Para que la colaboración en equipo sea eficaz, se debe activar el vídeo (lo dicen los datos)

Resumen: La colaboración en equipo, un componente clave del éxito de cualquier empresa, es el acto de trabajar junto con otros para alcanzar un objetivo común y lograr más de lo que se podría lograr solo. Los datos recientes indican que activar el vídeo durante las reuniones virtuales es fundamental para una colaboración eficaz. En esta publicación, analizaremos la colaboración en equipo, por qué el vídeo marca la diferencia y cómo su empresa puede desarrollar una cultura saludable que dé prioridad al vídeo.

Índice:

• El caso del vídeo: ¿es realmente necesario durante las reuniones virtuales?
• ¿Qué es la colaboración en equipo?
• ¿Cómo es la colaboración eficaz en equipo?
• ¿Qué habilidades son importantes para la colaboración en equipo?
• ¿Por qué es importante la videoconferencia para una colaboración en equipo eficaz?
• El estado actual del uso del vídeo en las reuniones virtuales
• Hablemos de la fatiga generada por el vídeo
• ¿Dispone de la tecnología de colaboración adecuada?
• Crear una cultura saludable que dé prioridad al vídeo  

El caso del vídeo: ¿es realmente necesario durante las reuniones virtuales?

Su oficina es un desastre. No se ha maquillado. Está llegando tarde. En verdad, no quiere quitarse esa sudadera tan cómoda. Su gato está teniendo uno de esos días.

A todos se nos ocurren mil razones para dejar el vídeo apagado durante una reunión virtual.

Y, a veces, esa es la opción correcta.

Sin embargo, las investigaciones indican que, siempre que sea posible, hay que encender la cámara.

Cuando se trata de colaboración en equipo, los datos recientes indican que el vídeo es un elemento fundamental para el éxito cuando se trabaja de forma remota o con un equipo híbrido.

Las personas que usan el vídeo de manera constante tienen más del doble de probabilidades de que les resulte más fácil colaborar y casi 1,5 más probabilidades de decir que es más fácil conectarse con colegas.

Profundicemos en la colaboración en equipo y en los motivos por los que el vídeo es tan importante para que el trabajo en equipo de forma virtual sea eficaz. También hablaremos sobre cómo su equipo puede crear una cultura saludable que dé prioridad al vídeo.

¿Qué es la colaboración en equipo?

La colaboración en equipo es el acto de trabajar junto con otros para alcanzar un objetivo común y lograr más de lo que se podría lograr solo. En un contexto empresarial, esto incluye la colaboración dentro del equipo (por ejemplo, la colaboración de las personas del departamento de ingeniería) y entre equipos (por ejemplo, la colaboración entre los departamentos de ingeniería y marketing). Además, también puede incluir la colaboración con partners externos a su empresa. Este trabajo en equipo puede realizarse de forma presencial o virtual, a través de la tecnología de colaboración en equipo (correo electrónico, mensajería de equipo, videoconferencia, etc.).

Si bien existen muchas definiciones de colaboración, la que se mencionó más arriba engloba varios temas fundamentales que la bibliografía académica sobre el tema recoge. Mientras analizaba las investigaciones sobre la colaboración, me encontré con esta explicación que me gustó mucho del libro de Michael Schrage “Shared Minds: The New Technologies of Collaboration” (Mentes que comparten: las nuevas tecnologías de colaboración). Linda Peters y Charles Manz, de la Universidad de Massachusetts, la resumen muy bien en este artículo:

“La colaboración es un proceso mucho más rico que la comunicación o el simple trabajo en equipo. Implica la creación de valor más allá de lo que podría crearse con la comunicación tradicional o el trabajo en equipo (Schrage, 1990). Solo cuando los miembros del equipo se dan cuenta de que no pueden hacerlo todo por sí mismos y comienzan a aceptar y a respetar los conocimientos, las preguntas y las ideas de los demás, comienza la colaboración. Según Schrage (1990), el éxito del esfuerzo de colaboración puede medirse por sus resultados. En otras palabras, la opinión generalizada es que los equipos que colaboran de manera eficaz son más innovadores y productivos y están más satisfechos que los equipos que no lo hacen”.

