Zwölf Gründe, weshalb Sie das Telefonsystem Ihres KMU durch eine Cloud-Anruflösung ersetzen sollten

Verwendet Ihr Unternehmen immer noch ein herkömmliches PBX-Telefonsystem? Wenn Ihr System und die dazugehörigen Telefone mit der Zeit veralten und die Technik überholt ist, kommen unweigerlich Kosten für die Instandhaltung Ihrer Telefoninfrastruktur auf Sie zu. Wenn Sie Ihren Standort wechseln, können die Kosten für die Umverkabelung eines neuen Büros kostspielig sein, und eine restriktive, fest installierte Telefonanlage erfüllt viele Anforderungen von Remote-Arbeitskräften nicht.

Eine gehostete VoIP-Lösung hingegen nutzt die Leistungsfähigkeit der Cloud, um Ihre Gemeinkosten zu senken und Ihnen mehr Flexibilität bei der Skalierung und Veränderung Ihres Unternehmens zu verleihen. Zwölf Gründe, weshalb Sie den Umstieg von Ihrem herkömmlichen PBX-System auf eine Cloud-Anruflösung in Betracht ziehen sollten.

1) Senkung Ihrer Telekommunikationskosten

Wenn Sie die Verwaltung Ihres geschäftlichen Telefonsystems in die Cloud verlagern, entfällt die Notwendigkeit, verschiedene Komponenten, einschließlich der Infrastruktur und der Telefone selbst, fortlaufend warten, aktualisieren, reparieren und ersetzen zu müssen. Die Umstellung auf ein Abonnement-basiertes Modell ermöglicht es Ihnen, die Telekommunikationskosten vorherzusehen und zu kontrollieren und je nach Bedarf zu skalieren, ohne dass hohe Kosten entstehen.

2) Anrufe von überall aus auf jedem verbundenen Gerät

Wenn Ihr Telefonsystem in der Cloud angesiedelt ist, können Sie jederzeit und von überall aus Anrufe tätigen und entgegennehmen, solange Sie dazu ein kompatibles Gerät verwenden. Das bedeutet, dass Sie Remote-Mitarbeiter unterstützen, im Außendienst in Verbindung bleiben und an einem Anruf oder einem Meeting von Ihrem Smartphone, Laptop, Desktop oder herkömmlichen Telefon aus teilnehmen können. Das Gespräch wird über eine moderne Internetverbindung anstelle von veralteten Telefonleitungen geführt.

3) Profitieren von den Vorzügen einer vollständigen PBX

Gehostetes VoIP bietet ein virtuelles, aber dennoch vollständiges PBX-System, mit dem Sie mehrere Durchwahlnummern erstellen, direkt anwählbare Durchwahlnummern (DID) aktivieren und die verzeichnisbasierte Anwahl nutzen können. Eine virtuelle Vermittlungsstelle kann Anrufer begrüßen, Menüoptionen anbieten und Anrufe weiterleiten, während eine virtuelle Mailbox Nachrichten sammelt, die später abgerufen werden können.

4) Nutzung leistungsstarker Funktionen für Anrufe über die Cloud

Es stehen erweiterte Funktionen für geschäftliche Telefonate zur Verfügung, z. B. Halten und Wiederaufnehmen, Anklopfen, Übergeben, Weiterleiten und Bitte nicht stören.

5) Vereinfachung von Anrufen und Konferenzen

VoIP-Kommunikationssysteme unterstützen eine effektive Arbeitsumgebung und fördern die Zusammenarbeit. Wechseln Sie während eines Gesprächs nahtlos zwischen Telefonen und Geräten und leiten Sie Anrufe mühelos weiter oder führen Sie sie zusammen. Außerdem können Sie Ihr Einzelgespräch im Handumdrehen in eine Konferenz mit mehreren Teilnehmern umwandeln oder ein Gespräch in ein Online-Meeting umwandeln und somit mehr Flexibilität und Optionen nutzen.

6) Nutzung von Messaging und Dateifreigabe nach Bedarf

Cloud-Anrufe können auch mehrere Messaging- und Dateifreigabefunktionen umfassen, sodass Sie sich zur Steigerung der Produktivität mit Kollegen verbinden und zusammenarbeiten können. Per direkten Chat können Sie Nachrichten an Einzelpersonen senden, während Team-Chatrooms ein Gruppen-Brainstorming mit aussagekräftigen Nachrichten, umfangreichen Texten und einfacher Dateifreigabe ermöglichen. Lesen und antworten Sie in Echtzeit oder markieren Sie wichtige Elemente, um sie später zu überprüfen. Alle Nachrichten und Unterhaltungen werden gespeichert und können bei Bedarf problemlos abgerufen werden.

