Irische Non-Profit-Organisation bleibt über Webex anhand von Cloudanrufen und mehr verbunden

In der Galway Simon Community, einer bekannten gemeinnützigen Einrichtung der irischen Stadt Galway, wurde während der Ereignisse im Jahr 2020 beschlossen, die Zusammenarbeit in die Cloud zu verlagern – und damit eine technologische Transformation einzuleiten, die noch lange nach dem Ende der Pandemie bestehen bleiben wird. Galway Simon unterstützt Menschen, die von Obdachlosigkeit betroffen bzw. bedroht sind, durch Präventionsarbeit, Zugang zu Wohnraum sowie Leistungen für Gesundheit und Wohlergehen. An mehreren Standorten unterhält die gemeinnützige Organisation verschiedene Initiativen für Galway und die umliegenden Bezirke, darunter eine medizinische Klinik, eine Hilfsmittel-Anlaufstelle, Wohnheime und Wohltätigkeitsläden. Schon vor der Pandemie hatte Galway Simon die schwierige Aufgabe, die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen diesen verschiedenen Standorten sowie Freiwilligen, Teams, Kunden und anderen in der Gemeinde zu koordinieren. Nachdem die Einrichtung durch COVID-19 dazu gezwungen wurde, einen Teil der Vorgänge virtuell durchzuführen, machte der Übergang zur Remote-/Hybridarbeit alles noch komplizierter.

Transformation der Zusammenarbeit mit Cloudanrufen und All-in-One-App

Als gemeinnützige Organisation war bei Galway Simon außerdem keine IT-Abteilung vorhanden. Daher war eine Kollaborationslösung erforderlich, die einfach zu erlernen und zu verwalten ist. Webex bietet nahtlose Telefonie-, Videokonferenz- und Messagingfunktionen in der Cloud und war damit die ideale Wahl, um die Reichweite zu vergrößern und die Gemeinde weiterhin zu unterstützen. Der Weg von Galway Simon mit Webex begann, als BNP Paribas der irischen gemeinnützigen Organisation mehrere Cisco 8800-Telefone spendete. Im Anschluss rief das Galway Simon-Team die Cisco-Niederlassung in Galway an und erhielt eine Einführung in Webex Calling sowie die Webex App. Webex bot das Potenzial, in Verbindung zu bleiben und die Zusammenarbeit zu verbessern. Das war aufregend für das Team. Galway Simon nahm Kontakt zu Sheila Greaney und Gerry Keleghan von den Cisco-Teams in Galway und Dublin auf, die ihre Zeit zur Verfügung stellten, um Webex Calling und die Webex App mit der gemeinnützigen Organisation einzurichten – in Zusammenarbeit mit dem Cisco-Partner PlanNet21 Communications. Als zusätzliches Geschenk spendete Webex Lizenzen, mit denen die Software für die Zusammenarbeit bei Galway Simon genutzt werden kann. „Ich denke, jeder kennt die Arbeit und den Auftrag von Galway Simon. Als sich PlanNet21 Communications die Möglichkeit bot, sich zu engagieren und Galway Simon zu unterstützen, waren wir mehr als bereit zu helfen“, so Ronan Keenan, Enterprise Account Manager bei PlanNet21. „Als Cisco Gold Partner haben wir eng mit den Kollaborationsteams von Cisco zusammengearbeitet, um die digitale Transformation von Galway Simon zu unterstützen“, sagt er weiter. „Mehr denn je sind in Unternehmen heute leistungsstarke, aber einfache Lösungen für die Kommunikationsbedürfnisse erforderlich … Doch die Lösungen müssen sicher sein, und genau das haben wir der Galway Simon Community mit Webex Calling geboten.“

Hybridteams mit Cloudanrufen, Messaging und mehr ermöglichen, in Verbindung zu bleiben

Noreen Glennon, Volunteer & Office Coordinator und Webex-Leiterin bei Galway Simon, sagt, dass sie die Möglichkeit, sich von jedem Gerät und von jedem Ort aus zu verbinden, für sie ein großer Vorteil der Cloudanruflösung ist. „Ich finde es wirklich toll, dass ich den Anruf auf meinem Handy entgegennehmen kann, wenn ich nicht an meinem Schreibtisch sitze“, so Frau Glennon.“ „Das ist eine enorme Erleichterung. Keine riesige Menge an verpassten Anrufen und Sprachnachrichten mehr.“ Das Team konnte auch von den Auswirkungen der Webex App profitieren, einschließlich der Messagingfunktionen. „Wir leben quasi in unseren Chats“, sagt Meaghan Hynes, Head of Fundraising and Communication bei Galway Simon. „Die Chatfunktion von Webex ist hervorragend … Die interne Einführung läuft sehr gut, besonders gefällt mir die Dateifreigabe von Bildern, Videos und Dokumenten. Sie sind da, sie sind aufgezeichnet und jeder kann sie sehen, ohne sich mit dem Server verbinden oder eine Datei herunterladen zu müssen. Das ist unglaublich praktisch.“ Frau Hynes hob auch hervor, wie sich Teammitglieder mit spielerischen Elementen wie GIFs und Emojis besser ausdrücken können. „Das macht auch ein bisschen mehr Spaß, was gut ist, denn bei kurzen Texten kann der Ton manchmal ein bisschen verlorengehen.“

