Travail hybride : une même semaine mais deux scénarios très différents

Une semaine. Deux scénarios. Petit traité sur le meilleur et le pire du travail hybride.

Avez-vous déjà rêvé de disposer d’un peu plus de temps pour vous ? Dans notre monde qui ne s’arrête jamais, trouver du temps pour soi peut relever de l’impossible, surtout si vous allez travailler tous les matins. Et si, au lieu de vous lever avant l’aube pour prendre une douche, vous faire un café et vous dépêcher de partir, vous pouviez traîner au lit, faire un peu d’exercice ou passer du temps avec vos enfants avant de pousser la porte de votre bureau à domicile (évitant ainsi les trajets interminables dans les transports) ? Cette animation reflète bien la situation : Sachez que pour beaucoup, ce souhait sera bientôt exaucé. Le travail hybride est très à la mode en ce moment, et pour cause : avec les confinements obligatoires qui ont amené la plupart des actifs à opter pour le travail à distance, les gens ont découvert la notion de télétravail et ont apprécié ses avantages. On peut même dire qu’ils ont beaucoup aimé, à tel point que 57 % d’entre eux ont déclaré penser à démissionner s’ils se retrouvaient dans l’obligation de retourner au bureau à temps complet. Mais les employés ne sont pas les seuls à exiger un modèle de travail hybride – les entreprises aussi y voient de fantastiques opportunités. Certaines le considèrent même comme une sorte de miracle qui réduira les coûts, boostera la productivité et permettra d’atteindre les objectifs de développement durable. Mais ne nous emballons pas. Tout n’est pas si rose. Certes, les modèles de travail hybride peuvent apporter ce type d’améliorations, mais pour y parvenir, il faut avoir la volonté d’écouter les employés, de planifier, de mettre en œuvre la technologie adéquate et de continuellement s’adapter en fonction de nouveaux facteurs.

Une semaine dans la vie d’un adepte du travail hybride

Je vais vous présenter deux scénarios illustrant une semaine dans la vie d’un employé ordinaire qui pratique le travail hybride. Un scénario nous montrera une situation idéale de travail hybride, tandis que dans l’autre, nous verrons ce qui arrive lorsque l’hybride ne fonctionne pas.

Lundi, scénario n° 1

L’entreprise de John lui a accordé ses lundis et vendredis. Il est soulagé de ne pas avoir à se rendre au travail ces jours-là, mais apprécie le temps qu’il passe au bureau pour l’esprit de convivialité qu’il y retrouve. Matin : John savoure sa matinée car il sait qu’il n’a pas à se dépêcher pour aller travailler. Il en profite pour discuter avec sa compagne, préparer le petit-déjeuner et parcourir les réseaux sociaux. À l’heure de se mettre au travail, John se rend dans le coin bureau qu’il a aménagé dans sa chambre. Son entreprise lui a fourni un ordinateur portable, mais rien d’autre. Il commence par regarder son agenda du jour. Midi : John assiste à sa première réunion de la journée. Il n’active pas la vidéo pour que ses collègues ne voient pas sa chambre en désordre. La plupart d’entre eux ont aussi désactivé leur vidéo. John réalise alors combien il est difficile de savoir quand quelqu’un va intervenir dans la conversation lorsque l’on ne voit pas les participants. Malheureusement, à ce moment précis son voisin se met à tondre sa pelouse. Alors que John commence son intervention dans une présentation, ses collaborateurs font des remarques sur le bruit. Ce à quoi il rétorque : « Ce sont les aléas du télétravail, tout peut arriver ! » Ils décident de repousser l’intervention de John vers la fin de l’appel. Après-midi : Sachant qu’il a un peu de temps puisqu’il est en télétravail, John a pris rendez-vous chez le médecin pour un check-up qu’il repousse depuis longtemps. Pour des raisons de respect de sa vie privée, il n’a jamais connecté son téléphone à ses e-mails professionnels ni à la messagerie de son entreprise. Il reçoit plusieurs messages importants pendant son absence. À son retour devant son bureau, il constate tout ce qu’il a manqué, se met à paniquer et s’efforce de rattraper son retard.

