ビデオ会議
効果的なチーム コラボレーションのためにビデオをオンにしましょう (データの裏付けあり)
2021年 10月 18日 — 
Tags: VoIP電話, ノイズ キャンセリング, ハイブリッド エクスペリエンス, ハイブリッド勤務, メッセージアプリ, 背景ノイズ, 裁量のメッセージアプリ
概要: ビジネスを成功させる大きな要因であるチーム コラボレーションは、共有する目標を達成し、自分 1 人で出せる以上の成果を出すために他の人と協力して働く活動のことです。最新のデータから言えるのは、オンライン ミーティング中にビデオをオンにすることは効果的なコラボレーションに欠かせない要素だということです。この記事では、チーム コラボレーションとは何かや、ビデオの活用が違いをもたらす理由、企業で健全なビデオファーストの文化を育む方法を探ります。
目次:
- オンライン ミーティングにビデオは本当に必要か
- チーム コラボレーションとは
- 効果的なチーム コラボレーションとはどのようなものか
- チーム コラボレーションにとって重要なスキルは何か
- ビデオ会議が効果的なチーム コラボレーションにとって重要な理由は何か
- オンライン ミーティングでのビデオの現状
- ビデオ疲れについて
- 適切なコラボレーションチーム テクノロジーを使っているか
- 健全なビデオファーストの文化を育む
オンライン ミーティングにビデオは本当に必要か
部屋が散らかっています。メイクが終わっていません。遅刻しそうです。カジュアルすぎるスウェットシャツで出たくありません。ペットの猫が不機嫌です。
このように、オンライン ミーティング中にビデオをオフにする理由はいくらでも思いつきます。
そうするのが正解なこともあります。
ですが、なるべくカメラはオンにするべきだというのが研究者の意見です。
最新のデータから言えるのは、テレワーク中や、ハイブリッド ワークのチームと仕事をするとき、ビデオはチーム コラボレーションの成功に不可欠の要素だということです。
いつもビデオをオンにする人の場合、コラボレーションしやすくなると答えた人の数が 2 倍以上で、同僚とつながりやすくなると答えた人の数が約 1.5 倍です。
次に、チーム コラボレーションとは何か、そしてビデオがオンラインでの効果的なチームワークにとって重要なのはなぜかについて掘り下げます。健全なビデオファーストの文化を育む方法についても紹介します。
チーム コラボレーションとは
チーム コラボレーションとは、共有する目標を達成し、自分 1 人で出せる以上の成果を出すために他の人と協力して働く活動のことです。ビジネスの文脈では、チーム内コラボレーション (たとえば、エンジニアリング部門内でのコラボレーション) とチーム間コラボレーション (たとえば、エンジニアリング部門とマーケティング部門とのコラボレーション) が含まれます。また、社外のパートナーとのコラボレーションも含まれる場合もあります。このチームワークは、対面またはオンラインの形をとり、チーム コラボレーション テクノロジー (メール、チーム メッセージ、ビデオ会議など) を利用します。
コラボレーションにはさまざまな定義がありますが、ここでは、このトピックについて専門書で論じられているいくつかの重要なテーマを要約した定義を紹介しました。コラボレーションに関する研究を調べたところ、Michael Schrage 氏の著作『Shared Minds: The New Technologies of Collaboration (共有される考え方: コラボレーションの新しいテクノロジー)』の説明が私は特に気に入りました。この本の内容は、マサチューセッツ大学の Linda Peters 氏と Charles Manz 氏のこの論文に、次のようにわかりやすく要約されています。
「コラボレーションは、コミュニケーションや単純なチームワークよりも、ずっと豊かなプロセスである。コラボレーションには、従来のコミュニケーションまたはチームワークで生まれるものを超えうる価値の創造が伴う (Schrage, 1990 年)。コラボレーションが起こるのは、チーム メンバーが自分 1 人では完了できないと認め、他の人の洞察、疑問、アイデアを受け入れ、尊重するようになったときに他ならない。Schrage (1990 年) によれば、コラボレーションの成否はその成果でしか測れない。つまり、効果的にコラボレーションするチームは、コラボレーションしていないチームと比べて、革新性、生産性に優れ、活動も充実すると広く信じられている」
この定義は、適切に実行されたときのコラボレーションの真価、つまり自分 1 人で生み出せる以上のものを生み出す力について、感動と共に思い出させてくれます。
ただしこれは、コラボレーションの課題と、適切に実行することの難しさも伝えています。
次に、効果的なコラボレーションとはどのようなものかと、コラボレーションを成功させるために必要なスキルは何かを説明します。
効果的なチーム コラボレーションとはどのようなものか
Peters と Manz の両氏が指摘するとおり、効果的にコラボレーションするチームは、コラボレーションしていないチームと比べて、革新性に優れ、多くの成果を達成し、充実した活動を展開できます。「コラボレーションしていないチーム」の後に「または、コラボレーションがうまくできないチーム」と付け加えてもよいかもしれません。ところで、成果が素晴らしいこと以外に、うまくいっているチーム コラボレーションの特徴はないでしょうか。