Esta definición ofrece un recordatorio inspirador del poder de la colaboración bien lograda: la capacidad de crear algo más grande de lo que uno podría crear solo.

Sin embargo, también señala los desafíos de la colaboración y lo difícil que puede ser hacerla bien.

Analicemos más a fondo cómo es la colaboración eficaz y qué habilidades se necesitan para colaborar con éxito.

¿Cómo es la colaboración eficaz en equipo?

Como señalan Peters y Manz, los equipos que colaboran de manera eficaz son más innovadores, consiguen más resultados y están más satisfechos que los equipos que no lo colaboran, o no colaboran bien, podríamos añadir. Pero, además de los resultados positivos, ¿qué caracteriza a la colaboración en equipo exitosa?

Peters y Manz resaltan los siguientes tres factores que pueden influir en que la colaboración de su equipo sea eficaz o no, con especial atención a la colaboración virtual:

• Confianza: Los equipos que colaboran bien confían en que todos los miembros del grupo actúan en beneficio del equipo. Saben que pueden confiar los unos en los otros. No temen que un miembro del equipo tome una decisión que beneficie al individuo, pero que perjudique al equipo e impida alcanzar el objetivo. Para desarrollar esta confianza, los equipos virtuales (o híbridos) deben entablar un diálogo significativo y aprovechar concienzudamente la tecnología de colaboración que les permita hacerlo.
• Entendimiento común: Todos los miembros del equipo entienden y aceptan su objetivo común, la dirección estratégica del equipo, las habilidades que cada persona aporta al equipo y cómo pueden trabajar juntos para lograr sus objetivos. Las personas son conscientes de algo más que de su contribución individual, y esta perspectiva más amplia las motiva a trabajar juntas para alcanzar su objetivo.
• Profundidad de las relaciones: Las investigaciones (incluido este artículo clásico) han demostrado que los equipos virtuales exitosos invierten tiempo de manera regular en desarrollar relaciones entre ellos. Además, las relaciones más profundas pueden ayudar a aumentar la confianza y el entendimiento común. Peters y Manz animan a hacer un esfuerzo concertado para entablar relaciones lo más cerca posible del inicio del proyecto o la iniciativa.

¿Qué habilidades son importantes para la colaboración en equipo?

Ahora que sabemos cómo es la colaboración eficaz, centrémonos por un momento en las habilidades que se necesitan para lograr la excelencia en la colaboración.

A continuación, resumí nueve habilidades básicas de colaboración, a partir del artículo de 2014 “Creating a Collaborative Organizational Culture” (Cómo crear una cultura organizativa de colaboración) de la Escuela de Negocios Kenan-Flagler de la Universidad de Carolina del Norte (para obtener un análisis más detallado, vea esta publicación de blog).

Los colaboradores eficientes conocen bien los siguientes aspectos:

1. cómo aceptar el cambio;
2. cómo pedir la opinión de los demás;
3. cómo compartir información con otros;
4. cómo escuchar para comprender;
5. cómo proporcionar comentarios constructivos;
6. cómo usar las habilidades de negociación;
7. cómo reconocer y recompensar a los demás;
8. cómo mejorar el conocimiento de uno mismo;
9. cómo llegar a un consenso.

Un elemento común de la mayoría de estas habilidades es la necesidad de comunicarse bien.

En nuestro mundo de trabajo virtual e híbrido, la comunicación se ha vuelto mucho más complicada.

En lugar de trabajar juntos cara a cara en el mismo espacio físico, los equipos se conectan a través de numerosas tecnologías de colaboración, desde videoconferencias y llamadas en la nube hasta mensajería y correo electrónico.

Si bien se puede hacer un excelente trabajo a través de mensajes directos o llamadas telefónicas, ver a las personas con las que se habla puede mejorar la experiencia de comunicación. Las investigaciones destacan la importancia de la comunicación no verbal: Por ejemplo, en su capítulo del
“Handbook of Communication and Social Interaction Skills” (Manual de comunicación y habilidades para la interacción social)
, Judee Burgoon y Aaron Bacue, de la Universidad de Arizona, citan pruebas de que una parte importante de la comunicación es justamente no verbal. Poder colaborar cara a cara ayuda a garantizar que estas señales no verbales no se pierdan y que usted pueda comunicarse con la mayor claridad posible, algo fundamental para el éxito de la colaboración.

