混合工作模式：一個星期，兩種截然不同的情境

一個星期。兩種截然不同的情境。一窺混合工作模式的利弊和不為人知的一面。

您有沒有想過要多一點屬於「自己」的時間？這在如今隨時待命的環境中實屬不易，如果您還要每天通勤上班的話，更是難上加難。如果不必一早起床梳洗、吃早餐並出門趕路，而是悠哉悠哉地起床、做個運動或享受親子晨間時光，然後直接上線進入居家辦公模式（通勤族這時可能還在轉乘中），您覺得如何？ 現在情況可能是這樣的： 這麼說吧，對許多人來說，這樣的願望即將實現。 混合工作模式現在大行其道，而且合情合理。就地避難命令導致大多數工作人力改用遠端方式工作，人們得以體驗居家工作的滋味，而且他們十分喜愛。事實上，57% 的受訪者表示，如果必須恢復全天進辦公室上班的工作型態，他們可能會考慮離職。 不過，不僅員工要求混合工作模式，企業也將其視為重大契機。有些人甚至認為這是天賜良機，能藉此降低成本、提高生產力，更有助於實現永續發展目標。 等等，冷靜一下。我們先不要抱持過度樂觀的心態。雖然混合工作模式確實可以帶來改善，但成功要件包括願意傾聽員工意見、妥善規劃、採用合適的技術，以及根據最新情勢不斷調整。

混合工作模式一週生活體驗

我將透過兩種情境展示採用混合工作模式的普通員工一週的生活情況。其中一種情境是理想的狀況，另一種情境則是諸事不順的案例。

星期一，情境 #1

John 的公司允許他在星期一和星期五居家工作。他很慶幸這兩天不必通勤，不過也喜歡在辦公室感受到的社群意識。 上午：知道不必急著出門，John 欣然享受了晨間時光。他利用時間與伴侶閒談、做早餐和瀏覽社交媒體。上班時間到了，John 進入臥房開始居家工作。他的公司為他提供了一部筆記型電腦，僅此而已。首先，他查閱了當天的行事曆。 中午：John 參與了居家工作的第一場會議 – 他關閉了視訊，所以同事看不到雜亂的臥房。大多數同事也關閉了視訊，因此他瞭解到看不見與會者時，要知道其他人何時會加入談話是多麼困難。不巧的是，鄰居決定此時修剪草坪。輪到 John 負責的簡報部分時，同事抱怨那聲音過於吵雜。他回答：「居家工作就是這樣，你都不曉得會出什麼狀況。」於是大家決定把 John 負責的部分移到通話尾聲。 下午：John 安排了約診就醫，他知道居家工作時會有一些餘裕，能藉機進行一直拖延的檢查。出於隱私考量，他並未讓手機接收公司的訊息或電子郵件。由於他外出，因此在這段期間，他錯過了一些重要訊息。當他回來辦公時，看到錯過的一切時，他驚慌失措，急忙趕上進度。

星期一，情境 #2

Kate 的公司制訂了彈性的混合工作模式。所以她可以自行選擇想要進辦公室的日子，還可以在自己覺得最有效率的時間工作。她感到公司相信她會做出正確的決定。 上午：Kate 知道大多數同事選擇星期一居家工作，所以她也決定待在家裡。此外，她有很多重點工作要做，所以想要在一週剛開始、會議還沒排滿行事曆之前，來處理這些專案。與 John 一樣，她悠閒地度過晨間時光，一邊享受朝陽，一邊準備送孩子出門上學。早上查看訊息後，她關閉了筆記型電腦上的電子郵件和傳訊應用程式，以免因此分心。她在手機上啟用了團隊訊息的通知，確保當緊急事件發生時，自己會及時獲知，儘管這種情況很少發生。 中午：上午的工作進度不錯，Kate 進行了當天首次通話。她在廚房的小角落接聽，因為那裡位置舒適而且視野極佳。Kate 的公司為她提供了一部可攜式協作裝置：不僅是她喜愛的藍色，也是她居家工作時不可或缺的利器。只要按一下按鈕即可加入通話，甚至還有數位助理功能。只要說「加入我的通話」，她就能立即參與會議。 裝置還具備白板或註解功能，而且最棒的是，大多數同事都配備了類似的裝置。當她向團隊進行簡報時，郵差靠近廚房門邊，她的狗就開始狂吠。為此，她說了：「很抱歉，打擾團隊了！」團隊中有些人表情疑惑，其中一位同事回答：「哪裡打擾了？」這是因為她的裝置消除了背景噪音，使她說話的聲音能夠清晰呈現。 下午：Kate 再次關閉傳訊功能；一天到此暫時告一段落，她要去接搭校車下課的孩子了。與平時一樣，她在下午 3:30 開始較長時間的休息，負責照顧孩子和協助他們寫作業，等孩子入睡後，再重新回到工作上。整個團隊都知道她的作息，並且接受和鼓勵她這麼做，這是最美好的一點。公司提供的彈性和自由讓 Kate 得以兼顧生活的各個方面並全力以赴，她很感激能為這樣的公司效力。

