Comment choisir le meilleur système téléphonique pour les PME

Sommaire Qu’est-ce qu’un système téléphonique pour PME, et que veut dire VoIP ? Pourquoi votre PME a-t-elle besoin d’un système téléphonique VoIP ? Systèmes téléphoniques VoIP pour PME et expérience client Quelles fonctionnalités rechercher dans un système téléphonique pour PME ? Quels sont les avantages de la VoIP pour un système téléphonique pour PME ? Comment installer un système téléphonique pour PME ? Ai-je besoin d’un numéro de téléphone professionnel ? Pourquoi ne pas utiliser mon téléphone portable ? Le monde du travail évolue de plus en plus vite, mais la nécessité de pouvoir collaborer et communiquer en temps réel reste constante. Avant de choisir un système téléphonique idéal pour une PME, vous devez comprendre vos besoins actuels et réfléchir à leur évolution future. Vous pourrez alors commencer à répondre à ces besoins au moyen des fonctionnalités et technologies sous-jacentes qui font la différence entre les meilleurs systèmes téléphoniques professionnels et les autres Vous recherchez de nouveaux moyens de mettre en contact vos employés et vos clients ? Vous êtes prêt à passer à un système téléphonique VoIP ? Prenez bien en compte tous les facteurs afin de trouver la solution idéale pour votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un système téléphonique pour PME, et que veut dire VoIP ?

Tout d’abord, mettons-nous d’accord. Qu’est-ce qu’un « système téléphonique pour PME » évoque pour vous ? Beaucoup de fils et de câbles, un combiné compliqué et un écouteur ? Peut-être le souvenir d’avoir appelé le mauvais poste ou oublié le mot de passe de votre messagerie vocale ? Ou encore d’avoir à composer le 9 pour appeler l’extérieur ? Ce tableau illustre bien ce que pensent de nombreux dirigeants de PME : c’est bien trop compliqué et nous n’avons pas le temps de nous en occuper. Si vous venez de penser à votre système PBX actuel, on vous comprend ! Pendant très longtemps, la seule option possible était de recourir à ces systèmes téléphoniques sur site peu pratiques, dont l’installation et le déploiement prenaient des jours. C’est pourquoi il est tellement important d’envisager la technologie VoIP si vous recherchez le meilleur système téléphonique pour votre PME. Mais qu’est-ce que la VoIP ? En fait, la VoIP est bien plus simple qu’on ne pourrait l’imaginer (non, ce ne sont pas des robots qui parlent). VoIP signifie Voice over Internet Protocol (soit protocole voix sur réseau Internet). Au lieu d’utiliser une ligne téléphonique, la VoIP utilise la connexion Internet de votre réseau pour vous permettre de passer et recevoir des appels téléphoniques. Vous pouvez ainsi entrer en contact avec des clients et des collaborateurs depuis quasiment tous les appareils, des smartphones aux ordinateurs portables ou de bureau. Imaginez un peu : toutes les fonctionnalités sur site auxquelles vous aspirez, accessibles et disponibles sur une seule et même plateforme — quel que soit l’endroit d’où vous travaillez. La VoIP basée sur le cloud offre tous les avantages en matière de coût et d’évolutivité que l’on associe souvent au cloud. Cependant, il est important de ne pas se laisser leurrer par les promesses du « cloud » et de bien choisir un fournisseur qui prend la sécurité au sérieux et s’engage à assurer une disponibilité de 99,99 %. Pour faire court, la comparaison entre un système téléphonique sur site et un système dans le cloud fait un peu penser à ces deux GIF : via GIPHY via GIPHY Bien d’autres facteurs sont toutefois à considérer dans le choix d’un système téléphonique pour PME. Examinons à présent les raisons d’un tel choix.

Pourquoi votre PME a-t-elle besoin d’un système téléphonique VoIP ?