Eso nos remite nuevamente a la videoconferencia.

¿Por qué es importante la videoconferencia para una colaboración en equipo eficaz?

La videoconferencia le permite ver a sus colegas “cara a cara” aunque estén a kilómetros de distancia. Cuando activa el vídeo, se asegura de no perderse ninguna señal no verbal importante y, de ese modo, puede conectarse con las personas de manera más profunda.

Si se da a sí mismo la mejor oportunidad de entender a los demás y de ser entendido por ellos, podrá sobresalir en las diversas habilidades necesarias para una colaboración eficaz, como negociar, llegar a un consenso, proporcionar comentarios constructivos y escuchar para comprender.

Todo esto suena muy bien, pero ¿qué dicen los datos? ¿La comunicación virtual cara a cara realmente ayuda a facilitar una colaboración eficaz?

Los datos de estudios recientes (aquí y aquí) indican que, sin duda, es así.

Las personas que utilizan habitualmente el vídeo comparten lo siguiente:

• Tienen cuatro veces más probabilidades de decir que es más fácil colaborar.
• Tienen seis veces más probabilidades de decir que experimentaron una mayor empatía por parte de sus colegas.
• Tienen cinco veces más probabilidades de decir que es más fácil conectarse con sus colegas en cualquier lugar.

En cambio, las que rara vez utilizan el vídeo comparten lo siguiente:

• Tienen siete veces menos probabilidades de sentirse conectadas con la estrategia de la empresa.
• Tienen el doble de probabilidades de decir que están insatisfechas con su empresa actual.

Nota: Para obtener aún más información, esta es una lista más completa de
estadísticas sobre videoconferencias
.

Además de darle acceso a valiosas señales no verbales para un entendimiento óptimo, la comunicación virtual cara a cara ofrece otras ventajas que ayudan a crear un entorno de colaboración ideal.

Los otros resultados de las investigaciones mencionados anteriormente también arrojan algo de luz sobre por qué el vídeo facilita la colaboración.

Repasemos los tres elementos necesarios para una colaboración eficaz que destacaron Peters y Manz (confianza, entendimiento común y profundidad de las relaciones) y veamos cómo se corresponden con los resultados sobre el vídeo.

• Confianza y profundidad de las relaciones: Las personas que habitualmente utilizan el vídeo tienen más probabilidades de experimentar una mayor empatía por parte de sus colegas. Mostrar empatía y experimentar la empatía de los demás puede ayudar a crear un entorno de confianza y a profundizar en las relaciones, dos de los elementos de la colaboración eficaz que comentamos anteriormente.
• Entendimiento común: Las personas que rara vez utilizan el vídeo también tienen menos probabilidades de sentirse conectadas con la estrategia de la empresa, y quizá experimentan una falta de entendimiento común y de compromiso con los objetivos del equipo, necesarios para una colaboración de primer nivel.

Si tenemos en cuenta estos resultados prometedores, vale la pena evaluar el uso del vídeo en su empresa. ¿Hay otras medidas que pueda adoptar para desarrollar una cultura saludable que dé prioridad al vídeo?

El estado actual del uso del vídeo en las reuniones virtuales

A pesar de las ventajas del vídeo, solo el 58% de los trabajadores remotos lo activan de manera constante cuando asisten a reuniones desde el hogar.

¿Por qué no hay más personas que utilicen el vídeo? ¿Cómo puede animar a su equipo a integrar el vídeo en su flujo de trabajo para que todos puedan aprovechar las ventajas de la colaboración?

Hablemos de la fatiga generada por el vídeo

En primer lugar, reconozcamos el problema del que nadie quiere hablar: la fatiga generada por el vídeo.

La fatiga generada por el vídeo es, sin duda, un problema y quizá una de las principales razones por las que las personas no utilizan el vídeo con regularidad.