星期三，情境 #1

今天又是 John 要進辦公室的一天。星期二進了辦公室，而且知道星期四還要進辦公室之後，他已經期待星期五的到來。 上午：John 早早起床，準備上班。他討厭通勤，但能聽喜愛的 Podcast 來打發時間也還不錯，而且他期待上班時能與公司中的好友交流。 中午：John 在上午喝了幾杯咖啡，並且補齊前一天未完成的專案進度。他參與了團隊會議，大家聚在同一間會議室裡。由於空間狹小，不僅讓人感到不適，也很難保持社交距離，不過正值變遷之際，他也只好順其自然了。團隊進行腦力激盪，把一些新的想法寫在白板上。隨後，John 知道書寫內容會被擦掉（即使白板頂端的方框內寫著大大的紅字「不要擦掉！」），因此走上前為白板拍照。他知道這是機密專案，但經理要求他拍照，並透過電子郵件傳送照片與其他團隊成員分享。他覺得使用個人手機這麼做有點不合適；很遺憾，這已經不是經理第一次要求他為白板拍照了。 下午：John 開始感到精神不濟，因此他決定寫些電子郵件，並與同事聊天，藉此消磨時間。他想出去散步提神，但午休時間已經和同事外出用餐，而他知道公司很重視大家在辦公室的出勤時間。畢竟，員工每次進出都必須掃描識別證，而且 John 聽說管理部門一向嚴格查勤。下班後，John 開始通勤回家。

星期三，情境 #2

Kate 與團隊安排了一場腦力激盪會議，並邀請能進辦公室的同事親自出席。 上午：Kate 與團隊的會議時間是下午 1:00，所以她在上午有一些時間處理訊息和工作，然後準備前往辦公室。當她抵達辦公室時，她想起了疫情爆發前的景象，與今日所見截然不同。由於當天只有大約半數的員工進辦公室，因此停車十分輕鬆。 中午：Kate 進門時，迎接她的是具有數位告示板的裝置： 她很感謝公司提供辦公室容留人數相關資訊，以及關於最新辦公室政策的提醒。她說：「Ok，請幫我找一間會議室。」顯示器上隨即出現 QR 碼，以及會議室路線指引。她使用手機掃描 QR 碼，按照指引前往距離最近的可用會議室。

  下午：Kate 傳送了會議室路線指引給每位團隊成員，大家都準時抵達。桌上的裝置顯示會議室在幾小時前已清潔乾淨，以及會議即將開始。她知道有兩位團隊成員無法前來辦公室，於是設定了虛擬會議。 Kate 說：「加入我的會議。」遠端團隊成員隨即出現在視訊會議畫面上，畫面同時兼具白板功能。居家工作的團隊成員與會議室中團隊成員的檢視畫面相同，每人下方均顯示姓名標籤。 現在團隊齊聚一堂，她以無線方式共用了一份簡報。其中一位遠端團隊成員提出建議，並開始為簡報加上註解。隨後不久，大家都在白板上展開協作，來自辦公室和團隊成員家裡的資訊紛紛湧現。腦力激盪會議結束後，Kate 安心地散會。她知道每個人的想法都安全地記錄在傳訊空間，因此感到滿意，一方面是因為她能夠與整個團隊緊密連結，另一方面也是因為大家能夠同心協力完成任務。