Lundi, scénario n° 2

L’entreprise de Kate propose un modèle de travail hybride flexible. Ainsi, elle peut se rendre au bureau les jours de son choix et travailler les heures où elle se sent la plus efficace. Elle pense que son entreprise a confiance en ses décisions. Matin : Comme Kate sait que la plupart des gens préfèrent travailler à la maison le lundi, elle a aussi choisi de rester chez elle ce jour-là. Par ailleurs, elle préfère s’occuper de ses projets qui demandent une grande concentration en début de semaine avant que son agenda soit rempli de réunions. Tout comme John, elle débute sa journée en prenant son temps et emmène ses enfants à l’école. Le matin, après avoir lu ses messages, elle ferme ses applications de messagerie sur son ordinateur portable car elle sait combien il est facile de se laisser distraire. Comme elle a activé les notifications pour les messages envoyés par son équipe sur son téléphone, elle sait qu’elle sera prévenue en cas d’urgence, bien que cela arrive rarement. Midi : Après avoir bien avancé dans son travail au cours de la matinée, Kate reçoit son premier appel de la journée. Elle y répond dans le coin repas de sa cuisine, car c’est un endroit confortable qui offre une jolie vue sur son quartier. L’entreprise de Kate lui a fourni un appareil de collaboration portable : il est bleu (sa couleur préférée) et elle sait qu’elle ne pourrait pas s’en passer pour télétravailler. Il lui permet de rejoindre des appels d’une simple pression sur un bouton et propose même un assistant numérique. Il suffit à Kate de dire « Rejoindre mon appel » pour participer immédiatement à une réunion. Elle bénéficie également d’une fonctionnalité de tableau blanc et peut prendre des notes sur l’appareil. Par ailleurs, le fait que la plupart de ses collaborateurs disposent d’appareils semblables est très pratique. Alors qu’elle fait une présentation à son équipe, son chien se met à aboyer car le facteur s’est approché de la porte de sa cuisine. « Désolée pour cette interruption ! », s’excuse-t-elle auprès de son équipe. Mais ses collaborateurs prennent un air étonné et l’un d’eux lui rétorque : « Quelle interruption ? » Son appareil dispose de la suppression du bruit et est optimisé pour sa voix. Après-midi : Kate ferme de nouveau sa messagerie ; elle a terminé sa journée de travail et doit aller chercher les enfants à l’arrêt de bus. Comme presque tous les jours, elle prend une longue pause à 15h30 pour s’occuper des enfants et de leurs devoirs avant de se reconnecter une fois qu’ils sont couchés. Ce qui est fantastique, c’est que tous les membres de son équipe connaissent sa routine – de plus, non seulement ils l’acceptent, mais ils l’encouragent. Kate est reconnaissante de travailler pour une entreprise qui offre la flexibilité et la liberté dont elle a besoin pour mener une vie pleinement épanouie.

Mercredi, scénario n° 1

Aujourd’hui, John se rend de nouveau au bureau. Il y est déjà allé hier et devra y retourner jeudi. À cette idée, il lui tarde d’être à vendredi. Matin : John se réveille de bonne heure et se prépare pour aller travailler. Il déteste le trajet dans les transports. Heureusement, il peut écouter ses podcasts préférés pour passer le temps. Par ailleurs, il est impatient d’échanger avec ses amis au travail. Midi : John consacre sa matinée à travailler sur des projets qu’il n’a pas eu le temps de terminer la veille, s’interrompant de temps à autre pour aller chercher un café. Il doit assister à une réunion d’équipe, et tous les participants se pressent dans la même salle. Ils sont un peu trop serrés, la distanciation sociale n’est pas trop de mise, mais les temps changent et il faut vivre avec. L’équipe note diverses idées nouvelles sur un tableau blanc. À la fin de la réunion de brainstorming, John s’approche du tableau blanc pour le prendre en photo, sachant qu’il sera effacé même s’il est écrit en gros caractères rouges « NE PAS EFFACER ! ». Il sait que le projet est confidentiel, mais son manager lui a demandé de prendre une photo pour l’envoyer par e-mail au reste de l’équipe. Le fait d’utiliser son propre téléphone le met un peu mal à l’aise. Malheureusement, ce n’est pas la première fois qu’on lui demande de photographier un tableau blanc. Après-midi : John commence à ressentir une baisse d’énergie. Il décide d’écrire quelques e-mails et de discuter un moment avec ses collaborateurs. Il aimerait aller marcher un peu pour retrouver son dynamisme, mais il est déjà sorti à l’heure du déjeuner avec ses amis et sait combien il est important pour son entreprise que l’ensemble du personnel se trouve dans les locaux. Il faut dire que tous les employés doivent scanner leur badge chaque fois qu’il entrent ou sortent, et John a entendu dire que la direction surveille ces mouvements de très près. Après avoir pointé, John reprend le chemin de son domicile.

