Lavoro ibrido: Una settimana, due scenari molto diversi

Una settimana. Due scenari. Di seguito una breve descrizione degli aspetti positivi, negativi e meno piacevoli del lavoro ibrido.

Hai mai voluto un po’ più di tempo per te? Nel mondo sempre connesso di oggi, può essere difficile trovarlo, in particolare se vai ogni giorno in ufficio. Cosa accadrebbe se, anziché svegliarti la mattina presto, fare la doccia, prendere un caffè e uscire di fretta, potessi dormire più a lungo, allenarti o dedicare del tempo ai tuoi bambini e poi dirigerti in 1 minuto al tuo ufficio in casa (anziché dover spendere un’ora in mezzo al traffico)? Potrebbe essere qualcosa di simile: Bene, per molte persone, questo desiderio sarà presto esaudito. Il lavoro ibrido va molto di moda ora e per un ottimo motivo. Dopo le ordinanze di lockdown che hanno costretto al lavoro da remoto la maggior parte della forza lavoro, le persone si sono fatte un’idea di cosa significhi lavorare da casa e gli è piaciuto, molto. A tal punto che il 57% dichiara che prenderebbe in considerazione l’idea di abbandonare il proprio datore di lavoro se fosse costretto a tornare a lavorare in ufficio a tempo pieno. Ma non sono solo i dipendenti che stanno richiedendo un modello di lavoro ibrido, anche le aziende vedono il lavoro ibrido come una grande opportunità. Alcune lo considerano persino una sorta di miracolo che ridurrà i costi, aumenterà la produttività e aiuterà a soddisfare gli obiettivi di sostenibilità. Ma un attimo. Vediamo anche gli aspetti negativi di questa situazione. Sebbene i modelli di lavoro ibrido possano portare tali miglioramenti, per arrivarci occorre ascoltare i dipendenti, pianificare, implementare la tecnologia giusta e apportare modifiche continuamente sulla base di nuove informazioni utili.

Una settimana nella vita di un lavoratore ibrido

In due scenari, ti mostrerò una settimana di un lavoratore ibrido medio. In uno scenario, esamineremo la situazione di lavoro ibrido ideale. Nel secondo scenario, esamineremo cosa accade quando il lavoro ibrido non funziona.

Lunedì, Scenario 1

La società di John gli concede di lavorare da casa il lunedì e il venerdì. John è contento di non dover fare il pendolare in quei giorni, anche se ama socializzare con i colleghi quando lavora in ufficio. Mattina: Si gode la mattina sapendo che non dovrà uscire di corsa. Utilizza il tempo libero in più per chiacchierare con il suo partner, fare colazione e dare un’occhiata ai social media. Il lavoro inizia e John si sposta nella sua postazione di lavoro da casa nella stanza da letto. La società gli ha assegnato un portatile, ma nient’altro. Inizia a controllare l’agenda del giorno. Mezzogiorno: John ha la sua prima riunione, tiene il video spento per evitare che i suoi colleghi vedano il disordine nella stanza. La maggior parte dei suoi colleghi tiene il video spento e John si rende conto di quanto sia difficile capire quando qualcun altro entra nella conversazione se non puoi vedere le persone che partecipano alla riunione. Sfortunatamente, in questo esatto momento il suo vicino decide di tagliare il prato. Quando John inizia la sua parte della presentazione, i suoi colleghi si lamentano del rumore. John risponde: “Questo è il lavoro da casa, non sai mai cosa succede.” Decidono di spostare la sezione di John alla fine della chiamata. Pomeriggio: John ha fissato un appuntamento con il suo medico sapendo di avere un po’ di tempo lavorando da casa per la visita di controllo che ha continuato a rimandare. Non ha mai connesso il suo telefono ai messaggi o all’e-mail aziendale per motivi di privacy. Mentre è fuori, si perde alcuni messaggi importanti. Quando torna alla sua scrivania e vede cosa ha perso, entra nel panico e cerca in tutti i modi di recuperare.