星期五，情境 #1

John 終於盼到了星期五。他的公司希望員工維持固有的朝九晚五工作時間。星期五有很多場會議，但他知道大家都嘗試準時完成一項大專案。 上午：John 收到了人在東岸的經理發出的會議邀請。John 住在西岸，當地的會議開始時間是上午 7:30。他覺得心煩意亂，因為每個星期一和星期五令人期待的晨間美好時光沒了。經理討論了專案內容，並且向 John 說明在當天結束前完成專案的重要性。John 提到他必須優先安排當天的工作，而另一項專案將因為連場會議而延遲。老闆理解 John 的難處，不過他仍不容易在行事曆上騰出專注工作的時間。 中午：結束幾個通話之後，John 坐下來處理工作。他覺得有點匆忙，不過終於有些進展還是值得高興，而且沒有辦公室內的干擾使他分心。當伴侶問 John 午餐有何安排時，他只能不情願地說自己必須邊吃邊討論工作。 下午：John 要向其他團隊成員展示自己的進度。他覺得成果很棒，準備好好進行簡報。輪到他時，他發現自己的 Wi-Fi 訊號微弱。音訊和視訊畫面都斷斷續續。他播放了投影片，但同事開始抱怨他的音訊品質不佳。他短暫離開辦公桌，發現伴侶正在串流播放 Netflix 節目，於是隨即請對方關閉。解決頻寬問題後，John 回到位置上繼續完成簡報。老闆插話說：「看來這種居家工作型態真的不適合我們。」

星期五，情境 #2

Kate 的公司制訂了星期五不開會的規定，並提供靈活的工作時間。 上午：Kate 利用上午的時間跟進團隊更新資訊、總結一週的行動項目，而且爭取到一些能讓自己專心處理其中一項專案的寶貴時間。在這段過程中，她不必注意下一場會議的時間。首先，她使用非同步視訊平台觀看每位團隊成員於星期四提交的每週更新資訊。每位團隊成員都會錄製 10 分鐘的每週更新資訊，詳述該週完成的事項、下週工作規劃，以及需要向她尋求協助之處。可以利用自己方便的時間掌握一切訊息，這點深受她喜愛。視訊播放速度自動設定為 1.2，以便她快速聽取所有細節，沒有任何遺漏。 中午：上午處理完幾個大專案後，Kate 走到附近的咖啡廳，一邊戴耳機聽音樂，一邊完成一些工作。工作過程中，經理傳送訊息給她：「很抱歉！我知道今天不開會，但現在有空聊幾分鐘嗎？」Kate 透過筆記型電腦與老闆會晤，但現場的 Wi-Fi 訊號不穩定。她的視訊自動調設定，降低背景畫面的解析度，同時維持本人影像清晰。她的耳機內建降噪功能，所以經理完全聽不到咖啡廳的喧嘩。 下午：Kate 回家後花了幾分鐘查看自己的個人目標和專業目標。她的協作解決方案提供深入分析，讓她瞭解自己與團隊的合作狀況，同時設定工作與生活間的平衡，以及專注時間目標。這項工具通知她，下週與一位團隊成員有個會議，但時間安排在下班後的謝絕打擾時段。尊重團隊成員的時間安排以及工作與生活間的平衡至關重要，於是她重新安排了通話時間。 接著，Kate 制定下週的計劃，這樣她就可以安心享受週末，因為已經掌握了所有需要完成的工作，而且知道星期一將要展開的第一個專案為何。懷著對本週工作表現感到滿意的心情，她迎接孩子回家，並與他們共度美好時光。如有靈感，她也可能在週末投入工作，但現在結束一週混合工作模式的時候到了。

將混合工作模式帶回家

綜合以上情節所述，僅僅是讓員工回家上班稱不上是所謂的混合工作人力。根據混合工作模式整備度評估，只有 43% 的受訪者認為自己所屬的組織有針對混合工作模式制訂完整、詳細的規劃。 貴公司必須具備合適的政策和技術，混合工作模式才能順利運作。您必須確保每位員工都獲得接納與充分的支持。您還必須營造混合工作模式的企業文化。如果混合工作型態妥善執行，企業、員工和環境均能受益，共創三贏局面。

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深入瞭解何以混合工作模式成為未來大勢所趨

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