Les principales raisons pour lesquelles les responsables de PME partent en quête du meilleur système téléphonique sont les suivantes :

Ils veulent s’assurer que leur équipe qui ne cesse de s’agrandir puisse rester en contact de la façon la plus pratique et la plus sécurisée qui soit.
Ils ne veulent pas manquer le moindre appel.
Ils veulent réduire les coûts d’exploitation.
Ils veulent optimiser la productivité et l’expérience client grâce à des fonctionnalités telles que la messagerie vocale visuelle, la fusion des appels, la mise en attente, etc.

Ce sondage Gallup réalisé en mai 2021 a révélé que la moitié de tous les employés américains télétravaillent encore, au moins partiellement. Si l’on fait le rapprochement avec notre étude sur le travail hybride (PDF ici) qui concluait que cette tendance va continuer à augmenter et que 9 % seulement de la force de travail mondiale va reprendre le chemin du bureau à temps complet, il est évident que la possibilité de communiquer depuis n’importe quel appareil et n’importe quel endroit ne relève plus du luxe pour les PME. C’est devenu une nécessité. Pour garder un avantage concurrentiel, de nombreuses PME ont besoin d’un moyen simple de mettre en contact leurs employés au bureau et en télétravail. Alors que cette nécessité de tenir au courant le personnel hors les murs augmente, la praticité des systèmes téléphoniques professionnels sur site diminue.

Systèmes téléphoniques VoIP pour PME et expérience client

Il ne s’agit pas seulement de la praticité des communications internes. Les clients doivent pouvoir joindre votre entreprise à tout moment de la journée. En fait, c’est la notion de « pouvoir joindre » qui a radicalement changé. Le temps où un bon vieux standard PBX et une messagerie vocale suffisaient pour satisfaire le client est bel et bien révolu. Aujourd’hui, comme l’atteste cette étude de McKinsey & Company, « les consommateurs passent d’une marque à l’autre à une cadence sans précédent ». Tous les aspects de l’expérience client n’ont jamais été aussi importants. Si vos clients appellent en dehors des heures de bureau, vous devez quand même leur offrir une expérience exceptionnelle ; le moindre problème dû à un système téléphonique dépassé pourrait bien vous coûter un client. Permettre à vos équipes internes de communiquer et optimiser l’expérience client sont des motivations importantes pour adopter un meilleur système téléphonique, mais les tendances du marché dévoilent des raisons bien plus intéressantes. Comme nous le verrons, les systèmes téléphoniques VoIP sont plus faciles à installer et à déployer que leurs équivalents sur site. De plus, si vous choisissez le bon fournisseur cloud, cette facilité s’accompagne d’une plus grande fiabilité, d’une sécurité accrue et de la capacité d’intégration à d’autres logiciels de collaboration pour bénéficier d’une expérience unifiée. Notre étude (PDF ici) montre que 77 % des investissements en téléphonie informatique en 2020 concernaient le cloud et donne un aperçu des tendances à venir :

Autrement dit, il est difficile d’ignorer les avantages à adopter un système téléphonique pour PME basé sur la technologie VoIP :

Il est bien plus simple de connecter les employées dans cette nouvelle ère du travail hybride et d’être en contact avec les clients dans notre univers en ligne, disponible 24h/24 et 7j/7.
Les tendances du marché montrent que l’adoption des communications cloud est une réalité, et que la dynamique s’accélère.

D’autre part, si vous choisissez d’opter pour une solution de collaboration complète pour PME (oui, je pense à Webex), vous profitez par la même occasion des fonctions de visioconférence, de messagerie et de partage de contenu que vous comptiez aussi acquérir un jour. Maintenant que nous savons de quoi il s’agit, intéressons-nous aux fonctionnalités à rechercher et à la manière de choisir le système téléphonique professionnel adapté à vos besoins.

Quelles fonctionnalités rechercher dans un système téléphonique pour PME ?