Peters と Manz の両氏は、特にオンライン コラボレーションに着眼し、チームのコラボレーションが効果を上げるかどうかを左右する要素を 3 つ指摘しています。
- 信頼: コラボレーションが順調なチームは、全員がチームのために行動すると信じている。お互いを頼れることを知っている。個人のメリットにはなるがチームを傷つけたり目標の達成を妨げたりするような選択をメンバーがするという心配がない。この信頼を築くには、オンライン (またはハイブリッド) チームが有意義な意見交換を積極的に行い、その手段となるコラボレーション テクノロジーを十分な検討のもとに活用する必要がある。
- 共通理解: チームの全員が、共有された目標、チームの戦略的方向性、各自がチームで発揮するスキル、目標の達成のために協働する方法を理解し、受け入れる。メンバーは各自の貢献以上のものを意識する。この広い視野が目標に向かって協働するモチベーションとなる。
- 関係の深さ: 研究 (古典的なこの研究も含む) により、成功を収めているオンライン チームはメンバー間の関係を築くために投資を怠らないことがわかっている。また、関係が深まるほど信頼と共通理解も深まる。Peters と Manz の両氏は、プロジェクトやイニシアチブが開始されたら、なるべく早い時期に関係の構築に努めることを勧めている。
チーム コラボレーションにとって重要なスキルは何か
効果的なコラボレーションについての説明が終わったところで、コラボレーションの成功に必要なスキルについて話を進めましょう。
以下に、9 つの重要なコラボレーション スキルをまとめました。これは、ノースカロライナ大学のキーナンフラグラー ビジネス スクールで 2014 年に発表された論文「Creating a Collaborative Organizational Culture (コラボレーションに強い組織文化を作る)」の洞察をもとにしています (詳細な議論については、このブログ記事を参照)。
コラボレーションに長けた人は次の点で優れています。
- 変化を受け入れること
- 人の意見をよく聴くこと
- 人と情報を共有すること
- 理解しようと耳を傾けること
- 建設的なフィードバックを与えること
- 交渉スキルを駆使すること
- 人の意見を認めて報いること
- 自己認識を高めること
- 同意に至ること
これらのスキルの大半に共通するのは、コミュニケーションを十分に取る必要があることです。
しかし、オンライン勤務とハイブリッド ワークの環境では、コミュニケーションがだいぶ複雑になりました。
チームは物理的に同じ空間で顔を合わせて働くのではなく、ビデオ会議、クラウド通話、メッセージ機能、メールなどのコラボレーション テクノロジーを使ってつながります。
ダイレクト メッセージや電話での通話でも素晴らしい仕事はできますが、話している相手を見ることでコミュニケーションの質を改善できます。言葉によらないコミュニケーションの重要性は、研究で明らかになっています。たとえば、『Handbook of Communication and Social Interaction Skills (コミュニケーションと社交スキルのハンドブック)』でアリゾナ大学の Judee Burgoon 氏と Aaron Bacue 氏が執筆した章では、コミュニケーションの重要な部分が言葉以外のもので占められることが、証拠を示して論じられています。対面でコラボレーションできるなら、こうした言葉によらないシグナルが失われず、可能な限り明確にコミュニケーションを取ることができます。これこそコラボレーションの成功に欠かせないものです。
ここから、再びビデオ会議の話が出てくるのです。
ビデオ会議が効果的なチーム コラボレーションにとって重要な理由は何か
ビデオ会議なら、たとえ遠くにいても、同僚と「対面」できます。ビデオをオンにすると、言葉によらない重要なシグナルを見逃すことがなくなり、より深く人とつながれるでしょう。
人を理解し、人に理解してもらう可能性を最大限に高めることで、効果的なコラボレーションに必要とされる多様なスキル (交渉する、合意に至る、建設的なフィードバックを与える、理解しようと耳を傾けるなど) が優れていることを示せます。
とても素晴らしいことに聞こえますが、データからは何がわかるでしょうか。オンラインの対面コミュニケーションは、効果的なコラボレーションの促進に本当に役立つでしょうか。
最新の研究データ (こちらとこちら) からは、間違いなくそうだとわかります。
以下はビデオをいつも使う人の数値です。
- コラボレーションしやすいと答えた人の数が 4 倍
- 同僚からの共感をより得られるようになったと答えた人の数が 6 倍
- 場所を問わず同僚とつながりやすくなったと答えた人の数が 5 倍
対照的に、ビデオをほとんど使わない人の数値は以下のとおりです。
- 会社の戦略に対して連帯感を持っていないと答えた人の数が 7 倍
- 今の会社に不満があると答えた人の数が 2 倍
注意: さらに知見を得たい方は、ビデオ会議に関する統計情報がこちらに網羅されているのでご覧ください。
オンラインの対面コミュニケーションには、言葉によらない価値あるシグナルから相手をよく理解できること以外にも、理想のコラボレーション環境を作るのに役立つ利点があります。
前記の効果を指摘する他の研究結果でも、ビデオがコラボレーションをやりやすくする理由について別の可能性があることが示されています。