Mercredi, scénario n° 2

Kate a prévu une séance de brainstorming avec son équipe et a demandé à tous ceux qui pouvaient participer de se rendre au bureau. Matin : La réunion de Kate et son équipe étant à 13h00, Kate a le temps de s’occuper de ses messages et de travailler le matin avant de se préparer à partir travailler. Lorsqu’elle arrive au bureau, elle se rappelle la période d’avant la pandémie et remarque que les choses ont bien changé. Il est tellement facile de se garer étant donné que seulement la moitié du personnel travaille sur site aujourd’hui. Midi : Lorsque Kate entre dans les locaux, elle est accueillie par un appareil affichant une signalétique numérique : Elle trouve utile que son entreprise la renseigne sur ses capacités d’accueil et lui rappelle le nouveau règlement en vigueur. « OK », dit-elle, « aidez-moi à trouver une salle de réunion ». Un QR code apparaît à l’écran avec des indications pour trouver sa salle de réunion. Avec son téléphone, elle scanne le QR code qui la dirige vers la salle disponible la plus proche.

  Après-midi : Kate envoie à tous les membres de son équipe les indications pour trouver la salle de réunion et tout le monde arrive rapidement. L’appareil posé sur la table signale que la salle a été nettoyée il y a quelques heures et indique que la réunion est sur le point de commencer. Elle sait que deux membres de son équipes ne pouvaient pas venir sur place. Elle leur permet donc d’y assister en ligne. Lorsque Kate dit : « Rejoindre ma réunion », les membres de son équipe en télétravail apparaissent sur l’écran de visioconférence qui sert également de tableau blanc. Tous les membres qui travaillent de chez eux disposent de la même vue des participants qui se trouvent dans la salle, et le nom de chaque personne est indiqué sous son image. À présent que tout le monde est réuni, Kate partage une présentation sans avoir à brancher le moindre câble. Un des membres de son équipe en télétravail commence à annoter la présentation pour faire part d’une suggestion. Très rapidement, ils se mettent tous à collaborer sur le tableau blanc, qu’ils se trouvent dans la salle ou chez eux. Une fois la séance de brainstorming terminée, Kate clôt la réunion l’esprit tranquille, car elle sait que les idées de chacun sont conservées en toute sécurité dans leur espace dédié aux messages. D’autre part, elle est satisfaite, à la fois car elle a pu échanger avec l’ensemble de son équipe, et en raison de leur efficacité à tous.

Vendredi, scénario n° 1

John se réjouit : « C’est enfin vendredi ! ». Son entreprise attend de ses employés qu’ils soient « disponibles » aux heures de bureau habituelles, soit entre 9h00 et 17h00. Il a davantage de réunions prévues que d’ordinaire pour un vendredi, mais il sait que tout le monde essaie de terminer un gros projet dans les temps. Matin : John a reçu une invitation de son manager qui est basé sur la côte Est. John habite la côte Ouest, et la réunion commence pour lui à 7h30. Il est contrarié, car il ne pourra pas prendre son temps comme tous les lundis et vendredis matin, chose qu’il apprécie tout particulièrement. Son manager discute du projet et explique à John qu’il est crucial de l’avoir terminé en fin de journée. John mentionne qu’il devra prioriser son travail de la journée et qu’un autre projet prendra du retard en raison de toutes les réunions auxquelles il doit participer. Son supérieur est compréhensif, mais John a du mal à se concentrer sur son travail à cause de toutes ces interruptions. Midi : Après avoir passé plusieurs appels, John s’assied pour se mettre au travail. Il sent qu’il est un peu sous pression, mais il est content de pouvoir avancer sans être dérangé comme il le serait s’il était au bureau. Lorsque sa compagne lui demande ce qu’il aimerait faire à l’heure du déjeuner, il lui répond à contrecœur qu’il devra travailler en mangeant. Après-midi : John va devoir présenter l’avancée de ses travaux à son équipe. Il est fier de ce qu’il a réalisé et se tient prêt à faire sa présentation. Lorsque son tour arrive, il remarque que son signal Wi-Fi est faible. Le son est haché et l’image de ceux qui ont activé leur vidéo disparaît sans arrêt. Il montre ses diapositives, mais ses collaborateurs se plaignent de la mauvaise qualité de l’audio provenant de l’ordinateur de John. Il s’absente une minute et constate que sa compagne est en train de regarder Netflix. Il lui demande immédiatement d’arrêter. Lorsque John revient à son bureau après avoir résolu son problème de bande passante, il poursuit sa présentation. Son supérieur intervient : « Ce système de télétravail n’est vraiment pas fait pour nous. »

