Sechs grundlegende Strategien für erfolgreiche hybride Events

Die Events der nächsten Generation sind hybrid

So, wie sich unsere Arbeitsweise weiterentwickelt, ist auch die Eventbranche bereits seit Jahren reif für tiefgreifende Veränderungen. Schon lange bevor die Welt von der größten Gesundheitskrise seit einem Jahrhundert getroffen wurde, wurde diskutiert, ob große Events nicht schon seit der letzten Finanzkrise 2008 nicht mehr zeitgemäß seien. Die Pandemie diente lediglich als Katalysator für die dringend notwendigen Veränderungen in der Eventbranche.

Nachdem eine persönliche Teilnahme nicht mehr möglich war, waren die Eventverantwortlichen gezwungen, auf virtuelle Events umzustellen und noch einmal ganz neu darüber nachzudenken, wie die Endbenutzererfahrung aussehen sollte und wie man sie verbessern könnte. Virtuelle Events haben die Art, wie Organisationen sie ausrichten und mit dem Publikum interagieren, radikal verändert. Und wie sich herausstellt ist das für alle Beteiligten positiv.

Es gibt etliche Vorteile für die Organisatoren von Events: Sie konnten viel mehr Menschen zu einem Bruchteil der Kosten erreichen, sie konnten die einzelnen Teilnehmer stärker einbinden, ihre Benutzererfahrung stärker personalisieren und leichter bei potenziellen Neukunden nachfassen. Auch die Teilnehmer profitierten von der Umstellung auf virtuelle Veranstaltungen: Sie sparten Reisekosten, konnten mehr Zeit zu Hause bei ihren Familien verbringen, Multitasking betreiben, flexibler an verschiedenen Live- und On-Demand-Sitzungen teilnehmen und sich über soziale Netzwerke wie LinkedIn mit anderen vernetzen.

Die Vorteile virtueller Events haben den Eindruck, dass die Mega-Konferenzen der Vergangenheit für alle Beteiligten zu groß und zu teuer waren und man dabei in der Masse unterging, nur bestätigt – und das alles bei nur sehr vagen Vorteilen. Denken Sie nur einmal an die Kosten. Wenn Sie an einer der führenden Konferenzen teilnehmen möchten, sollten Sie mit Kosten im fünf- oder sechsstelligen Bereich rechnen: Für die Teilnahme an der CES beliefen sich die Kosten für Gebühren, Unterkunft und weitere Aufwendungen für einen Aussteller nach eigenen Angaben (gegenüber Inc.) beispielsweise auf über 150.000 USD!

Die Konferenzen der Zukunft müssen stärker auf die einzelnen Teilnehmer zugeschnitten, kostengünstiger, vertrauter und inklusiver sein. Dazu müssen die Teilnehmer in Fällen, in denen virtuelle und persönliche Events mit neuen Technologien für eine erweiterte Veranstaltungsplanung, eine stärker personalisierte Benutzererfahrung und kontinuierliche Einbindung miteinander kombiniert werden, diese Veranstaltungen hybrid erleben können.

Viele Forschungsgruppen sagen eine erhebliche Verschiebung in Richtung hybrider Events voraus. Eine Studie von Metrigy Research hat ergeben, dass 63 Prozent der Eventplaner im Laufe des nächsten Jahres auf hybride Events umstellen werden. Ein anderer Forschungsbericht, bei dem wir mit Futurum Research zusammengearbeitet haben, hat gezeigt, dass 79 Prozent der Teilnehmer sich die Flexibilität wünschen, persönlich oder virtuell an Events teilnehmen zu können.

Hybride Events kombinieren die hohe Beteiligung physischer Events mit der Reichweite virtueller Events. Dadurch erhalten Organisatoren und Teilnehmer gleichermaßen mehr Optionen und genießen eine bislang nie da gewesene Flexibilität. Zwar besteht kein Zweifel, dass Events und Konferenzen am Anfang einer groß angelegten Umstellung auf ein hybrides Modell stehen, aber dennoch gelten einige der wichtigsten Prinzipien von Marketing und ROI auch weiterhin, weil sie damit zusammenhängen, eine hohe Erlebnisqualität mit hohem Mehrwert zu erreichen. Mit diesen sechs grundlegende Strategien, die meiner Meinung nach beim Erstellen erfolgreicher hybrider Events berücksichtigt werden müssen, sollten sich Eventplaner und Marketing-Mitarbeiter beschäftigen, um erfolgreich zu sein:

Strategie 0: In den Erfolg investieren

Die wichtigste Strategie, noch bevor Sie überhaupt mit der Planung Ihrer Strategien für hybride Events beginnen, ist, sich Gedanken darüber zu machen, wo Sie Ihr Marketing-Budget investieren sollen – d. h. welche Events während der Umstellung bzw. in der Welt nach COVID-19 die beste Sichtbarkeit, die besten Erlebnisse und den besten ROI versprechen.

Strategie 1: Vor dem Event Spannung aufbauen

Machen Sie keine Kompromisse beim Marketing vor dem Event. Beginnen Sie lange vor Beginn des Events mit der Werbung dafür. Sie können schon Monate vor dem Event damit beginnen, Vorfreude zu schüren und Registrierungen zu fördern.