Peters と Manz の両氏が指摘した、効果的なコラボレーションに必要な 3 つの要素である信頼、共通理解、関係の深さについて、もう一度考えてみましょう。ビデオが持つ効果は、それらにどう対応するでしょうか。
- 信頼および関係の深さ: ビデオをいつも使う人は、同僚からの共感をより得やすい。人に共感を示し、人から共感を得られると、信頼と深い関係が築かれた環境を作りやすくなる。信頼と深い関係は、前述のとおり効果的なコラボレーションに欠かせない。
- 共通理解: ビデオをほとんど使わない人は、企業戦略に対して連帯感を持ちにくい。おそらく、高度なコラボレーションに必要とされる、チームの目標への共通理解と積極参加が足りない。
これらの確かな結果を踏まえると、みなさんの会社でもビデオの使用状況を調査する価値はあるでしょう。健全なビデオファーストの文化を育むため、他に何ができるでしょうか。
オンライン ミーティングでのビデオの現状
ビデオには利点があるのに、自宅から会議に参加するときにいつもビデオをオンにするリモート ワーカーは 58% に過ぎません。
なぜもっと多くの人がビデオを使わないのでしょうか。コラボレーションのすべてのメリットを得られるようにビデオをワークフローに組み入れることをチームに奨励するには、どうすればよいでしょうか。
ビデオ疲れについて
まず、見て見ぬ振りをされている問題を直視しましょう。それは、ビデオ疲れです。
ビデオ疲れは、人がビデオを使わない最大の理由と見られており、間違いなく大きな問題です。
リモート ワーカーの 61% が、在宅勤務を始めてからビデオ会議疲れが増したと報告していることは注目に値します。スタンフォード大学の Jeremy Bailenson 氏は、ビデオ疲れの原因について広く理論化しました。考えられる原因として、近距離で長時間のアイ コンタクトがあることや、自分の顔をビデオの「手鏡」で見つめ続けることによる気疲れなどがあります。
しかし、ビデオを排除するのではなく、健全な使い方を工夫すれば、起こりうる問題を緩和しながらコラボレーションの利点を享受できます。
たとえば、毎週 1 日は会議のない日を設けて仕事に専念することや、セルフビューをオフにして手鏡効果を避けるよう人に勧めることを検討してください。
また、ビデオの参加方法のトレーニングを行えば、従業員はカメラの前で自信を持てるようになるでしょう。カメラ映りを気にして、新たなストレスを抱えることもなくなります。チームがビデオ会議を数年前から使っている場合も、ベスト プラクティスの再確認は常に効果的です。
適切なコラボレーション テクノロジーを使っているか
適切なコラボレーション テクノロジーを利用しているかどうかは、ビデオ会議の快適さに影響します。
従業員がつながりやすいインテリジェントなビデオ会議ソフトウェアを利用していますか。従業員は高品質のビデオ エクスペリエンスを得られる適切なハードウェアを使っていますか。
大多数の人 (90%) は、自宅からの会議参加に改善の余地があると思っています。よくある問題は、邪魔な背景ノイズがある、同時に話す人が多すぎる、効果的なブレインストーミングができない、インターネット接続の質が悪い、などです。
適切なコラボレーション テクノロジーは、これらの問題を緩和し、ビデオ会議への参加をやりやすくするうえで大きな効果があります。あるリモート ワーカーに関する調査では、オンライン ミーティングを快適にする主な機能とツールとして、背景ノイズの除去、デジタル ホワイトボード ツール、帯域幅に合わせて自動調整されるビデオ品質、会議とコラボレーションに適したデバイスなどが挙げられています。
ビデオ会議の技術スタックを評価する際は、以下の点について検討してください。
- ビデオ会議に自信を持って参加できるよう、従業員に高性能のウェブカメラ、ヘッドセット、照明器具を提供する必要はあるか。
- コラボレーションが快適にできる追加のモニターまたはオールインワン型コラボレーション デバイスをチーム メンバーが必要としているか。
- 使用するビデオ会議ソリューションは、指向性音声、背景ノイズ除去、スマート フレーム機能のような、疲れを軽減するインテリジェントな機能を装備しているか。
- 使用するビデオ会議プラットフォームは、誰でも簡単にブレインストーミングや議論に参加できるデジタル ホワイトボードとコンテンツ アノテーションの機能も備えているか。
- ビデオ会議中に、投票、チャット、Q&A、ジェスチャー認識、絵文字などの複数の手段で積極的に参加できるか。
- 使用しているソリューションは、言語の壁を取り払い、誰でも話の流れを追えるようにするため、リアルタイムの文字起こしと翻訳の機能を備えているか。
- チームのメンバーは、目の疲労を減らすため、輝度とコントラストが最適に調整されたディスプレイを利用しているか。
健全なビデオファーストの文化を育む
このハイブリッド ワークの時代にコラボレーションのあり方を見直し続けるにあたり、健全なビデオファーストの文化は、企業の成功に大きな役割を果たします。ビデオ疲れから従業員を守る思いやりの防壁と適切なテクノロジーを配置することで、チームはビデオの潜在能力をフルに活用して、関係を深め、信頼と共通理解を築き、コラボレーションの成功を後押しすることができます。
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