Erreichen der Gemeinde und vereinfachte Koordinierung großer Spendenaktionen

Webex ermöglicht schnelle, nahtlose Kommunikation, was sich als vorteilhaft für die Zusammenführung mehrerer Teams bei der Organisation der großen Spendenaktion „Sleep Out for Simon“ erwies. Am 1. Oktober lud die Einrichtung Menschen aus ganz Galway sowie den umliegenden Bezirken dazu ein, ihr Bett zu verlassen und eine Nacht unter freiem Himmel zu schlafen, um ihre Solidarität mit denjenigen zu zeigen, die kein Zuhause haben. Bei dieser Veranstaltung sollten auch das Bewusstsein für die Problematik der Obdachlosigkeit geschärft und Gelder für die Unterstützung dieser Menschen gesammelt werden. „Das ist eine unserer größten Kampagnen des Jahres. Aus Sicht der Marketingkommunikation und der Interessenvertretung ist viel damit verbunden“, so Frau Hynes. „Es ist wirklich wichtig, Teams zu vereinen und effektiv sowie schnell zu kommunizieren, wenn wir bei Presse- und Radiowerbung sowie PR unter Zeitdruck stehen. Webex beschleunigt alle Vorgänge, besonders dann, wenn die Hälfte des Teams remote arbeitet. Neben der Stärkung hybrid arbeitender Teams und der Erleichterung effizienter Kommunikation hat das Messaging über Webex auch dazu beigetragen, eine nahtlose Zusammenarbeit zu ermöglichen und eine willkommene Alternative gegen „E-Mail-Müdigkeit“ zu bieten: „Ich halte Webex für viel vorteilhafter als E-Mails, denn alle leiden schon unter dem E-Mail-Burnout“, sagte Frau Glennon und betonte die Vorteile der Möglichkeit, schnell Nachrichten an Teammitglieder zu senden. „Außerdem kann ich mir gut vorstellen, dass das sehr nützlich sein kann, wenn mehrere Abteilungen zusammenarbeiten müssen“, erläutert sie weiter. Außerdem merkte sie an, dass die Möglichkeit, innerhalb von Webex Messaging Bereiche für die Zusammenarbeit von Einzelpersonen oder Gruppen zu schaffen, nahtlose, effiziente Kommunikation ermöglicht. Das Team kann ganz einfach auf Dokumente zurückgreifen, die bereits freigegeben wurden, oder sich auf Probleme beziehen, die bereits behandelt wurden. So verschwenden sie keine Zeit damit, sich zu wiederholen oder das Rad neu zu erfinden.

Mehr Reichweite für Galway Simon dank unvergesslicher virtueller Erlebnisse

Im Team von Galway Simon ist bekannt, dass das nur die Spitze des Eisbergs dessen ist, was mit Webex erreicht werden kann. Es gibt bereits mehrere Ideen, wie das Tool in Zukunft genutzt werden könnte. Das Team hofft, künftige „Sleep Out for Simon“-Veranstaltungen per Livestream übertragen zu können und Teilnehmer durch Fragen und Antworten, Live-Abstimmungen sowie andere Interaktionen über Webex einzubinden. Die Webex-Livestream-Übertragung könnte es Teilnehmern aus allen beteiligten Bezirken – Galway, Mayo und Roscommon – ermöglichen, sich miteinander zu verbinden und die Veranstaltung gemeinsam zu erleben. Darüber hinaus wurden bei Galway Simon weitere Möglichkeiten erkannt, die Gemeinde virtuell über Webex zu erreichen. Beispielsweise ist geplant, den Gemeinschaftschor virtuell mit Webex weiterzuführen. Im Chor kommen Mitarbeiter von Galway Simon, Freiwillige und Kunden zusammen. Er hat sich für die betreuten Kunden als äußerst nützlich erwiesen, so Frau Glennon. Frau Hynes plant außerdem, Webex für das Jugendförderungsprogramm zu nutzen, das Schüler über die Ursachen von Obdachlosigkeit aufklären und ihnen zeigen soll, wie sie Galway Simon bei der Lösung dieses Problems unterstützen können. In diesem Rahmen halten Mitglieder des Galway Simon-Teams Vorträge in Schulen, Colleges und Jugendgruppen in Galway, Mayo und Roscommon. Die interaktiven Videokonferenzfunktionen von Webex können dabei helfen, die Reichweite mit ansprechenden virtuellen Präsentationen zu vergrößern, die Reisezeit zu verkürzen und mehr Schulen und Gemeinden zu erreichen. „Wir möchten Webex dazu nutzen, solche Vorträge remote zu halten, während wir unsere Reichweite erhöhen“, so Frau Hynes. „Ich finde es toll, dass wir eine Sitzung oder Veranstaltung mit einer Frage und Antwort oder einem Quiz zum Verständnis von Obdachlosigkeit einleiten können, um am Ende die Ergebnisse zu vergleichen und alle daran teilhaben zu lassen. Das Team von Galway Simon ist des Weiteren sehr zufrieden damit, wie intuitiv die Webex-Plattform in der Bedienung und Verwaltung ist. „Ohne große IT-Abteilung innerhalb unserer Organisation agieren zu können, ist ein großer Vorteil für uns“, so Frau Hynes.

Hier erhalten Sie weitere Informationen dazu, wie Webex Ihre gemeinnützige Organisation oder Ihr kleines Unternehmen unterstützen kann – starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion. Wenn Sie mehr über die Arbeit der Galway Simon Community erfahren und wissen möchten, wie Sie einen Beitrag leisten können, besuchen Sie die Website der Einrichtung.

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