中小ビジネスの電話システムをクラウド通話ソリューションに置き換えるべき 12 の理由

従来の PBX 電話システムを今でもお使いですか？時代にそぐわない電話システムを使い続けると、通話インフラの管理に必要以上の費用を浪費することになります。たとえばオフィスの移転を想像してみましょう。新しいオフィスでは再配線が必要になり、その費用は高額になります。オンサイト PBX では物理的な制約により、テレワークに対応しきれない問題もあります。一方でクラウドホスト型の VoIP ソリューションであれば、クラウドの特徴を活かして諸経費を削減できるうえに、企業の規模や変化にも柔軟性に対応可能です。従来の PBX システムをクラウド通話ソリューションに置き換えるべき 12 の理由は、次のとおりです。

1) 通話コストを削減

クラウド通話では、ビジネス電話システムの管理をクラウド（サービスプロバイダ）に任せておけます。インフラや物理的な電話機といった多様なコンポーネントの継続的なメンテナンスや更新、修復・交換が不要になります。利用料金はサブスクリプションベースとなるため、通話コストの予測・管理が容易になるほか、必要な場合は多額の費用をかけずにスケールアップできます。

2) インターネットに接続された多様なデバイスから発着信が可能

クラウドベースの電話システムであれば、対応デバイスを使用している限り、場所を問わず発着信が可能です。つまりテレワークでもオフィス勤務でも、あるいは現場からでも、携帯電話やノートパソコン、デスクトップだけでなく、従来の電話も使って通話や会議に参加できます。もちろん通話に電話回線は使われません。使われるのは最新のインターネット接続です。

3) PBX の機能をすべて利用可能

クラウドホスト型の VoIP は、仮想であっても全機能を備えた、完全な PBX システムです。複数の内線番号に対応しているほか、ダイヤルイン（DID）番号やディレクトリベースの発信も利用できます。着信に最初に応答するのは仮想の「受付係」です。メニューオプションを案内し、担当者に電話を転送します。また留守番電話の機能も仮想で提供され、メッセージを後でいつでも確認できます。

4) クラウド通話ならではの強力な機能が提供

通話の保留と再開、コール待機、着信後の転送や事前定義での転送、応答不可など、最新のビジネス通話機能を利用できます。

5) 電話や会議をより手軽に利用可能

VoIP 通話システムにより、成果を出せる協調的なチームワーク環境が実現します。たとえば通話中でも電話機とモバイルデバイスを中断なく切り替えられるほか、通話の転送やマージも簡単です。また 1 対 1 の通話をその場で複数人の会議に変更したり、通話をオンライン会議に格上げして豊富な機能を活用したりすることもできます。

6) メッセージとファイル共有の機能を、必要時にその場で利用可能

クラウド通話の中には、複数のメッセージ機能やファイル共有機能を備えた製品もあります。これらの機能を使えば、コミュニケーションとチームワークを改善して生産性を強化できます。たとえばダイレクトチャットでは 1 対 1 でメッセージを送信できます。またチームチャットルームでは絵文字やリッチテキストで多様な表現が可能なほか、簡単に使えるファイル共有機能により全員でブレーンストーミングを行うこともできます。各メッセージはその場で読んで返信することも、重要フラグを付けて後で確認することもできます。メッセージと会話はすべてクラウドに安全に保存されるため、必要に応じて簡単に取得して確認できます。

7) チームメンバーや取引先、業者とのコラボレーションが容易に

音声通話をその場でオンライン会議に切り替えられます。会議に切り替えるメリットは、画面共有や、ドラッグ＆ドロップのファイル共有、デジタルホワイトボードなどのコラボレーションツールを利用できることです。会議に遅れた場合や、参加できない場合でも心配いりません。会議の会話内容が自動で文字に変換されるため、後でいつでも確認できます。

8) クラウドベースのアプリケーションから一元管理可能

操作が簡単な専用のクラウドアプリを使って、ビジネスに必要な全機能をどこからでも一元管理できます。 VoIP のメリットは、対応デバイスがあれば、ログインするだけでチームの誰でも利用可能な点です。また今お使いの通話サービスプロバイダをそのまま利用できるため、移行もスムーズです。

9) 自社にあったペースでインフラを無理なく拡張可能

通話回線と従業員を物理的に拡張するタイミングは、判断が難しいものです。しかしクラウド通話なら、ビジネスニーズに応じて柔軟に拡張できます。プロビジョニングをリクエストするだけで、簡単に拡張が完了するからです。回線をテレワーカーに割り当てることも容易です。

10) 高レベルのセキュリティ

クラウド通話では強固なセキュリティにより会話が暗号化して送信されます。攻撃者による侵入やハッキングを阻止するための複数の対策も備えています。さらにセキュリティ更新プログラムが自動的に適用されるため、システム全体を安心してご利用いただけます。

11) 管理作業を簡素化

クラウド通話では、回線がプロビジョニングされた後の管理・構成をソフトウェアダッシュボードからすべて行えます。上述のように、大規模にスケールアップしても全体を簡単に管理できます。チームメンバーの追加や内線番号の割り当てなども、数回のクリックで終わるほど効率的です。またアテンダントや電話メニューを設定しておけば、ビジネス番号への着信を適任者にすぐに転送できます。誰に転送するかについて、複数の同僚に聞き回る必要がなくなります。

12) 各従業員によるカスタマイズに対応

基本設定から、応答不可、電話転送、シングルナンバーリーチ（SNR）まで、ビジネス電話の使い勝手を各従業員がカスタマイズ可能です。セットアッププロセスはシンプルで直感的なため、変更について IT に問い合わせが来ることもありません。従来の PBX からクラウド通話に移行すべき十分な理由をご確認いただけたでしょうか。コスト、時間や労力を節約するだけでなく、ビジネスを成長させるためにも、クラウド通話が不可欠なのです。

クラウド通話への移行をご検討ですか？まず通話プランをご確認ください。