7) Problemlose Zusammenarbeit mit Teammitgliedern, Kunden oder Anbietern

Sprachanrufe können in Online-Konferenzen umgewandelt werden,so dass Sie jederzeit einen Anruf zu einem Meeting machen können. Auf diese Weise können Sie Tools für die Zusammenarbeit nutzen, wie z. B. das Teilen von Bildschirminhalten, die Drag-and-Drop-Funktionalität für Dateien und digitale Whiteboards. Verspätet sich ein Teilnehmer? Zeichnen Sie Ihr Meeting ganz einfach auf und fertigen Sie eine Abschrift an, sodass jeder, der einen Teil des Gesprächs verpasst hat, ihn später nachholen kann.

8) Steuerung aller Funktionen von einer zentralen, cloudbasierten Anwendung aus

Mit einer einfach zu verwaltenden, zentralen cloudbasierten Anwendung können Sie alle für die Verwaltung und den Betrieb Ihres Unternehmens erforderlichen administrativen Funktionen von überall aus durchführen. Ihre VoIP-Vorteile können von jedem in Ihrem Team genutzt werden, solange er über Netzwerkzugangsdaten und ein kompatibles, für Anrufe aktiviertes Gerät verfügt. Für einen noch reibungsloseren Wechsel können Sie auch Ihren eigenen Anbieter behalten.

9) Stufenloses Skalieren Ihres Unternehmens in Ihrem eigenen Tempo

Statt sich mit der Entscheidung auseinanderzusetzen, wann es an der Zeit ist, zu expandieren und an Ihrem Firmensitz mehr physische Leitungen legen zu lassen (und die Voraussetzungen für mehr Mitarbeiter zu schaffen), können Sie Cloud-Anrufe nutzen, um bei der Erweiterung Ihres Unternehmens mit größerer Flexibilität agieren zu können. Das Hinzufügen einer Leitung erfolgt einfach durch das Beantragen der Bereitstellung. Die Leitung kann einem Mitarbeiter dann zugewiesen werden, der teilweise oder die ganze Zeit über im Homeoffice arbeitet.

10) Vorteile durch hohe Sicherheit

Cloud-Anrufe zeichnen sich durch eine hohe Sicherheit aus, dank der Ihre Anrufe verschlüsselt, über sichere Kanäle gesendet und durch mehrere Sicherheitsvorkehrungen vor unbefugtem Zugriff und Hackerangriffen geschützt werden. Wenn Ihr Telefonsystem in der Cloud angesiedelt ist, können Sicherheitsupdates automatisch ausgeführt werden, sodass Sie sich darum nicht kümmern müssen.

11) Vereinfachung administrativer Aufgaben

Mit Cloud-Anrufen können Sie alles von Ihrem Software-Dashboard aus konfigurieren, sobald eine Leitung bereitgestellt ist. Wie bereits erwähnt, können Sie alle notwendigen Verwaltungsaufgaben ganz einfach bei der Skalierung erledigen, neue Teammitglieder mit wenigen Klicks hinzufügen, Nebenstellen erfolgreich zuweisen usw. Sie können auch Vermittlungsstellen oder Telefonmenüs einrichten, damit Anrufer in Ihrem Unternehmen mühelos den richtigen Ansprechpartner erreichen – ohne zuvor mit mehreren Teammitgliedern zu sprechen, die den Anruf dann erst weiterleiten müssen.

12) Personalisierte Einstellungen für Ihre Mitarbeiter

Sie können Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit einräumen, ihr geschäftliches Telefonerlebnis selbst zu gestalten, von der Auswahl der Standardeinstellungen bis hin zur Konfiguration von „Bitte nicht stören“, Rufumleitung und Erreichbarkeit unter einer Rufnummer. Vereinfachte, intuitive Einrichtungsprozesse ersparen die Kontaktaufnahme mit der IT-Abteilung für jedwede Änderung.

Verabschieden Sie sich von Ihrer herkömmlichen PBX und wechseln Sie zur Cloud. Damit sparen Sie Geld, Zeit und Ärger und steigern das Wachstum Ihres Unternehmens schneller als je zuvor.