’appel ne se terminera pas pour tout le monde.

Modifier votre configuration

Webex offre trois affichages: interlocuteur actif’affichage, interlocuteur actif’affichage en miniature, ainsi que l’affichage en grille. Au lieu de simplement voir la personne qui parle, changez sur l’affichage en grille où vous pouvez voir jusqu’à 25 écrans différents. Cet affichage vous permet de voir les réactions de tout le monde et vous donne l’impression d’être tous ensemble en personne. Il peut également vous aider à voir si quelqu’un essaie de parler ou lorsqu’une personne a fini de parler, limitant les interruptions.

N’oubliez pas vos en-cas ! Organisez une virtuelle à la fin de l’appel, comme vous le feriez normalement si vous étiez en personne. Ne laissez pas l’écran de l’ordinateur vous empêcher d’aller ensemble ordinaires.

Pour ce qui est de la planification de votre prochaine ensemble, faites-le avant de continuer ! Utilisez l’outil de sondage pour suggérer les heures et faire en que tout le monde vote en temps réel.

Peu de choses peuvent vous aider à démarrer une grande réunin, en particulier pour ceux qui sont nouveaux dans la vidéoconférence. Donc, pensez-vous que vous êtes prêt à passer pratiquement un moment avec vos amis ? Commencez à planifier !