Einfache Schritte für produktive Meetings
Da die meisten Bürogebäude geschlossen sind und Millionen von Menschen auf der ganzen Welt von zu Hause aus arbeiten, hat die Zahl der virtuellen Meetings erheblich zugenommen und füllt unseren täglichen Terminkalender immer mehr aus. Laut einer Studie von Bain & Company verbringen die Mitarbeiter insgesamt 15 % ihrer Zeit in Meetings, während die leitenden Angestellten sogar 50 % ihrer Zeit dafür aufwenden. „Die Überlastung durch Meetings, die in vielen Unternehmen bereits ein Problem darstellt, kann sich im aktuellen Heimarbeitsumfeld noch verschärfen“, so Mike Fasciani, Senior Research Director bei Gartner. Wir stimmen dem zu. Allein auf der Webex-Plattform ist die Anzahl der Meeting-Minuten pro Monat von ~7 Milliarden im Februar 2020 auf 25 Milliarden im Mai 2020 gestiegen.
Gewinnen Sie die Kontrolle zurück
Mangels Alternativen und aus der Notwendigkeit heraus sind virtuelle Meetings die treibende Kraft, die uns miteinander verbunden hält. Doch wenn 71 % der leitenden Angestellten Meetings für unproduktiv halten, müssen wir dann wirklich so fatalistisch mit unserer Meeting-Zeit umgehen? Die Antwort lautet nein; wir können und müssen die Kontrolle zurückerlangen. Die Frage ist also: Wie können wir produktiv bleiben und zeitnahe Entscheidungen treffen, ohne zu viel Zeit in Meetings zu verbringen? Die Antwort lautet: Weniger Meetings, weniger Ablenkung und weniger Entscheidungsträger. Hier finden Sie einige Tipps, wie Sie dies umsetzen können.
1) Verkürzen Sie Ihre Meetings so weit wie möglich
Seien Sie sich der Dauer von Meetings bewusst. Nehmen Sie Abstand von 30- und 60-minütigen Meetings und stellen Sie alle Meetings auf eine Dauer von unter 5, unter 10 oder unter 15 Minuten um. Die Meeting-Verantwortlichen können auch 15- oder 20-minütige Meetings einberufen, wenn die Tagesordnung dies erforderlich macht. Optimieren Sie jedoch das Ergebnis, nicht die Dauer, und treffen Sie sich nur dann, wenn dadurch Mehrwert geschaffen wird. Wenn eine Sitzung zwar länger dauert, aber dafür mehr Entscheidungen getroffen werden können und die Notwendigkeit einer weiteren Sitzung entfällt, ist das umso besser.
2) Minimieren Sie die Häufigkeit; weniger ist mehr
Überlegen Sie sich einen Rhythmus für wiederkehrende Meetings. Wechseln Sie von wöchentlichen zu zweiwöchentlichen Meetings. Wechseln Sie von monatlich zu vierteljährlich. Verlegen Sie tägliche Meetings entweder auf Montag, Mittwoch, Freitag oder einmal pro Woche. Berechnen Sie dafür Ihren exakten wöchentlichen Zeitaufwand und reduzieren Sie ihn um bis zu 50 %. In der Regel können alle wiederkehrenden Meetings nur für die nächsten 4 Termine angesetzt werden, was Ihnen hilft, die Notwendigkeit eines Meetings neu zu bewerten.
3) Fragen Sie sich: Brauchen wir wirklich ein Meeting?
Die asynchrone Zukunft ist da. Angesichts flexibler Arbeitszeiten und Zeitzonenunterschiede wird es immer schwieriger, einen Zeitpunkt zu finden, an dem alle Teilnehmer verfügbar sind. Überlegen Sie, ob bestimmte Meeting-Ziele nicht auch in einem eigenen Teamraum oder durch gemeinsame Nutzung von Dokumenten erreicht werden können. Versuchen Sie, einige Meetings in Webex Teams-Unterhaltungen umzuwandeln, indem Sie das Meeting absagen und später eine Nachbesprechung durchführen, um zu beurteilen, ob diese Methode funktioniert hat und fortgeführt werden sollte. Führen Sie aktive A/B-Tests zwischen Meetings und Webex Teams-Bereichen durch, um festzustellen, ob Sie auf ein Meeting von Beginn an hätten verzichten können. Es ist erstaunlich, wie viel man in einem Arbeitsbereich mit den richtigen Leuten erreichen kann.
4) Reduzieren Sie Multitasking durch den Einsatz von Videotechnik
Ermutigen Sie mehr Mitarbeiter zur Nutzung von Videotechnik, damit sie sich aktiv beteiligen und wirklich präsent bleiben. Viele von uns profitieren von der Energie der anderen, wenn wir zusammenarbeiten, und Videotechnik hilft uns, diese Energie zu nutzen. Sie trägt auch dazu bei, die Versuchung des Multitaskings während Meetings zu minimieren. Wenn die Teilnehmer Multitasking betreiben, sollten sie vielleicht nicht dabei sein und die Zeit stattdessen nutzen, um ihre eigene Arbeit zu erledigen. Es wird immer berechtigte Gründe dafür geben, dass einige Teilnehmer die Videoübertragung abbrechen müssen, und dennoch werden sie in der Lage sein, sich produktiv am Meeting zu beteiligen. Im Grunde kommt es darauf an, die Teilnehmer zu ermutigen, sich zu konzentrieren und nicht zum Multitasking überzugehen.