Vendredi, scénario n° 2

L’entreprise de Kate a décidé qu’il n’y aurait pas de réunion les vendredis et que les horaires seraient souples ce jour-là. Matin : Kate consacre la matinée à passer en revue l’avancée du travail de son équipe, à finaliser ce dont elle devait s’occuper pendant la semaine et à se concentrer enfin sur l’un de ses projets. Elle n’a pas besoin de surveiller l’heure de sa prochaine réunion. Elle commence par regarder les rapports hebdomadaires que chaque membre de son équipe lui communique le jeudi via une plateforme de vidéo asynchrone. Ses collaborateurs enregistrent chacun un rapport hebdomadaire de 10 minutes pour expliquer en détail ce qu’ils ont réalisé dans la semaine, ce sur quoi ils prévoient de travailler la semaine suivante et dans quels domaines ils auraient besoin de l’aide de Kate. Kate apprécie énormément le fait de pouvoir se tenir au courant quand cela lui convient le mieux. Comme les vidéos sont automatiquement réglées sur la vitesse 1,2x, elle assimile rapidement toutes les informations sans manquer aucun détail. Midi : Après s’être occupée de son gros projet dans la matinée, Kate se rend à pied dans un salon de thé près de chez elle où elle continue de travailler tout en écoutant de la musique dans son casque. Alors qu’elle est concentrée sur son travail, elle reçoit un message de sa manager : « Je suis désolée, je sais qu’on est un vendredi sans réunion, mais aurais-tu cinq minutes à m’accorder ?» Kate rejoint une réunion avec sa manager sur son ordinateur portable, mais le Wi-Fi du salon de thé n’est pas de bonne qualité. Sa vidéo s’ajuste automatiquement afin de réduire la résolution de l’arrière-plan et conserver celle de sa propre image pour une parfaite netteté. Son casque intégrant la suppression du bruit, sa manager n’entend absolument pas le brouhaha du salon de thé. Après-midi : Une fois rentrée chez elle, Kate consacre quelques minutes à examiner ses objectifs personnels et professionnels. Sa solution de collaboration fournit des informations utiles sur la manière dont elle travaille avec son équipe et lui permet de définir un équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie privée, ainsi que les objectifs sur lesquels elle doit se concentrer. L’outil lui signale qu’une réunion qu’elle avait prévue la semaine prochaine avec une de ses collaboratrices est programmée trop tard dans la journée et ne respecte pas les horaires de temps calme. Elle reprogramme l’appel car elle estime qu’il est important de respecter les horaires et l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée de son équipe. Kate organise ensuite sa semaine pour pouvoir passer un week-end serein, en sachant qu’elle a prévu tout ce qui peut l’être et sur quel projet commencer à travailler dès lundi. Pleinement satisfaite du travail accompli cette semaine, elle peut accueillir ses enfants de retour de l’école et leur consacrer tout son temps. Elle se reconnectera peut-être au cours du week-end si elle pense à quelque chose d’important, mais pour le moment, sa semaine de travail hybride sous le signe de l’efficacité est terminée.

Adapter chez soi le modèle du travail hybride

Comme l’illustrent ces scénarios, il ne suffit pas de renvoyer ses employés chez eux pour déclarer que son personnel est devenu hybride. D’après l’Évaluation de la préparation au travail hybride, 43 % seulement des personnes interrogées disposent d’un plan complet et mûrement réfléchi pour le travail hybride. Pour que le travail hybride fonctionne correctement, vous devez vous assurer que votre entreprise dispose des technologies adéquates et a mis en place des politiques adaptées. Vous devez veiller à ce que chaque employé se sente intégré et soutenu, et instaurer une culture du travail hybride. Ainsi, si le travail hybride est correctement mis en place et exécuté, tout le monde est gagnant : les entreprises, les employés et l’environnement.

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En savoir plus Quoi de neuf pour l’IA de collaboration : booster l’avenir du travail hybride. Améliorer le travail et les expériences des clients dans un monde hybride Quoi de neuf dans Webex ? oOctobre 2021