Para uma colaboração eficaz em equipe, ligue seu vídeo (é o que os dados dizem)

Resumo: Um componente-chave de qualquer negócio de sucesso, a colaboração em equipe é o ato de trabalhar junto com outras pessoas para atingir um objetivo comum e realizar mais do que se poderia alcançar sozinho. Os dados recentes sugerem que ligar o vídeo durante reuniões virtuais é um ingrediente essencial para uma colaboração eficaz. Nesta publicação, vamos tratar da colaboração em equipe, por que o vídeo faz a diferença e como sua empresa pode cultivar uma cultura saudável de vídeo em primeiro lugar. Índice:

O caso do vídeo – você realmente precisa dele durante as reuniões virtuais?
O que é colaboração em equipe?
Como é a colaboração em equipe eficaz?
Quais habilidades são importantes para a colaboração em equipe?
Por que a videoconferência é importante para uma colaboração em equipe eficaz?
O estado atual do uso do vídeo em reuniões virtuais
Vamos falar sobre o cansaço do vídeo
Você tem a tecnologia de colaboração certa?
Construindo uma cultura saudável de vídeo em primeiro lugar

O caso do vídeo – você realmente precisa dele durante as reuniões virtuais?

Seu escritório está uma bagunça. Você não fez a maquiagem. Você está atrasado(a). Você realmente não quer tirar aquele moletom confortável. Seu gato está tendo um dia daqueles. Todos nós podemos pensar em mil motivos para deixar o vídeo desativado durante uma reunião virtual. E às vezes essa é exatamente a escolha certa. Porém, pesquisas mostram que, sempre que possível, você deve ligar a câmera. Quando se trata de colaboração em equipe, dados recentes sugerem que o vídeo é um ingrediente essencial para o sucesso quando você está trabalhando remotamente ou com uma equipe híbrida. Pessoas que usam vídeo de forma consistente têm 2 vezes mais chances de achar mais fácil colaborar e quase 1,5 vezes mais chances de afirmar que é mais fácil se conectar com os colegas. Vamos analisar profundamente a colaboração em equipe e por que o vídeo é tão importante para o trabalho em equipe virtual eficaz. Também vamos entender como sua equipe pode criar uma cultura saudável de vídeo em primeiro lugar.

O que é colaboração em equipe?

Colaboração em equipe é o ato de trabalhar junto com outras pessoas para atingir um objetivo comum e realizar mais do que se poderia alcançar sozinho. Em um contexto de negócios, isso inclui colaboração dentro da equipe (por exemplo, colaboração entre pessoas dentro do departamento de engenharia) e colaboração entre equipes (por exemplo, a colaboração entre departamentos de engenharia e marketing). Além disso, também pode incluir colaboração com parceiros fora de sua empresa. Este trabalho em equipe pode acontecer presencialmente ou virtualmente, mediado por tecnologia de colaboração em equipe (e-mail, mensagens em equipe, videoconferência, etc.). Embora existam muitas definições para colaboração, a anterior envolve vários temas centrais tratados na literatura acadêmica sobre o assunto. Ao procurar sobre a pesquisa de colaboração, eu gostei especialmente da explicação abaixo, que vem do livro Shared Minds: The New Technologies of Collaboration (“Mentes compartilhadas: As novas tecnologias de colaboração), de Michael Schrage. Ela está muito bem resumido neste artigo de Linda Peters e Charles Manz, da Universidade de Massachusetts: “A colaboração é um processo muito mais rico do que a comunicação ou o trabalho em equipe direto. Ela envolve a criação de valor além do que poderia ser criado com a comunicação tradicional ou o trabalho em equipe tradicional” (Schrage, 1990). Só quando os membros da equipe percebem que não podem fazer tudo sozinhos e começam a aceitar e respeitar os insights, perguntas e ideias de outras pessoas é que a colaboração começa a ocorrer. Segundo Schrage (1990), o sucesso do esforço colaborativo pode ser medido por seus resultados. Em outras palavras, é amplamente aceito que as equipes que colaboram de forma eficaz são mais inovadoras, produtivas e satisfeitas do que as equipes que não colaboram.” Essa definição é um lembrete inspirador do poder da colaboração feita corretamente: a capacidade de criar algo maior do que você poderia sozinho. No entanto, também sinaliza os desafios da colaboração e o quão difícil pode ser fazê-la bem. Vamos explorar mais a fundo o que é uma colaboração eficaz e quais habilidades você precisa para colaborar com sucesso.