Tenga en cuenta que el 61% de los trabajadores remotos afirman que la fatiga generada por las reuniones de vídeo ha aumentado desde que empezaron a trabajar desde el hogar. Jeremy Bailenson, de la Universidad de Stanford, ha teorizado ampliamente sobre los motivos de la fatiga generada por el vídeo e identificó posibles causas, como el contacto visual prolongado a corta distancia y el agotamiento por tener un “espejo constante” de la propia imagen de vídeo.

Sin embargo, en lugar de abandonar el vídeo por completo, puede adoptar estrategias para un uso saludable de este, de modo que pueda disfrutar de las ventajas de la colaboración y, al mismo tiempo, mitigar los posibles problemas.

Por ejemplo, considere la posibilidad de planificar un día libre de reuniones a la semana para el trabajo de concentración y aliente a las personas a desactivar su vista de sí mismas a fin de evitar el efecto del “espejo constante”.

También considere la posibilidad de ofrecer capacitación sobre la presencia en el vídeo para que los empleados se sientan seguros ante la cámara y no tengan que preocuparse por dar una buena imagen. Un repaso de las mejores prácticas siempre puede ser útil, incluso si su equipo ha estado utilizando las videoconferencias durante años.

¿Dispone de la tecnología de colaboración adecuada?

Disponer de la tecnología de colaboración adecuada también puede marcar la diferencia en la experiencia de las reuniones de vídeo.

¿Está aprovechando el software de videoconferencia inteligente que permite a los empleados conectarse fácilmente? ¿Los empleados tienen el hardware adecuado que necesitan para tener experiencias de vídeo de alta calidad?

La gran mayoría de las personas (90%) dice que su experiencia de reunión en el hogar podría mejorarse. Entre los problemas más comunes, se encuentran el ruido de fondo no deseado, el exceso de personas hablando a la vez, la incapacidad de realizar un intercambio de ideas eficaz y la mala calidad de la conexión a Internet.

La tecnología de colaboración adecuada puede contribuir en gran medida a mitigar estos desafíos y hacer que los empleados estén más dispuestos a participar en las reuniones de vídeo. En una encuesta realizada a trabajadores remotos, los participantes identificaron varias características y herramientas principales que mejorarían su experiencia en las reuniones virtuales, como la eliminación del ruido de fondo, las herramientas de pizarra blanca digital, la calidad de vídeo que se ajusta automáticamente a las condiciones del ancho de banda y mejores dispositivos para las reuniones y la colaboración.

A continuación, se presentan algunas preguntas que deben tenerse en cuenta a la hora de evaluar su pila de tecnología para reuniones de vídeo:

• ¿Debe proporcionar a los empleados cámaras web, auriculares e iluminación de calidad para que se sientan seguros en el vídeo?
• ¿Los miembros del equipo necesitan monitores adicionales o dispositivos de colaboración “todo en uno” para que puedan colaborar con comodidad?
• ¿Su solución de videoconferencia ofrece características inteligentes que pueden reducir la fatiga, como audio direccional, eliminación del ruido de fondo y encuadre inteligente de la cámara?
• ¿Su plataforma de reunión de vídeo también ofrece pizarras blancas digitales y comentarios sobre el contenido para que todos puedan participar fácilmente en un intercambio de ideas?
• Durante las reuniones de vídeo, ¿las personas pueden participar de múltiples maneras; por ejemplo, a través de sondeo, chat, preguntas y respuestas, reconocimiento de gestos y emojis?
• ¿Su solución ofrece transcripción y traducción en tiempo real para eliminar las barreras lingüísticas y ayudar a todos a seguir el ritmo?
• ¿Su equipo podría beneficiarse de pantallas diseñadas para reducir la fatiga visual optimizando el brillo y el contraste?

Crear una cultura saludable que dé prioridad al vídeo

A medida que continuamos reinventando la colaboración en esta era del trabajo híbrido, una cultura saludable que dé prioridad al vídeo puede desempeñar un papel importante en el éxito de su empresa. Con límites bien pensados para evitar la fatiga generada por el vídeo y con la tecnología adecuada, su equipo puede aprovechar al máximo el potencial del vídeo para profundizar las relaciones, desarrollar confianza y entendimiento común, así como ayudar a que su colaboración prospere. 

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