Para muchos profesionales de negocios, las herramientas de colaboración en reuniones se han vuelto fundamentales para lograr sus objetivos y tareas principales cada semana. ¿Pero son lo suficientementeefectivos?
Colaboración cognitiva
Cisco se ha asociado recientemente con Investigación tridimensional y ha encuestado a 1501 profesionales de negocios en todo el mundo de empresas de todos los tamaños sobre el uso y la experiencia que ofrecen las soluciones de colaboración para reuniones.
Dada la conectividad crítica reuniones en línea brinda, es preocupación que el 85 % de los encuestados experimente problemas con las reuniones en línea y el 42 % llegó a un nivel de frustración en solo la última semana. No son casos excepcionales, ya que la investigación descubre que casi un trimestre dedica un 50% de su tiempo cada día a las reuniones, mientras que más del 60 % de los participantes pasa 2 o más horas en reuniones en línea cada día. El impacto de una solución de reuniones indeseada es que, además de frustrantes a los usuarios, puede producir una cantidad significativa de tiempo y producir reuniones menos productivas, una pérdida tanto para los particulares como para el negocio.
Pero no todo es una ón desomenso. El 89 % de los encuestados respondieron que quieren una solución de colaboración cognitiva para resolver este problema con un 50 % dispuesto a colaborar con su jefe para obtenerla.
La colaboración analítica proporciona contexto e inteligencia que se forma en todas las experiencias de colaboración e involucra capacidades basadas en inteligencia artificial (IA), como asistentes virtuales e inteligencia de los asistentes a las reuniones.
Asistentes virtuales e inteligencia de asistentes
Hoy en día, la mayoría de los beneficios de usar Siri, Siri, Siri o el asistente virtual de Google para realizar tareas como llamar o enviar mensajes de texto a un amigo, configurar un recordatorio o agregar un elemento a una lista de «tarea». La mayoría tiene estos asistentes virtuales en su teléfono, computadora y en su casa y conocen el valor que aportan. No de manera sorprendente, el 87 % de los profesionales empresariales ven un valor directo al incluir la asistencia virtual de la reunión en sus herramientas de colaboración para reuniones. Aún más profesionales (89%) quieren que su herramienta de reunión sea inteligente y proporcione información dinámica a los participantes de la reunión en función del contexto del tema de la reunión y de los asistentes.
Asistentes Seguro. Cuando se reúnen con alguien nuevo, muchos profesionales intentan investigar más acerca de ellas para obtener más conocimiento y hacer que la reunión sea más eficaz. De hecho, el 81 % indicó que la efectividad de la reunión aumenta con la información de fondo de los asistentes. Para la mayoría de los profesionales de la empresa, esto suele ser un rápido control de LinkedIn. Sin embargo, el 66 % compartió esa información en LinkedIn y no es suficiente para sus necesidades. Esto conduce a más tiempo en buscar información o simplemente estar menos preparado para la reunión. Proporcionar en forma proactiva información exhaustiva de los asistentes y de la empresa dentro de una solución de colaboración cognitiva sería una boón para los organizadores y los asistentes de las reuniones.
Toma de acciones inteligente
La mayoría de las reuniones suponen revisar o hacer referencia a documentos, debatir temas de acción pasado y establecer nuevos. El 93 % de los participantes creen que tener elementos de acción actuales fácilmente visibles para todos los participantes de la reunión, así como acceso instantáneo a documentos relevantes, aumentaría la eficacia de la reunión. Esto es algo que podría proporcionar una solución cognitiva, junto con el seguimiento y la visualización de los elementos de acción actuales y su progreso.
La solución también puede administrar el acceso a todos los documentos relevantes desde la solución, lo que facilita compartir o encontrar documentos clave según sea necesario. La investigación descubre que el 90 % de los profesionales empresariales indicaron que la finalización de elementos de acción aumentaba con recordatorios automatizados de seguimiento y estado, y se le podía solicitar un asistente de reunión inteligente que creara y asignara nuevos elementos de acción, encontrara un documento o iniciara una sesión de colaboración rápida.
El proceso para cambiar a la colaboración cognitiva
Muchos de los trabajadores se encuentran cómodos con las herramientas que utilizan a diario: que saben cómo funciona una herramienta y cómo hacer las cosas. El tiempo para aprender y adoptar una nueva herramienta puede ser molesto, pero el 88 % de los participantes está dispuesto a cambiar de herramientas para adoptar una nueva solución con capacidades que podría proporcionar una solución de reuniones de colaboración mental. La realidad es que su herramienta actual no está cumpliendo con sus expectativas y frustrantes. De hecho, casi 9 de cada 10 encuestados indicaron que desean usar soluciones de colaboración cognitivas lo antes posible. Con los posibles beneficios de una solución cognitiva con un asistente de reunión inteligente, es momento de un cambio.
Conclusión
La primera parte de este estudio señala claramente que la funcionalidad de las herramientas para reuniones se ha estancado, con muchas soluciones ofreciendo la misma funcionalidad, pero aún así es muy frustrante para los usuarios. El mercado de los teléfonos móviles tenía una sensación similar justo antes del lanzamiento del iPhone de Apple y, luego, nos adosó a la era de los teléfonos inteligentes que cambiaban la forma en la que creemos sobre los teléfonos y los dispositivos móviles. En los últimos años, hemos visto la adopción rápida de AI en muchos dispositivos que reducen el trabajo y aumentan nuestra eficacia personal y profesional.
Al considerar el impacto de incorporar la inteligencia colaborativa en las soluciones de reuniones, estamos observando un cambio importante en las soluciones de colaboración y cómo las utilizamos. Eliminar muchos de los obstáculos que se frustran: más fácil entrar a las reuniones, agregar participantes sobre la marcha, información de fondo para los asistentes a la reunión presentada en la herramienta, junto con documentos relevantes, con elementos de acción completos y pendientes, les permitía a los asistentes centrarse en la reunión en sí. Dada la enorme cantidad de profesionales que gastan en reuniones todos los días, esta nueva solución de reuniones de colaboración proporcionará un gran beneficio para esta persona y el negocio.
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Acerca de Investigación Tridimensional Investigación Tridimensional proporciona investigaciones de marketing prácticas para ayudar a empresas de tecnología a lograr que sus clientes puedan ser más exitosos. Nuestros investigadores son técnicos y se enfocan en aportar claridad y enfocarse en las soluciones de nuestros clientes y en los mercados que prestan. Nos asociamos con nuestros clientes para ofrecer información acciones que reduzcan el riesgo, aumenten la satisfacción del cliente y aumenten el crecimiento del negocio. Para obtener más información, visite www.dimensionalresearch.com.
David Gehringer, principal de investigación, David Gehringer, ha sido profesional de la investigación durante nueve años proporcionando investigación y conclusiones estratégicas para los líderes establecidos más grandes así como las empresas emergentes más recientes. David trajo 15 años de éxito en lo que a marketing de alta tecnología y gestión de productos se hizo a la investigación tridimensional. Sus experiencias confirman que tomar decisiones basadas en hecho impulsarán los ingresos y el éxito con más frecuencia que las conjeturas con suerte.
David siuó como vicepresidente de marketing en RegionalFare y en Actional Corporation. Antes de su responsabilidad ejecutiva, David ocupó diversos puestos internacionales de marketing y gestión de productos en Mercury Interactive y en varias empresas de la industria de los juegos de vídeo. David posee los títulos de ingeniería mecánico e ingeniería inversa, ambos de la Universidad de California, Davis.