Lunedì, Scenario 2

La società di Kate utilizza un modello di lavoro ibrido flessibile. Questo significa che può andare in ufficio i giorni che desidera e lavorare le ore in cui si sente più produttiva. Kate sente che la sua società confida nella sua capacità di prendere decisioni giuste. Mattina: Sa che la maggior parte delle persone sceglie di lavorare da casa il lunedì, quindi decide di stare a casa anche lei. Inoltre, ha molto lavoro su cui concentrarsi e preferisce affrontare questi progetti all’inizio della settimana prima che la sua agenda sia piena di riunioni. Come John, trascorre la mattina piacevolmente, alzandosi più tardi e preparando i suoi bambini per la scuola. Dopo aver controllato i messaggi la mattina, chiude l’e-mail e la sua app di messaggi sul portatile sapendo molto bene quanto sia facile distrarsi. Ha attivato le notifiche dei messaggi del suo team sul telefono, quindi è sicura che se arriva qualcosa di urgente, ne sarà immediatamente a conoscenza, anche se succede raramente. Mezzogiorno: Dopo aver fatto buoni progressi durante la mattina, Kate riceve la sua prima chiamata della giornata. Risponde dalla piccola nicchia della sua cucina perché è confortevole e ha una bella vista sul quartiere. La società di Kate le ha fornito un dispositivo di collaborazione portatile: è blu, il suo colore preferito, e non sa come potrebbe lavorare da casa senza di esso. Le consente di accedere alle chiamate semplicemente premendo un pulsante e include anche un assistente digitale. Deve solo dire “Accedi alla mia chiamata” ed entra immediatamente nella riunione. Può anche usare la lavagna e aggiungere annotazioni sul dispositivo e la parte migliore è che la maggior parte dei suoi colleghi utilizza dispositivi simili. Mentre sta eseguendo la presentazione al suo team, il postino si avvicina alla porta della cucina e il suo cane abbaia. Kate dice “Mi dispiace molto per l’interruzione!” Vede alcune facce confuse e uno dei suoi colleghi risponde: “Quale interruzione?” Il suo dispositivo è dotato della funzionalità di rimozione dei rumori ed è ottimizzato per la sua voce. Pomeriggio: Kate disattiva di nuovo i messaggi, è ora di concludere la giornata e prendere i bambini che tornano con il pulmino della scuola. Come la maggior parte delle giornate, fa una lunga pausa alle 15:30, si occupa dei suoi figli e li aiuta con i compiti prima di connettersi di nuovo una volta che i bambini dormono. L’aspetto migliore è che i membri del suo team conoscono le sue abitudini e non solo le accettano, ma addirittura le incoraggiano. Kate è davvero contenta di lavorare per una società che offre la flessibilità e la libertà di cui ha bisogno per dare il meglio di sé in tutti gli aspetti della sua vita.

Mercoledì, Scenario 1

Oggi è un altro giorno in ufficio per John. Dopo essere andato in ufficio martedì e sapendo di doverci tornare giovedì, sta già pensando a venerdì. Mattina: John si sveglia presto e si prepara per il lavoro. Odia fare il pendolare, ma è contento di riempire il tempo ascoltando il suo podcast preferito e non vede l’ora di incontrare i suoi amici al lavoro. Mezzogiorno: John trascorre la mattinata bevendo qualche tazza di caffè e recuperando il ritardo sui progetti che non ha completato il giorno prima. Ha una riunione di team e tutti si riuniscono nella stessa sala. La sala è piuttosto affollata, con appena lo spazio sufficiente per il distanziamento sociale, ma le cose stanno cambiando e lui si adegua. Il team sta discutendo alcune nuove idee su una lavagna. Al termine, John si avvicina e scatta una foto della lavagna, sapendo che verrà cancellata nonostante abbiano aggiunto un riquadro in alto con scritto in rosso in grande “Non CANCELLARE!”. Sa che il progetto è riservato, ma il suo responsabile gli ha chiesto di fare una foto e condividerla con il resto del team via e-mail. Si sente un po’ a disagio a usare il suo telefono personale, sfortunatamente non è la prima volta che gli viene chiesto di fotografare una lavagna. Pomeriggio: John inizia a sentirsi piuttosto scarico e decide di scrivere alcune e-mail e chiacchierare con i suoi colleghi per passare un po’ di tempo. Vorrebbe uscire per una veloce camminata rivitalizzante, ma ha trascorso l’ora del pranzo con alcuni amici e sa come sia importante per la società che tutti rispettino gli orari in ufficio. Dopo tutto, i dipendenti devono scansionare il proprio badge ogni volta che entrano ed escono e John ha sentito che il management considera questo aspetto molto seriamente. Terminato l’orario di lavoro, John inizia il viaggio verso casa.

