Para muitos profissionais de negócios, as ferramentas de colaboração de reuniões tornaram-se essenciais para atingir suas principais metas e tarefas todas as semanas. Mas eles são eficientes osuficiente?
Colaboração cognitiva
Recentemente, a Cisco fez uma parceria com a Ltd Research e pesquisou 1501 profissionais de negócios em todo o mundo, de empresas de todos os portes, sobre o uso de e experiências com soluções de colaboração de reuniões.
Dado a crítica conectividade reuniões on-line disponível, é a respeito de que 85% dos respondentes experimentaram problemas com reuniões on-line e 42% atingiram um nível de frustração apenas na última semana. Essas não são raras ocorrências, pois a pesquisa revela que quase um trimestre gasta 50% do tempo todo dia em reuniões, enquanto mais de 60% de todos os participantes gastam 2 ou mais horas em reuniões on-line todos os dias. O impacto de uma solução de reunião insuficiente é que, além de frustrantes usuários, ela pode gerar quantidades significativas de tempo e levar a reuniões menos produtivas, uma perda para os indivíduos e para a empresa.
Mas nem tudo é importante. 89% dos respondentes afirmaram que querem uma solução de colaboração cognitiva para resolver esse problema com 50% se disponível para falar com seu chefe para isso.
A colaboração cognitiva fornece contexto e inteligência que é woven em todas as experiências de colaboração e envolve capacidades orientadas por IA, como assistentes virtuais e inteligência do participante da reunião.
Assistentes virtuais e inteligência do participante
Hoje mais se beneficiam de usar a Siri, Alexa ou o assistente virtual do Google para realizar tarefas como ligar ou enviar texto a um amigo, definir um lembrete ou adicionar um item a uma lista “para fazer”. A maioria tem esses assistentes virtuais nos seus telefones, computadores e em sua casa e sabem o valor que eles trazem. Surpreendentemente, 87% dos profissionais de negócios veem valor direto ao incluir uma assistência virtual de reunião nas ferramentas de colaboração de reuniões. Ainda mais profissionais (89%), querem que a ferramenta de reunião seja inteligente, proativamente fornecendo informações aos participantes da reunião com base no contexto do assunto da reunião e dos participantes.
Convidados Certeza. Ao se reunir com alguém novo, muitos profissionais tentam pesquisar mais sobre eles para se tornarem mais qualificados e tornar a reunião mais eficaz. Na verdade, 81% afirmaram que a eficácia das reuniões aumenta com informações de segundo plano dos participantes. Para a maioria dos profissionais de negócios, geralmente é uma verificação rápida do LinkedIn. No entanto, 66% compartilharam que as informações no LinkedIn são insuficientes para suas necessidades. Isso leva a mais tempo à busca de informações ou apenas de estar menos preparado para a reunião. Proativamente, fornecer informações completas aos participantes e às empresas dentro de uma solução de colaboração cognitiva seria um boon para os anfitriões da reunião e os participantes.
Ação Inteligente
A maioria das reuniões envolve revisão ou referência de documentos, discutir itens de ações anteriores e estabelecer novos. 93% dos participantes acredita que ter itens de ação atuais facilmente visíveis para todos os participantes da reunião, bem como o acesso instantâneo a documentos relevantes, aumentaria a eficácia da reunião. Isto é algo que uma solução cognitiva pode fornecer, junto com o rastreamento e exibição de itens de ação atuais e seu progresso.
A solução também pode gerenciar o acesso a todos os documentos relevantes a partir da solução, tornando mais simples compartilhar ou encontrar documentos importantes, conforme necessário. A pesquisa revela que 90% dos profissionais de negócios indicaram que a conclusão de itens de ação aumentaria com lembretes automatizados de rastreamento e status, e um assistente de reunião inteligente poderia ser solicitado a criar e atribuir novos itens de ação, encontrar um documento ou iniciar uma sessão rápida de colaboração.
O movimento para a colaboração cognitiva
Muitos trabalhadores encontram conforto nas ferramentas que usam todos os dias: eles sabem como uma ferramenta funciona e como fazer as coisas. O tempo de aprender e adotar uma nova ferramenta pode ser prejudicial, mas 88% dos participantes estão dispostas a trocar ferramentas para adotar uma nova solução com recursos que uma solução de reunião de colaboração cognitiva poderia fornecer. A realidade é que a ferramenta atual não está atender às suas expectativas e as frustrantes. Na verdade, aproximadamente 9 de 10 respondentes afirmaram que querem usar soluções de colaboração cognitiva o mais rápido possível. Com os benefícios potenciais de uma solução cognitiva com um assistente de reunião inteligente, é hora de uma mudança.
Conclusão
A primeira parte desses resultados da pesquisa indicou claramente a funcionalidade das ferramentas de reunião, estagnada, com muitas soluções fornecendo a mesma funcionalidade, mas ainda é muito frustrante para os usuários. O mercado de telefones móveis teve uma experiência semelhante antes do lançamento do iPhone da Apple e depois mudou na era de smartphones e mudou a forma como achamos os telefones e dispositivos móveis. Os últimos anos têm visto a rápida adoção da IA em vários dispositivos que reduzem o trabalho e aumentam nossa eficácia pessoal e profissional.
Ao considerar o impacto de incorporar inteligência colaborativa em soluções de reunião, estamos procurando uma grande mudança para soluções de colaboração e como as usamos. Remover muitos dos obstáculos que nos frustrantes – mais fáceis de entrar em reuniões, adicionar participantes de forma rápida, informações de fundo dos participantes da reunião apresentadas na ferramenta, juntamente com documentos relevantes, com itens de ação concluídos e pendentes – permitiria que os participantes se concentrem na reunião em si. Dada a quantidade enorme de gastos de profissionais em reuniões todos os dias, essa nova geração de solução de reuniões colaborativas proporcionará um enorme benefício para o indivíduo e a empresa.
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David Gehr ltda de Research Principal David Gehrrose tem sido um profissional de pesquisa por nove anos fornecendo pesquisa e insights estratégicos para os maiores líderes estabelecidas, bem como as inicializações mais recentes. David trouxe 15 anos de sucesso em marketing de alta tecnologia e gerenciamento de produtos para a Research Ltda. Suas experiências confirma que tomar decisões baseadas em fato impulsionam a receita e o sucesso com mais frequência do que o adivinhado.
David foi vice-presidente de marketing daPffare e da Actional Corporation. Antes de suas responsabilidades executivas, David realizou várias posições internacionais de marketing e gerenciamento de produtos na Mercury Interactive e em várias empresas no setor de jogo de vídeo. David detém a capacidade da engenharia mecânica e engenharia aeronauética, ambos da Universidade da Califórnia, Davis.