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Como é a colaboração em equipe eficaz?

Como Peters e Manz observam, as equipes que colaboram de forma eficaz são mais inovadoras, realizam mais e estão mais satisfeitas do que as equipes que não colaboram – ou não colaboram bem, podemos acrescentar. Mas, além dos resultados positivos, o que caracteriza a colaboração em equipe bem-sucedida? Peters e Manz destacam os três fatores que podem influenciar a eficácia ou a ineficácia da colaboração da sua equipe, com um olhar particular para a colaboração virtual:

Confiança: As equipes que colaboram bem confiam em todos no grupo para agir no melhor interesse da equipe. Eles sabem que podem contar uns com os outros. Eles não temem que um membro da equipe faça uma escolha que beneficie a si próprio, mas prejudique a equipe e iniba sua capacidade de alcançar o objetivo dela. Para construir essa confiança, as equipes virtuais (ou híbridas) precisam se envolver em um diálogo significativo, aproveitando cuidadosamente a tecnologia de colaboração para permitir que façam isso.
Entendimento compartilhado: Todos na equipe entendem e aceitam seu objetivo comum, a direção estratégica da equipe, as habilidades que cada pessoa traz para a equipe e como eles podem trabalhar juntos para atingir seus objetivos. As pessoas estão cientes de mais do que apenas sua contribuição individual e essa perspectiva mais ampla as motiva a trabalhar juntos em direção ao seu objetivo.
Profundidade de relacionamentos: Pesquisas (incluindo esta obra clássica) mostraram que equipes virtuais de sucesso investem tempo regular construindo relacionamentos entre si. Além disso, relacionamentos mais profundos podem ajudar a aumentar a confiança e o entendimento compartilhado. Peters e Manz incentivam o esforço concentrado na construção de relacionamentos o mais próximo possível do início do projeto ou iniciativa.

Quais habilidades são importantes para a colaboração em equipe?

Agora que falamos o que é uma colaboração eficaz, vamos nos concentrar por um momento nas habilidades de que você precisa para alcançar a excelência na colaboração. Eu resumi brevemente nove habilidades principais de colaboração abaixo, extraindo ideias do artigo de 2014, Creating a Collaborative Organizational Culture (Criação de uma cultura organizacional colaborativa), da Kenan-Flagler Business School da Universidade da Carolina do Norte (para uma discussão mais detalhada, consulte esta publicação do blog). Colaboradores fortes são especialistas em:

Como adotar a mudança
Como pedir a contribuição de outras pessoas
Como compartilhar informações com outras pessoas
Como ouvir para entender
Como oferecer comentários construtivos
Como utilizar habilidades de negociação
Como reconhecer e recompensar outras pessoas
Como aumentar a autoconsciência
Como chegar a um consenso

Uma característica comum que funciona na maioria dessas habilidades é a necessidade de se comunicar bem. E em nosso mundo de trabalho virtual e híbrido, a comunicação se tornou muito mais complicada. Em vez de trabalhar face a face no mesmo espaço físico, as equipes se conectam por meio de qualquer tecnologia de colaboração, de videoconferência e chamadas na nuvem a mensagens e e-mail. Embora muito trabalho possa ser feito por meio de mensagens diretas ou telefonemas, ver as pessoas com quem você está falando pode melhorar a experiência de comunicação. A pesquisa enfatiza a importância da comunicação não verbal: Por exemplo, em seu capítulo no Handbook of Communication and Social Interaction Skills (Manual de habilidades de comunicação e interação social) , Judee Burgoon e Aaron Bacue, da Universidade do Arizona, citam evidências de que uma parte significativa da comunicação é de fato não verbal. Ser capaz de colaborar pessoalmente ajuda a garantir que essas dicas não verbais não sejam perdidas e você possa se comunicar com a maior clareza possível, algo que é essencial para uma colaboração bem-sucedida. E isso nos traz de volta à videoconferência.