Mercoledì, Scenario 2

Kate ha pianificato una sessione di brainstorming con il suo team e ha chiesto chi poteva venire in ufficio. Mattina: La riunione di Kate con il suo team è alle 13:00, quindi ha diverso tempo per leggere i messaggi e svolgere il lavoro durante la mattinata prima di prepararsi per andare in ufficio. Quando arriva in ufficio, si ricorda come fosse diverso prima della pandemia. Il parcheggio ora è un gioco da ragazzi perché solo la metà dei dipendenti è in ufficio quel giorno. Mezzogiorno: All’entrata, Kate viene accolta da un dispositivo con insegna digitale: È contenta che la sua società fornisca informazioni sulla capacità dell’ufficio e promemoria sulle nuove politiche aziendali. “OK”, dice, “trovami una sala riunioni”. Un codice QR viene visualizzato sul display insieme alle indicazioni per la sua sala riunioni. Scansiona il codice QR con il suo telefono che la indirizza alla sala più vicina disponibile.

  Pomeriggio: Kate invia a tutti i membri del suo team le indicazioni per la sala riunioni e tutti arrivano immediatamente. Il dispositivo sul tavolo dice che la sala è stata igienizzata qualche ora prima e mostra che la sua riunione sta per iniziare. Sa che due membri del suo team non potranno venire in ufficio, quindi configura una riunione virtuale. Kate dice, “Accedi alla mia riunione”, e i membri del team da remoto vengono visualizzati sullo schermo della videoconferenza che si raddoppia come una lavagna. I membri del team che stanno lavorando da casa hanno una vista uguale di tutti i presenti nella sala e le etichette dei nomi vengono visualizzate sotto ciascun membro di team. Ora che ha riunito il team, Kate condivide in modalità wireless una presentazione. Uno dei membri del suo team da remoto ha un suggerimento e inizia ad aggiungere un’annotazione sulla presentazione. Immediatamente tutti collaborano sulla lavagna, alcuni dall’ufficio e altri da casa. Al termine della sessione di brainstorming, Kate chiude la riunione senza problemi. Sa che le idee di tutti sono state registrate in modo sicuro nello spazio messaggi e si sente soddisfatta, sia perché è riuscita a connettersi con tutto il suo team sia per i risultati che hanno raggiunto insieme.

Venerdì, Scenario 1

Venerdì è finalmente arrivato per John. La sua società si aspetta che i dipendenti siano “attivi” per il normale orario di lavoro dalle 9 alle 17. Ha un numero inusuale di riunioni per essere venerdì, ma sa che tutti stanno tentando di portare a termine un grande progetto entro i tempi previsti. Mattina: John ha ricevuto un invito a una riunione dal suo responsabile che si trova sulla costa orientale. John si trova sulla costa occidentale e la riunione inizia alle 7:30 per lui. È contrariato perché non avrà per sé la mattina come è abituato ogni lunedì e venerdì. Il suo responsabile parla del progetto e spiega a John come sia importante che il progetto venga completato entro la fine della giornata. John risponde che dovrà rivedere le priorità di lavoro per la giornata e che un altro progetto verrà ritardato a causa di tutte le riunioni a cui deve partecipare. Il suo responsabile è comprensivo, ma John ha difficoltà a trovare il tempo nella sua agenda per concentrarsi sul progetto. Mezzogiorno: Dopo aver concluso diverse chiamate, John si siede per svolgere il suo lavoro. Sente una certa fretta, ma è contento di fare qualche progresso e non avere le distrazioni dell’ufficio. Quando il suo partner gli chiede cosa desidera per pranzo, John a malincuore risponde che dovrà pranzare mentre lavora. Pomeriggio: A John viene chiesto di presentare i suoi progressi al resto del team. È orgoglioso dei risultati ottenuti ed è pronto a presentarli. Quando arriva il suo turno, nota che il segnale Wi-Fi è debole. L’audio è instabile e coloro che sono in videoconferenza continuano a essere tagliati fuori. Mostra le sue diapositive, ma i colleghi iniziano a lamentarsi che il suo audio è terribile. Lascia la scrivania per un minuto per scoprire che il suo partner sta guardando Netflix e gli chiede di spegnere. Una volta risolto il problema di larghezza di banda, John riprende la presentazione. Il suo responsabile interviene: “Questo lavoro da casa davvero non sta funzionando per noi”.