Strategie 2: Registrierung für die Teilnehmer unterhaltsam, einfach und ansprechend gestalten

Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer die Registrierung als unterhaltsam empfinden. Sie können beispielsweise den Prozess spielerisch gestalten, indem Sie einen Wettbewerb dazu veranstalten, oder Werbung mit dem hohen Networking-Wert des Events machen, indem Sie einen prominenten oder besonders gefragten Redner auftreten lassen. Nutzen Sie eine einfache, zentrale Registrierungsplattform für persönliche und virtuelle Teilnehmer, um ihnen die Registrierung leicht zu machen. So können Sie wichtige Daten wie Ticketarten, Event-Tracks und Interessen der Teilnehmer ganz leicht anzeigen, um diesen noch stärker personalisierte Erlebnisse bieten zu können.

Strategie 3: Bedeutsame, persönliche und ansprechende Inhalte erstellen

Achten Sie darauf, dass Ihre Inhalte sowohl für persönliche als auch für virtuelle Teilnehmer relevant sind, und planen Sie keine gemeinsamen Aktivitäten, bei denen eine Gruppe von der Teilnahme ausgeschlossen ist. Sie möchten sicherstellen, dass alle Teilnehmer gleichermaßen einbezogen werden, egal, ob sie persönlich oder virtuell teilnehmen. Motto: „Ein Event, zwei Erlebnisse“.

Strategie 4: Es geht um die Teilnehmer. Nicht um Sie.

Sorgen Sie für inklusive Web-Erlebnisse über mobile Apps und Web-Apps, mit denen die Teilnehmer sich Sitzungen ansehen, sich an Publikumsaktivitäten beteiligen und Networking betreiben können – egal, wie und wo sie das tun. Verwenden Sie Daten, die bei mehreren Events erhoben wurden, um automatisch Sitzungen, Sponsoren, On-Demand-Videos usw. zu empfehlen, die auf das frühere Verhalten und die Interessen der jeweiligen Teilnehmer abgestimmt sind.

Strategie 5: Gemeinschaften aufbauen, damit die Teilnehmer wiederkommen

Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Teilnehmer gesehen und gehört werden – schaffen Sie eine integrierte und interaktive Umgebung. Teilnehmer vor Ort haben den Vorteil, das Sie die anderen unmittelbar bei der Veranstaltung persönlich kennenlernen können. Daher sollten Sie Wege finden, den virtuellen Teilnehmern dasselbe Gemeinschaftserlebnis zu ermöglichen, indem Sie Live-Umfragen und Fragen und Antworten in Ihre Sitzungen aufnehmen. Sie sollten auch Online-Communitys für die virtuellen Teilnehmer einrichten und sie dazu ermutigen, auch nach dem Event weiterhin im Gespräch zu bleiben.

Strategie 6: Event als Ausgangspunkt für engere Beziehungen nutzen

Was Sie nach einem Event unternehmen, ist ebenso wichtig wie das, was Sie während des Events tun. Sie möchten den Teilnehmer das Gefühl vermitteln, dass sie etwas gelernt haben, das sie auch nach dem Event noch bei der Stange hält, und sich eine Möglichkeit eröffnen, die Beziehung zu ihnen zu vertiefen. Sie können beispielsweise Daten über das virtuelle und persönliche Verhalten der Teilnehmer und ihre Vorlieben nutzen, um sie auch nach dem Event dauerhaft einzubinden. So schaffen Sie personalisierte Abläufe für Teilnehmer von zukünftigen Events.

Neue Chancen für Event-Organisatoren und Teilnehmer

Die Pandemie war ein Weckruf, der gezeigt hat, dass persönliche Events sich weiterentwickeln müssen. Die radikale Umstellung auf virtuelle Events, die im vergangenen Jahr stattgefunden hat, hat neue Chancen für Event-Organisatoren und Teilnehmer aufgezeigt – im Hinblick auf das Erlebnis, den Inhalt und die Beteiligung. In Zukunft werden Gemeinschaften durch eine Kombination aus virtuellen und persönlichen Kontakten miteinander interagieren, und zwar auf eine Weise, die früher einfach nicht möglich war.

Ein weiteres Resultat der hybriden Veranstaltungen ist, dass Sie für etliche neue Teilnehmer attraktiv werden, die früher niemals an Ihren Events teilgenommen hätte. Sie sollten unbedingt neue Technologien nutzen, um diese Neulinge auf sich aufmerksam zu machen und anzusprechen, damit Sie sie langfristig für Ihre Events gewinnen können.

Zurzeit läuft gerade ein Paradigmenwechsel ab, bei dem hybride Events zur neuen Normalität werden. Aber es handelt sich um mehr als nur eine veränderte Herangehensweise an Events, es ist vielmehr ein Wandel in unserer Denkweise, der uns die Chance gibt, eine neue Art von Events zu schaffen, durch die Gemeinschaften entstehen, Beziehungen vertieft werden und Menschen und ihre Erfahrungen in den Mittelpunkt gerückt werden. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg auf Ihrer Reise in diese neue Welt der hybriden Events, und ich kann es kaum erwarten zu sehen, wie sie sich entwickeln.