Per molti scopi aziendali, gli strumenti di collaborazione della riunione sono diventati di fondamentale importanza per soddisfare i propri obiettivi e attività base ogni settimana. Ma sono abbastanzaefficaci?
Collaborazione cognitiva
Cisco recentemente ha collaborato con La ricerca dimensioni ed ha sondaggio 1501 aziende di tutte le dimensioni per l’uso e le esperienze con le soluzioni di collaborazione per riunioni.
A causa delle critici connettività fornite riunioni online, è importante che l’85% dei partecipanti tuffi le riunioni online e il 42% di coloro che hanno risposto ha raggiunto un livello di fruizione solo nell’ultima settimana. Queste non sono rari casi poiché la ricerca rileva che quasi un trimestre spende il 50% del tempo ogni giorno nelle riunioni, mentre oltre il 60% di tutti i partecipanti spende 2 o più ore in riunioni online ogni giorno. L’impatto di una soluzione insufficiente per riunioni è che, oltre a frustrare gli utenti, può incidere su grandi quantità di tempo e condurre a riunioni meno produttive, in perdita sia per i singoli che per l’azienda.
Ma non tutto questo è sempre più importante. L’89% dei partecipanti ha detto di voler risolvere questo problema con il 50% di coloro che desiderano collaborare con il proprio capo per ottenerlo.
La collaborazione cognitiva fornisce contesto e intelligenza che si intreccia in tutte le esperienze di collaborazione e implica funzionalità guidate dall’AI, come assistenti virtuali e servizi di intelligenza dei partecipanti alla riunione.
Assistenti virtuali e informazioni sui partecipanti
Oggi è più utile utilizzare Siri, Alexa o l’assistente virtuale di Google per eseguire attività come chiamare o inviare messaggi a un amico, impostare un promemoria o aggiungere un elemento all’elenco delle attività da eseguire. La maggior parte dei presenti hanno questi assistenti virtuali sul telefono, sul computer e nella casa e sanno il valore che portano. Non è sorprendente, l’87% delle aziende vede il valore diretto includendo l’assistenza virtuale di una riunione nei relativi strumenti di collaborazione per riunioni. Ancora più personale (89%), desidera che lo strumento della riunione sia intelligente e in modo proattivo fornendo informazioni ai partecipanti alla riunione in base al contesto dell’oggetto e dei partecipanti alla riunione.
Partecipanti Sicuro. Quando si effettua una riunione con qualcuno nuovo, molti tentano di ricercare più informazioni su di essi per ottenere una maggiore conoscenza e rendere più efficace la riunione. Infatti, l’81% ha indicato che l’efficacia della riunione aumenta con le informazioni di background dei partecipanti. Per la maggior parte delle attività, questo è spesso un controllo rapido su LinkedIn. Tuttavia, il 66% ha condiviso che le informazioni su LinkedIn non sono sufficienti per soddisfare le loro esigenze. Ciò consente di ottenere più tempo nella ricerca di informazioni o semplicemente di essere meno preparati per la riunione. Fornire informazioni dettagliate sui partecipanti e sull’azienda all’interno di una soluzione di collaborazione cognitiva sarebbe un modo per ospitare riunioni e partecipanti.
Azione intelligente
La maggior parte delle riunioni riguarda la revisione o il riferimento a documenti, la discussione di attività passate e la definizione di elementi nuovi. Il 93% dei partecipanti ritiene che se le attività correnti sono facilmente visibili per tutti i partecipanti alla riunione e l’accesso immediato ai documenti rilevanti, aumentare l’efficacia della riunione. Si tratta di qualcosa che potrebbe fornire una soluzione cognitiva insieme al monitoraggio e alla visualizzazione delle azioni correnti e dei relativi progressi.
La soluzione può anche gestire l’accesso a tutti i documenti rilevanti dall’interno della soluzione, in modo che sia semplice condividere o trovare documenti chiave come necessario. La ricerca rileva che il 90% del completamento dell’elemento aziendale indicava un completamento dell’elemento di azione aumentava con promemoria di stato e monitoraggio automatizzato; inoltre, a un assistente di riunione intelligente potrebbe essere richiesto di creare e assegnare nuove attività, trovare un documento o avviare una sessione di collaborazione rapida.
La soluzione: Cognitive Collaboration
Molti dipendenti trovano conforto negli strumenti che usano ogni giorno: loro sanno come funziona uno strumento e come fare. Il momento in cui apprendere e adottare un nuovo strumento può avere un’interruzione, ma l’88% dei partecipanti desidera passare agli strumenti per adottare una nuova soluzione con funzionalità che una soluzione di riunione di collaborazione cognitiva potrebbe fornire. La realtà è che il loro strumento attuale non soddisfare le aspettative e frustrarle. Infatti, circa 9 di 10 hanno risposto che desiderano utilizzare soluzioni di collaborazione cognitiva il prima possibile. Con i potenziali vantaggi di una soluzione cognitiva con un assistente per riunioni intelligente, è il momento di una modifica.
Conclusione
La prima parte di questi risultati della ricerca indicava chiaramente che la funzionalità degli strumenti della riunione è stagnata, con molte soluzioni che forniscono la stessa funzionalità, ma utenti ancora frustranti. Il mercato dei telefoni cellulari si era simile alla release di Apple dell’iPhone e poi ha inizio l’era degli smartphone che cambiano il modo di vedere i telefoni e i dispositivi mobili. Negli ultimi anni è stata osservata la rapida adozione di AI in molti dispositivi che riducono il lavoro e aumentano l’efficacia personale e professionale.
Quando si considera l’impatto dell’integrazione dell’informazione di collaborazione nelle soluzioni alle riunioni, stiamo ricercando un passaggio importante per le soluzioni di collaborazione e il modo in cui le utilizziamo. Rimuovere molti ostacoli che possono facilitarci l’accesso alle riunioni, aggiungere al volo partecipanti, visualizzare informazioni di background dei partecipanti alla riunione presentate nello strumento, insieme a documenti importanti, con attività completate e in sospeso, consentire ai partecipanti di concentrarsi sulla riunione stessa. Dato il notevole tempo di spesa nelle riunioni ogni giorno, questa nuova generazione di soluzioni per riunioni di collaborazione offre un grande vantaggio per il singolo individuo e per l’attività.
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David Gehringer Research Principal 
David Gehringer è stato un professionista della ricerca per nove anni e ha fornito informazioni dettagliate e ricerca strategia per il maggior numero di ricerche stabilito nonché per le nuove startup. David ha portato 15 anni di successo nel marketing ad alta tecnologia e nella gestione dei prodotti alla Ricerca dimensioni. La sua esperienza conferma che il processo decisionale basato sull’ordine del giorno inciderà su ricavi e successo più spesso dell’indovinare gli altri.
David ha svolto il suo servizio come ViceFore marketing presso Fanfare e Società Actional. Prima delle sue responsabilità di direzione, David ha svolto diverse posizioni di gestione prodotti e marketing internazionale in Mercury Interactive e in diverse società nel settore dei videogiochi. David tiene le gradi in ingegneria e tecnico tecnico tecnico provvisorio, entrambi dell’Università della California, Davis.
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