Venerdì, Scenario 2

La società di Kate ha deciso di non organizzare riunioni il venerdì e offre orari di lavoro flessibili. Mattina: Kate usa il tempo della mattina per rivedere gli aggiornamenti del suo team, riepilogare le azioni della settimana e concentrarsi maggiormente su uno dei suoi progetti. Riesce a farlo senza dover guardare l’orologio per la sua prossima riunione. Inizia guardando gli aggiornamenti settimanali che ciascun membro del suo team invia ogni giovedì utilizzando una piattaforma video asincrona. Ognuno registra un aggiornamento settimanale di 10 minuti con dettagli sulle azioni completate durante la settimana, quello che intende fare la prossima settimana e dove potrebbe aver bisogno del suo aiuto. Ama potersi aggiornare su tutto durante il suo tempo libero. I video sono automaticamente impostati sulla velocità 1,2x, in modo che possa raccogliere rapidamente tutti i dettagli senza perdere nulla. Mezzogiorno: Dopo aver dedicato la mattina ai suoi progetti più importanti, Kate si reca in un bar nelle vicinanze dove svolge parte del lavoro mentre ascolta la sua musica preferita con le cuffie. Mentre sta lavorando, il suo responsabile le invia un messaggio: “Mi dispiace, so che oggi non è prevista alcuna riunione, ma potremmo incontrarci per qualche minuto?” Kate incontra il suo responsabile utilizzando il portatile, ma la rete Wi-Fi del bar non è molto stabile. Il suo video si regola automaticamente per ridurre la risoluzione dello sfondo e mantenere perfetta la risoluzione della sua immagine. Le cuffie sono dotate della funzione di cancellazione dei rumori, quindi il suo responsabile non sente alcun rumore del bar. Pomeriggio: Quando Kate torna a casa, dedica alcuni minuti alla revisione dei suoi obiettivi personali e professionali. La sua soluzione di collaborazione fornisce dettagli su come sta lavorando con il suo team e le consente di impostare obiettivi di equilibrio tra vita privata e lavoro e concentrazione. Lo strumento la informa che una riunione che ha pianificato per la prossima settimana con un collega del team è dopo l’orario di lavoro e durante le ore di riposo. È importante per lei rispettare il tempo e l’equilibrio tra vita privata e lavoro del suo team, quindi ripianifica la chiamata. Kate definisce i piani per la prossima settimana in modo da poter trascorrere il fine settimana sicura di aver pianificato tutto quello che occorre e consapevole del primo progetto che inizierà lunedì. Sentendosi soddisfatta del lavoro fatto questa settimana, accoglie i suoi bambini a casa e passa del tempo di qualità con loro. Potrebbe fare altro durante il fine settimana se vuole, ma per ora è può considerare i risultati raggiunti un’ottima fine di una grandiosa settimana di lavoro ibrido.

Il modello di lavoro ibrido a casa

Come questi scenari mostrano, non puoi solo spostare la tua forza lavoro a casa e chiamarla forza lavoro ibrida. In base alla valutazione della preparazione al lavoro ibrido, solo il 43% dei partecipanti sente che la propria organizzazione ha definito in modo completo e corretto un piano per il lavoro ibrido. Per far funzionare bene il lavoro ibrido, devi assicurarti che la tua società disponga delle giuste politiche e della tecnologia necessaria. Devi assicurarti che ogni dipendente si senta incluso e supportato. Devi creare una cultura per il lavoro ibrido. Se il lavoro ibrido viene svolto correttamente, è una vittoria per le aziende, i dipendenti e l’ambiente.

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