Por que a videoconferência é importante para uma colaboração em equipe eficaz?

A videoconferência permite que você veja seus colegas “face a face”, mesmo que estejam a quilômetros de distância. Ao ligar seu vídeo, você garante que não perderá nenhuma dica não verbal importante e poderá se conectar com as pessoas mais profundamente. Ao dar a si mesmo a melhor chance possível de compreender e ser compreendido pelos outros, você se prepara para se destacar nas várias habilidades necessárias para uma colaboração eficaz, incluindo negociação, obtenção de consenso, fornecimento de feedback construtivo e escuta para compreensão. Tudo isso parece muito bom, mas o que dizem os dados? A comunicação virtual face a face realmente ajuda a facilitar a colaboração eficaz? Dados de estudos recentes(aqui e aqui) sugerem que definitivamente sim. Pessoas que usam vídeos regularmente têm:

4 vezes mais probabilidade de dizer que é mais fácil colaborar.
6 vezes mais probabilidade de dizer que tiveram um aumento da empatia dos colegas.
5 vezes mais probabilidade de dizer que é mais fácil se conectar com colegas em qualquer local.

Por outro lado, aqueles que raramente usam o vídeo têm:

7 vezes menos probabilidade de se sentir conectado à estratégia da empresa.
2 vezes mais probabilidade de dizer que estão insatisfeitos com a empresa atual.

Observação: Para obter ainda mais informações, veja aqui uma lista mais completa de estatísticas sobre videoconferências . Além de fornecer acesso a dicas não verbais valiosas para uma compreensão ideal, a comunicação virtual face a face oferece outros benefícios que ajudam a criar um ambiente de colaboração ideal. As outras descobertas da pesquisa destacadas acima também lançam alguma luz potencial sobre por que o vídeo torna mais fácil a colaboração. Vamos revisitar os três elementos necessários para uma colaboração eficaz que Peters e Manz destacaram – confiança, entendimento compartilhado e profundidade de relacionamentos – e ver como as descobertas sobre o vídeo são mapeadas neles.

Confiança e profundidade de relacionamentos: Pessoas que usam vídeos regularmente têm maior probabilidade de sentir maior empatia por parte dos colegas. Mostrar empatia e sentir a empatia de outras pessoas pode ajudar a criar um ambiente de confiança e aprofundar relacionamentos, dois dos ingredientes para uma colaboração eficaz que discutimos acima.
Entendimento compartilhado: Pessoas que raramente usam o vídeo também têm menos probabilidade de se sentirem conectadas com a estratégia da empresa, talvez experimentando uma falta de entendimento compartilhado e compromisso com os objetivos da equipe necessários para uma colaboração de alto nível.

Dadas essas descobertas promissoras, vale a pena avaliar o uso de vídeo em sua empresa. Existem etapas adicionais que você pode seguir para cultivar uma cultura saudável e que prioriza o vídeo?

O estado atual do uso do vídeo em reuniões virtuais

Apesar dos benefícios do vídeo, apenas 58% dos trabalhadores remotos ligam o vídeo de forma consistente quando participam de reuniões em casa. Por que não há mais pessoas usando o vídeo? E como você pode incentivar sua equipe a integrar o vídeo em seu fluxo de trabalho para que todos possam colher os benefícios da colaboração?