Trouver le système téléphonique pour PME idéal n’est pas si compliqué que ça. Vous devez avoir une idée du budget dont vous disposez et vous assurer que vous obtiendrez la solution la plus complète possible pour votre entreprise. En ce qui concerne le budget, nous pouvons seulement vous faire part de nos forfaits et tarifs et vous laisser choisir. Que vous choisissiez un forfait Call ou la Suite Webex (qui permet les réunions et les envois de messages en plus des appels), vous bénéficierez des fonctionnalités professionnelles dont vous avez besoin, sans le coût élevé généralement réservé aux entreprises. De plus, tous les forfaits d’appels comprennent les appels domestiques illimités gratuits aux États-Unis et au Canada. Si l’on considère le coût et les délais plus longs de la mise en œuvre d’un système PBX sur site, l’adoption des appels cloud avec Webex est plus économique et plus simple. Si vous avez déjà amorcé la transition vers le cloud, vous suivrez probablement mon conseil : lisez cet article jusqu’à la fin, puis comparez-nous à nos concurrents pour mieux juger du forfait qu’il vous faut et du type de partenaire à long terme que vous recherchez. Pour choisir le meilleur système téléphonique adapté à votre PME dans l’univers actuel du travail, en constante évolution, écoutez encore ce que j’ai à dire pour vous aider à le trouver — chez nous ou chez un concurrent. Vous trouverez de nombreux systèmes téléphoniques VoIP présentant essentiellement les mêmes fonctionnalités qu’un système PBX sur site. Ils constituent généralement une amélioration pour les PME (grâce à la flexibilité accrue des appels sur Internet), mais vous devriez attendre bien plus de votre solution, en termes de performances comme de collaboration.

homme faisant un signe de la main pendant une visioconférence Webex

Les cinq principales fonctionnalités que vous devez rechercher dans un système téléphonique pour PME sont les suivantes :

Un numéro de téléphone professionnel dédié, pouvant être contacté partout, avec des numéros pour chaque utilisateur de l’entreprise.
Des performances de qualité : Le routage intelligent avec un menu téléphonique complet et des numéros de poste, ainsi que la mise en attente/reprise, le transfert d’appel, les appels en attente, et un système de messagerie vocale complet (visuelle ou non).
La possibilité de transférer des appels depuis votre ordinateur portable vers votre téléphone ou de passer d’un appel téléphonique individuel à une conférence ou visioconférence offrant des fonctionnalités complètes. Le tout d’un simple clic.
Des fonctionnalités qui éliminent les sources de distraction, comme la suppression du bruit ambiant, l’amélioration de la parole et les arrière-plans personnalisés.
L’intégration à une plateforme de collaboration complète qui comprend des solutions de réunions et de messagerie.

Découvrez comment Webex intègre toutes ces fonctionnalités et bien d’autres pour votre équipe.

Quels sont les avantages de la VoIP pour un système téléphonique pour PME ?

Effectivement, ces fonctionnalités ont l’air puissantes. Mais que faut en conclure — en quoi ce type de système téléphonique professionnel est-il utile ? Les systèmes téléphoniques VoIP pour PME aident les équipes dispersées à communiquer plus efficacement. Mais adopter un système téléphonique VoIP qui comprend la visioconférence, l’envoi de messages et le partage de contenus aide également les équipes hybrides et en télétravail à collaborer plus efficacement. Les workflows seront facilités si vous permettez la collaboration en temps réel (pensez aux fonctionnalités de partage, comme les tableaux blancs numériques) et éliminez ces insupportables threads d’e-mails interminables (grâce aux fonctionnalités de messagerie telles que les espaces et les équipes). Avec un système téléphonique qui inclut un logiciel de collaboration, la communication au quotidien dans votre entreprise sera bien plus simple. Vous vous demandez peut-être comment conserver vos workflows actuels, et vous avez raison ! La solution que vous allez choisir doit s’intégrer avec diverses plateformes, comme celles que vous utilisez pour les ventes, le marketing, la gestion des contenus et les RH : Google Workspace, Miro, Salesforce, Office 365 et bien d’autres encore.

