Revenir à la productivité de vos réunions
Le prospect d’avoir à s’asseoir pendant une réunion n’est pas toujours l’enthousiasme de tout le monde. Même si les réunions ont le potentiel d’être amusantes et de rassembler des équipes qui aident également à faire progresser les projets, la plupart d’entre elles n’ont pas la même promesse.
Que peut-on faire au cours d’une réunion type ?
Parfois, les réunions peuvent prendre beaucoup de temps et faire en sorte que les participants se sentent déconnectés de ce qui se passe dans l’entreprise au sens large :
- En fait, les réunions inutiles sont le non. 1 temps pour la plupart des bureaux, la comptabilité des heures non prévues et des milliards de productivité chaque mois.
- Même si un tiers de toutes les réunions au cours d’un mois donné sont considérées comme non productives, il n’est pas difficile de comprendre pourquoi : Entre les démarrages tardifs, les agendas non recentrés et les technologies de collaboration obsolètes, beaucoup de participants ne peuvent pas rester impliqués.
- Les coûts exacts d’exploitation des réunions ne sont pas productifs d’autres façons, également. Par exemple, une « réunion d’1 heure » est en fait beaucoup plus longue, car il faut ce temps d’absence de toutes les personnes qui y prennent part. Donc, s’il y a 10 invités, la réunion consomme en fait 10 heures qui pourraient être canalées ailleurs.
- De même, les réunions traditionnelles nécessitent un espace de bureau. Une salle de conférence qu’une personne pourrait utiliser pour prendre un appel important doit être consacrée à un grand groupe qui pourrait ne pas être aussi productif de toute façon.
- Les travailleurs distants peuvent se sentir isolés lorsque les réunions ne sont pas attrayantes. La communication/collaboration qui s’apparente, ainsi que l’inséance, sont parmi les inconvénients les plus inconvénients du travail à distance, et la façon dont les réunions sont dirigées est l’une des raisons les plus importantes.
D’un autre côté, les réunions n’ont pas à être productives. Grâce aux outils nécessaires pour soutenir une stratégie de grande qualité, vous pouvez diriger des réunions couvrent tout ce que vous souhaitez tout en maintenant l’engagement de tout le monde. Et maintenant, alors que beaucoup de personnes travaillent à domicile, il est important de comprendre comment aider les collaborateurs à se sentir connectés. Voici quatre conseils éprouvées pour aller au niveau suivant de vos réunions.
Conseils #1 : Envoyer un ordre du jour écrit à l’avance et établir le contexte
Pourquoi y a-t-il autant de réunions non recentrées ? Parce que personne, autre que l’organisateur, ne sait réellement ce qui va se passer ou qui participe.
C’est pourquoi il est important d’envoyer un ordre du jour contenant les points principaux que vous souhaitez couvrir dans le temps alloué. Dans Webex, vous pouvez ajouter un ordre du jour directement à votre invitation à une réunion.
Le fait d’avoir un ordre du jour crée une structure et vous aide à optimiser le temps dont vous avez disposer. Une fois tout noté et que la qualité est assurée par point, vous vous rendrez compte qu’il vous reste du temps et que vous pouvez terminer la réunion plus tôt, ce qui est une bonne nouvelle pour la productivité de tout le monde car ils peuvent revenir à d’autres tâches.
Pour ce qui est d’établir le contexte des personnes qui seront dans la réunion, c’est ici que les solutions de collaboration cognitive peuvent faire une différence réelle. Ces plates-formes axées sur l’IA peuvent tirer des informations de différentes sources, telles que les profils de médias sociaux publics et différents répertoires, pour créer un contexte et permettre une collaboration plus fluide
Conseils #2 : Faciliter le accès à la réunion
Combien de temps la réunion perd-elle en essayant simplement de lancer la session ? Les invités peuvent avoir à aller aller dans leurs boîtes de réception pour trouver le numéro ou le lien et même lorsqu’ils sont prêts, ils peuvent avoir besoin de passer d’abord par quelques travers.
Téléchargement d’applications et de plugins, saisie d’un code PIN, recherche d’un périphérique compatible : ces modules rendent les réunions plus complexes et moins utiles. Pour remettre les choses sur les rails, pensez à simplifier le processus pour rejoindre les rangs.
Une plateforme de collaboration telle que Webex vous permet d’inviter tout le monde en un simple jeu d’étapes. La plupart du temps, il s’agit simplement d’une « étape » singulare – tapez ou cliquez sur le bouton pour rejoindre la partie lorsqu’il est l’heure. Que quelqu’un utilise un PC, Mac, un téléphone, une tablette ou un système de conférence vidéo standard, la participation est direct.
Conseils #3 : Utiliser la technologie vidéo, le cas échéant
La vidéoconférence offre les avantages qu’aucune autre technologie de réunion ne peut :
- Tout d’abord, c’est le meilleur moyen d’avoir l’impression d’être dans la même salle que toutes les autres, même si elles sont physiquement éloignées. La vidéo HD et l’audio permettent des connexions de haute qualité au cours des réunions.
- Deuxièmement, elle permet aux invités de voir les réactions et le langage du corps dans temps réel. Ces informations sont manquantes dans les conversations qui se produisent par courrier électronique, par messagerie instantanée ou par téléphone traditionnel et sont précieuses pour combler les divisions.
- Troisièmement, il est en accord avec les fonctions de collaboration telles que l’Nom d’écran’enregistrement. Une réunion vidéo peut bénéficier du partage en temps réel d’une application, d’un document, ou de l’intégralité de l’écran, et elle peut être facilement partagée ultérieurement avec toute personne qui n’a pas pu y prendre part
Les réunions vidéo sont bonnes pour de nombreux cas d’utilisation différents. Vous pouvez mettre en place une base de contact avec le personnel interne, recruter et interroger les candidats à des postes ouverts, organiser un webinaire et plus encore.
Conseils #4 : Faire le suivi si nécessaire
Lorsqu’une réunion prend fin, l’organisateur envoie parfois un courrier électronique qui résume ce qui s’est passé et fournit un lien vers l’enregistrement. Cette approche est de bonne qualité car elle renforce ce qui a été couvert et peut s’avérer particulièrement utile pour les personnes qui n’ont pas pu y participer.
Il y a cependant d’autres façons de faire un suivi au-delà de la messagerie électronique. L’enregistrement de la réunion peut être très instructif et vous pouvez également utiliser une application de messagerie instantanée pour partager des informations et des idées supplémentaires sur temps réel. Grâce Cisco Webex, vous pouvez suivre les réunions avec facilité et organiser les réunions les plus productives possible.
Pour en savoir plus, forfait gratuit dès aujourd’hui !
En savoir plus Aimez votre réunion !
Webex Meetings et Microsoft Teams : Travailler mieux ensemble Évitez les déplacements en Webex Meetings