Vamos falar sobre o cansaço do vídeo

Primeiro, vamos reconhecer o elefante na sala: o cansaço do vídeo. O cansaço do vídeo é definitivamente um problema e provavelmente a principal razão pela qual as pessoas não usam o vídeo regularmente. Considere que 61% dos trabalhadores remotos relatam que o cansaço das videoconferências aumentou desde que começaram a trabalhar em casa. Jeremy Bailenson, da Universidade de Stanford, discutiu extensivamente sobre por que o cansaço do vídeo pode ocorrer, identificando as possíveis causas, incluindo contato visual prolongado a distâncias curtas e exaustão de olhar “o dia todo no espelho” de sua própria imagem no vídeo. Mas, em vez de abandonar totalmente o vídeo, você pode adotar estratégias para um uso saudável dele para que possa aproveitar os benefícios da colaboração enquanto mitiga potenciais desafios. Por exemplo, considere agendar um dia sem reuniões por semana para o trabalho focado e encorajar as pessoas a desligarem sua autovisualização para evitar o efeito de espelho durante o dia todo. Considere também a oferta de treinamento sobre presença em vídeo para que os funcionários se sintam confiantes na câmera e não tenham estresse adicional com uma boa apresentação. Uma atualização das práticas recomendadas sempre pode ajudar, mesmo se sua equipe estiver utilizando videoconferência há anos.

Você tem a tecnologia de colaboração certa?

Ter a tecnologia de colaboração certa também pode melhorar ou acabar com sua experiência de reuniões em vídeo. Você está utilizando um software de videoconferência inteligente que permite que os funcionários se conectem facilmente? Os funcionários têm o hardware certo e necessário para experiências de vídeo de alta qualidade? A grande maioria das pessoas (90%) afirma que sua experiência de reunião em casa poderia ser melhorada. Os desafios comuns são ruído de fundo indesejado, muitas pessoas falando ao mesmo tempo, incapacidade de fazer um brainstorm de maneira eficaz e baixa qualidade da Internet.

A tecnologia de colaboração certa pode ajudar muito a mitigar esses desafios e aumentar a probabilidade de os funcionários participarem de videoconferências. Em uma pesquisa com funcionários remotos, os participantes identificaram vários recursos e ferramentas importantes que melhorariam sua experiência de reunião virtual, incluindo remoção de ruído de fundo, ferramentas de quadro de comunicações digital, qualidade de vídeo que se ajusta automaticamente às condições de largura de banda e melhores dispositivos para reuniões e colaboração. Veja algumas questões a serem consideradas ao avaliar seu conjunto de tecnologias de videoconferência:

É necessário disponibilizar aos funcionários webcams, fones de ouvido e iluminação de qualidade para que se sintam confiantes no vídeo?
Os membros da equipe precisam de monitores extras ou dispositivos de colaboração all-in-one para terem espaço para colaborar com conforto?
A sua solução de videoconferência oferece recursos inteligentes que podem reduzir o cansaço, como áudio direcional, remoção de ruído de fundo e enquadramento de câmera inteligente?
A sua plataforma de videoconferência também oferece quadro de comunicações digital e anotação de conteúdo para que todos possam facilmente conversar e participar?
Durante as videoconferências, as pessoas podem se envolver de várias maneiras, como enquetes, bate-papo, perguntas e respostas, reconhecimento de gestos e emojis?
A sua solução oferece transcrição e tradução em tempo real para remover as barreiras linguísticas e ajudar todos a acompanhar?
Sua equipe poderia se beneficiar de telas projetadas para reduzir o cansaço visual, otimizando o brilho e o contraste?

Construindo uma cultura saudável de vídeo em primeiro lugar

À medida que continuamos a reimaginar a colaboração nesta era de trabalho híbrido, uma cultura saudável de vídeo em primeiro lugar pode desempenhar um papel importante no sucesso da sua empresa. Com limites bem definidos para se proteger contra o cansaço do vídeo e com a tecnologia certa, sua equipe pode aproveitar ao máximo o potencial do vídeo para aprofundar relacionamentos, construir confiança e entendimento compartilhado e ajudar sua colaboração a prosperar.

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