Enfin, et surtout, un système téléphonique VoIP hébergé dans le cloud doit vous fournir la sécurité, la confidentialité et la conformité que vous attendez. Voici ce que nous proposons à cet égard. Remarque : comme la plateforme cloud Webex est fournie depuis les centres de données redondants de Cisco installés dans le monde entier, il n’y pas de point de défaillance unique. Vous pouvez compter sur la combinaison robuste des appels sécurisés avec chiffrement et de l’infrastructure aussi performante que les réseaux opérateurs pour assurer la sécurité de vos données et de celles de vos clients.

Comment installer un système téléphonique pour PME ?

Si vous disposez actuellement d’un forfait Webex gratuit et souhaitez ajouter Calling, la procédure est simple. Tout d’abord, ouvrez l’application, puis dans l’angle inférieur gauche, cliquez sur l’icône de mise à niveau (elle ressemble à une petite couronne) :

La page des forfaits et tarifs s’ouvrira et vous pourrez cliquer sur le forfait que vous souhaitez acheter. Ensuite, vous pourrez sélectionner le nombre de licences et indiquer vos coordonnées :

Après avoir confirmé le forfait, vous pourrez sélectionner l’indicatif de votre choix ou transférer un numéro de téléphone existant vers votre forfait d’appels :

Après avoir validé votre achat, vous recevrez un code de confirmation. Une fois ce code saisi, votre forfait Call sera prêt à être installé sur votre Tableau de bord.

Ensuite, vous pouvez cliquer sur « Terminer l’installation » pour sélectionner votre numéro de téléphone principal, les numéros de tous vos utilisateurs et l’expérience de menu téléphonique.

Vous pouvez maintenant commencer à passer des appels ! Après l’avoir installé, vous découvrirez que ce type de système téléphonique professionnel basé dans le cloud est encore plus simple à gérer. Vous pouvez superviser tous les services et les utilisateurs de façon totalement centralisée, n’ayant plus à supporter la charge d’un système téléphonique physique. En d’autres termes, les appels cloud de Webex vous faciliteront la gestion informatique (nos clients nous le répètent constamment). Si vous ne disposez pas actuellement d’un système sur site et n’utilisez pas Webex, nous pouvons vous guider dans votre démarche. De l’installation d’un système téléphonique multiligne au déploiement et à la migration, nos experts peuvent vous accompagner dans toutes les étapes nécessaires pour trouver la solution idéale. N’hésitez pas à contacter nos experts pour vous lancer.

Ai-je besoin d’un numéro de téléphone professionnel ? Pourquoi ne pas utiliser mon téléphone portable ?

Bonne question ! Avec Webex Calling, vous pouvez passer de votre numéro de téléphone personnel à votre numéro professionnel sur votre smartphone. Il suffit d’appuyer sur une touche, ainsi vous pouvez répondre à une question concernant une livraison pendant que l’on vous tend votre consommation au café du coin. C’est là qu’intervient la fonctionnalité de suppression du bruit ambiant. Lorsque vous répondrez à un appel dans la rue ou dans un environnement bruyant, vos clients, vos fournisseurs et vos collègues apprécieront tous la clarté de la communication. Plus qu’un simple système téléphonique | Webex Calling

Une fois que vous serez prêt à adopter un forfait, choisir votre numéro de téléphone professionnel est d’une simplicité enfantine. Cette courte vidéo de 3 minutes montre comment ajouter Calling, obtenir votre numéro de téléphone professionnel et attribuer des numéros uniques aux utilisateurs de toute votre entreprise en un rien de temps. À présent que vous avez examiné toutes les variables, vous pouvez sereinement choisir le meilleur système téléphonique pour votre entreprise. Autrement dit, oubliez ceci : via GIPHY