Seis estratégias essenciais para o sucesso com eventos híbridos

A próxima geração de eventos será híbrida

Assim como a forma como trabalhamos está evoluindo, a indústria de eventos está pronta para sofrer interrupções há anos. Muito antes de o mundo ser atingido pela maior crise de saúde em um século, as pessoas estavam debatendo se os eventos de grande escala haviam morrido na última crise financeira de 2008. A chegada da pandemia serviu apenas como um catalisador para a mudança necessária na indústria de eventos.

Com o atendimento presencial não sendo mais uma opção, os líderes de eventos foram forçados a mudar para eventos virtuais e repensar o que a experiência do usuário final precisava ser e como melhorá-la. Os eventos virtuais mudaram radicalmente a forma como as organizações hospedam e se envolvem com seus públicos. Isso acabou sendo bom para todos.

Os benefícios para os organizadores de evento eram vários: eles podiam alcançar muito mais pessoas por uma fração do custo, gerar maior envolvimento individual dos participantes, oferecer experiências mais personalizadas e facilitar o rastreamento de leads. Os participantes também se beneficiaram com a mudança para o virtual: economia em custos relacionados a viagens, tempo longe do trabalho e da família, capacidade de multitarefa, maior flexibilidade em participar de diferentes sessões ao vivo e sob demanda e pode interagir com pessoas usando redes sociais como LinkedIn etc.

Os benefícios dos eventos virtuais apenas reforçaram o sentimento crescente de que as megaconferências do passado eram muito grandes, muito difíceis de se destacar e muito caras para todos os envolvidos, e os benefícios eram, na melhor das hipóteses, nebulosos. Considere apenas os custos. Se você pretende participar de uma das principais conferências, espere que os custos sejam de cinco ou seis dígitos: Para participar da CES, por exemplo, taxas, hospedagem e despesas extras para um expositor que informou essas quantias (para S.A.) somam mais de US$ 150.000,00!

As conferências do futuro precisarão ser mais personalizadas para cada participante, mais acessíveis, mais íntimas e mais inclusivas. Isso exigirá fornecer aos participantes experiências híbridas, onde os eventos virtuais e presenciais são integrados usando novas tecnologias que permitem o planejamento avançado de eventos, experiências mais personalizadas e envolvimento contínuo.

Uma grande mudança para eventos híbridos é prevista por muitos grupos de pesquisa. Um estudo da Metrigy Research mostrou que 63 por cento dos planejadores de eventos estão mudando para eventos híbridos no próximo ano. Também fizemos parceria com a Futurum Research em outro relatório de pesquisa que revelou que 79 por cento dos participantes prefeririam ter a flexibilidade de comparecer a um evento pessoalmente ou virtualmente.

Os eventos híbridos proporcionarão experiências com o alto engajamento de um evento físico combinado com o alcance de um evento virtual, dando aos organizadores e participantes mais opções e flexibilidade do que nunca. Embora não haja dúvida de que eventos e conferências estão no início de uma grande transição para o modelo híbrido, alguns dos princípios-chave de marketing e ROI ainda se aplicam no que se refere à produção de uma experiência de alto valor e alta qualidade. Para ter sucesso, os planejadores de eventos e profissionais de marketing vão querer considerar estas seis estratégias essenciais que acredito devem fazer parte da construção de um evento híbrido de sucesso:

Estratégia zero: Invista para o sucesso

A estratégia mais crítica antes mesmo de começar suas estratégias de eventos híbridos, é pensar onde investir seu dinheiro de marketing. Ou seja, quais eventos vão render a melhor exposição, experiência e ROI em um mundo de transição/pós-COVID?

Estratégia um: Crie entusiasmo antes do evento

Não comprometa o engajamento do marketing pré-evento. Comece a promover seu evento muito antes do início do evento. A experiência pode começar meses antes do evento para criar entusiasmo e impulsionar as inscrições.

Estratégia dois: Torne o registro divertido, fácil e envolvente para os participantes

Adicione diversão à experiência de registro dos participantes. Por exemplo, transforme o processo em um jogo com concurso relevante ou promova networking de alto valor durante o evento com uma celebridade ou palestrante de destaque. Para facilitar o registro, use uma plataforma de registro simples e centralizada para seus participantes presenciais e virtuais para que você possa visualizar facilmente dados importantes como tipos de ingressos, trilhas de eventos e interesses dos participantes para que você possa fornecer experiências ainda mais personalizadas.

Estratégia três: Crie conteúdo significativo, pessoal e atraente

Certifique-se de que seu conteúdo seja relevante para os participantes presenciais e virtuais e não tenha atividades conjuntas planejadas que isolem um grupo da participação. Você deseja ter certeza de que os participantes presenciais e virtuais estão igualmente envolvidos. Pense em “um evento, duas experiências”.

Estratégia quatro: Faça que tudo seja sobre eles. Não sobre você.

Forneça experiências inclusivas na web por meio de aplicativos móveis e da web que permitem que os participantes vejam as sessões, participem do engajamento do público e da rede, independentemente de como ou onde eles participam. Use os dados retidos em vários eventos para recomendar automaticamente sessões, palestrantes, patrocinadores, vídeos sob demanda, etc. que estejam alinhados com o comportamento e as preferências anteriores de cada participante.

Estratégia cinco: Crie uma comunidade para que os participantes voltem para mais experiências

É importante garantir que os participantes sejam vistos e ouvidos: crie um ambiente integrado e interativo. Os participantes no local têm o benefício de experimentar a comunidade em primeira mão em um evento, então encontre maneiras de trazer essa mesma experiência de comunidade para o seu público virtual, incorporando enquetes ao vivo e perguntas e respostas em suas sessões. Crie também comunidades on-line para os participantes virtuais e incentive-os a manter a conversa após o evento.

Estratégia seis: Use o evento como ponto de partida para aprofundar relacionamentos

Suas ações pós-evento são tão importantes quanto o que você faz durante um evento. Você deseja persuadir os participantes de que aprenderam algo que os mantém engajados além do evento e abre uma oportunidade para aprofundar o relacionamento com eles. Por exemplo, forneça envolvimento contínuo com os participantes após o evento, aproveitando dados sobre seus comportamentos e preferências de eventos virtuais e presenciais para construir jornadas personalizadas para os participantes em eventos futuros.

Novas oportunidades para organizadores e participantes de eventos

A pandemia foi um sinal de alerta de que era hora de os eventos presenciais evoluírem. A mudança radical para eventos virtuais no último ano revelou que havia novas oportunidades para organizadores e participantes de eventos: a experiência, o conteúdo e o envolvimento. No futuro, as comunidades interagirão por meio da combinação de experiências virtuais e presenciais de maneiras que simplesmente não eram possíveis no passado.

Outro resultado dos eventos híbridos é que você atrairá um grupo totalmente novo de participantes que talvez nunca tenham comparecido aos seus eventos antes. Certifique-se de aproveitar novas tecnologias para atrair e envolver esses recém-chegados, para que você possa transformá-los em devotos de seus eventos por muito tempo.

Há uma mudança de paradigma em andamento com eventos híbridos como a nova norma. Mas é mais do que uma mudança na abordagem dos eventos, é uma mudança de mentalidade em que temos a oportunidade de criar um novo tipo de evento que constrói comunidades, aprofunda relacionamentos e coloca as pessoas e suas experiências em primeiro lugar. Desejo a você o maior sucesso em sua jornada neste novo mundo de eventos híbridos e mal posso esperar para ver como será a evolução deles.