用於進行生產會議的簡單步驟
由於大多數辦公建築被關閉，並且全球數以百萬計的人員在家工作，虛擬會議已明顯增加，並且正在填寫我們的每日時程表。 根據 Bain & Company 的一項研究，員工在會議中的時間通常占其 15%，而高經理則將 50% 的時間用於會議。 「會議超載，這已在許多組織中造成問題，可能由於家庭環境而造成目前的工作發生問題，」Gartner 的 Sr 研究主管 Mike Fasciani 說道。 我們同意。 單獨在 Webex 平臺上，我們每個月看到的會議分鐘數從 2020 年 2 月報告的大約 70 億分鐘增長至 2020 年 5 月 250 億。
取回控制權
預設情況下，虛擬會議是保持我們聯繫的推動力量，這是必要的。 但是，如果 71% 的經理將會議當做不開會，我們是否確實必須擔心會議時間？ 回答為否;我們可以並且必須恢復控制權。 因此，問題出在「如何保持生產力並及時做出決策，而不需要在會議中花費太多時間？」 答案就是減少會議、減少干擾以及減少決策者。 以下是有關如何完成此操作的一些提示。
1） 盡可能縮短您的會議 ，並注意會議持續時間。 請離開 30 和 60 分鐘的會議，並將所有會議轉換為減號 5，減號 10 或減號 15 分鐘（與過去一樣）。 會議擁有者可以撥打 15 或 20 分鐘的會議，如果所有的議程需求。 如果這樣，請優化結果，而不是持續時間，而只開會以建立價值。 如果會議風險延長，但允許進行更多決策，並且移除了另一個會議需求，這甚至更好。
2） 最小化頻率;更少是 多考慮重複會議的節奏。 將每週移動一次至每兩周。 每月移至季度。 每天移至星期一、星期三、星期五或每週。 計算您的每週一對一時間承諾，並可減少最多 50%。 一般來說，所有重複會議只能為後 4 次會議設定，這樣可協助您為會議需求設定會議室。
3） 詢問您自己：「我們需要開會嗎？」
這裡是非同步 未來。 有了靈活的工作排程和時區差異，就難以找到每個人都可用的時間。 考慮是否可以透過團隊空間或團隊空間實現任何特定檔共用目標。 嘗試將一些會議 轉換為Webex Teams對話，並稍後進行確認以查看技術是否有效且應該被重複。 在會議與空間之間執行Webex Teams A/B 測試，以查看您是否可以避免會議，以開始。 在一個包含所有正確人員的工作工作空間中，可以完成多少令人驚歎。
4） 利用視音限制 多工，請吸引更多人使用視視，以便他們積極參與和保持真實存在。 我們中很多人在協作時互相耗用能量，而視像説明我們吸收該能量。 它還有助於在會議期間最小化重任務數。 如果人員是多工作業，則他們不應在工作上，而可以使用時間完成工作。 部分人員必須關閉其視音，但他們仍然能夠在會議中高效參與，這一點永遠存在合理的原因。 真正的要點是鼓勵人員關注而不是多工。
5） 使決策 接近執行，查看過去會議的筆記，從而支援您的出席者並減少延遲。 如果在過去 3 個會議中，某人一點都未出力，請停止打擾他們並強制其出席。 如果您要邀請員工及其上司參加同一個會議，則應該深入瞭解為何他們被要求出席。 嘗試使決策儘量靠近執行（階層中的更低層級）。 如果您邀請了 CEO，可以改為邀請高級 VP 報告給他們嗎？ 這強制每個人在層級上，並且也會將更多責任授予實際實作的人。
6） 提前計畫並 
設定明確的期望：在會議後準備議程、預先閱讀（適當）和後續跟進。 取消任何未提前張貼議程的會議。 另外，取消任何會議中的下一次會議，其中某人尚未捕獲前一個動作或離開。 （提示： 您可以使用 Cisco Webex Assistant 來執行此工作）。 會議需要付費，而且如果人員沒有進行相應的投資，應該取消會議。
a. 預讀與準備： 要求預先讀取並至少提前 48 小時將其傳送給出席者。 預讀有助於明確會議 的目標，並強制人員在會議前思考、摘要和流覽他們 的想法。 此處的’社交合約」是出席者必須提前讀取預讀內容。 如果未提前送出預先讀取的，請重新排定會議。
B。 議程/後續動作： 會議擁有者負責建立和共用議程（可包含在預讀資料中）和張貼會議動作專案。 如果沒有兩者，應該允許人員跳過會議。
C。 索引： 提前使用議程的一個好處是，您可能只需要為特定主題準備一個議程。 在這種情況下，您可以在一個同意的時間出現，或者要求其中一個會議出席者在您需要之前將 Teams 訊息傳送給您。
D。 尊重其他人的時間： 請勿使用會議作為替代來跟進會議。 離線工作，不要浪費其他人的時間，讓自己加快會議速度。 如果您有關于某專案的特定問題或需要其它資訊，請于會議後 1：1 與適當的人員聯繫。
e. 專案： 團隊需要持續更新會議構件、儀表板、狀態報表及度量值 ，然後公佈它們供其他人即時使用。 其他人應該為這些鏈名加書簽並事先複查它們，這樣他們可以在會議中提問。
7） 封鎖時間來保持承諾
您的日曆可以保護您：
a. 排定會議後時間以完成您的工作。 封鎖個別承諾的時間以確保其完成。 這可以是您需要撰寫、指導時間、即時一對一或只是考慮時間的建議。 保護這一時間的方式，與保護對主持會議的承諾的方式相同。
B。 在人員日曆上排定提醒和遞送日期。 會議經常要檢查動作。 確定動作後，在日曆上排定提供交付專案的時間，並確保在 Teams 空間中提供這些交付專案。 這樣，您可以在給定空間中向下追蹤它們，而無需會議。 此外，如果有專案計劃，請繼續更新專案計劃並參閱以取得狀態，而不是進行另一個會議。
8） 排定「無會議」日期 Consider 有會議免費天數進行深入工作。 其中一個範例是保護工程師。 有些組織允許工程師每週有 4 天無會議。 他們參加的唯一會議是自己與其他工程師或架構者召開且與完成工作相關的會議（支援、程式碼複查等）。 Sprint 階段任務、一對一、所有手和員工會議在一周的第五 天進行。
9） 從 「遺漏問題」翻頁至「遺漏了一些更新」，請進行一些更新，並考慮一個全新開始來定期取消所有現有的會議。 您的新日曆將僅從您需要的會議開始，具有相應的人員，並且邀請中以清晰的議程和結果作為開始。 概述人員在進入會議之前必須完成的工作概要。 此外，也願意支援 一些會議。 不要出席您確定 不會參與的會議。 相反地，Webex Assistant出席者並取得副本或隨後反顯示內容的存取權限。
10） 有目的地實現您的 目標在課程中。 在會議期間設定並同意計畫後，請避免錯誤，因為它們會從多個方重新對齊，導致重新進行。
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貢獻： Contact Center 領導和協作群組領導都以以下方式提出的特定建議來為這些想法出意見： David Tnank、David Wiener、BrianSchmahl、斯裡達har Gaddiapati、Abhay Kulnini 和 Vinod Muthukrishnan。
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