5) Führen Sie die Entscheidungsfindung näher an die Umsetzung heran
Beurteilen Sie Ihre Teilnehmer und reduzieren Sie die üblichen Floskeln, indem Sie sich die Notizen vergangener Meetings ansehen. Wenn jemand in den letzten 3 Sitzungen überhaupt keinen Beitrag geleistet hat, sollten Sie ihn nicht länger unter Druck setzen und seine Beteiligung erzwingen. Wenn Sie einen Mitarbeiter und seinen Chef zum selben Meeting einladen, sollte klar sein, warum die Teilnahme beider erforderlich ist. Versuchen Sie, die Entscheidungsfindung so nah wie möglich an die eigentliche Umsetzung heranzuführen (auf einer niedrigeren Hierarchiestufe). Hätten Sie anstelle des CEO auch den ihm unterstellten Senior VP einladen können? Dies veranlasst alle dazu, sich auf die nächsthöhere Ebene zu begeben, und überträgt auch der Person, die die Arbeit tatsächlich ausführt, mehr Verantwortung.
6) Planen Sie im Voraus und stellen Sie klare Erwartungen auf
Zwingen Sie die Teilnehmer zur Vorbereitung, indem Sie eine Tagesordnung , aufstellen, (gegebenenfalls) eine Vorab-Lektüre erbitten und nach dem Meeting eine Nachbereitung durchführen. Sagen Sie jedes Meeting ab, für das nicht im Voraus eine Tagesordnung erstellt wurde. Sagen Sie auch die nächste Sitzung ab, wenn jemand die Ergebnisse der vorigen Sitzung nicht festgehalten hat. (Hinweis: Sie können Ciscos Webex Assistant dies für Sie erledigen lassen.) Meetings haben ihren Preis, und wenn die Teilnehmer sich nicht mit entsprechenden Beiträgen einbringen, sollte das Meeting abgesagt werden.
a. Vorab-Lektüre und Vorbereitung: Verlangen Sie eine Vorab-Lektüre und senden Sie die Unterlagen dafür mindestens 48 Stunden im Voraus an die Teilnehmer. Vorab-Lektüren helfen, die Ziele des Meetings zu klären, und zwingen die Teilnehmer, ihre Ideen vor dem eigentlichen Meeting zu durchdenken, zu verarbeiten und zu artikulieren. Der „Sozialvertrag“ besteht hier darin, dass sich die Teilnehmer verpflichten, die Vorab-Lektüre im Voraus erledigt zu haben. Wird eine Vorab-Lektüre nicht im Voraus verschickt, wird das Meeting verschoben.
b. Tagesordnung/Nachbereitung: Der Meeting-Verantwortliche ist für die Erstellung und Freigabe der Tagesordnung (die den vorgelesenen Unterlagen beigefügt werden kann) und für die Veröffentlichung der Meeting-Aktionselemente zuständig. Wenn beides nicht erfolgt, sollten die Teilnehmer die Möglichkeit haben, dem Meeting fernzubleiben.
c. Indizierung: Der Vorteil einer im Voraus erstellten Tagesordnung besteht darin, dass Sie möglicherweise nur zu Ihrem speziellen Thema anwesend sein müssen. Erscheinen Sie in diesem Fall entweder zu einer vereinbarten Uhrzeit ODER bitten Sie darum, dass Ihnen von einer der Meeting-Plattformen eine Team-Nachricht geschickt wird, bevor Ihre Anwesenheit erforderlich ist.
d. Respektieren Sie die Zeit der anderen: Sehen Sie Meetings nicht als Ersatz für ein Treffen an, um etwas nachzuholen. Erledigen Sie Ihre Arbeit offline und verschwenden Sie nicht die Zeit anderer, um sich in Meetings auf den neuesten Stand zu bringen. Wenn Sie eine spezielle Frage zu einem Thema haben oder zusätzliche Informationen benötigen, wenden Sie sich nach dem Meeting direkt an die zuständige Person.
e. Disziplin: Teams müssen Meeting-Unterlagen, Dashboards, Statusberichte und Metriken konsequent aktualisieren – und sie dann pünktlich veröffentlichen, damit sie von anderen genutzt werden können Andere sollten die Links mit einem Lesezeichen markieren und sie vor dem Meeting durchsehen, damit sie während des Meetings sachdienliche Fragen stellen können.
7) Halten Sie Zeit für Ihre Verpflichtungen frei
Ihr Kalender kann Sie dabei entlasten:
a. Planen Sie Zeit nach dem Meeting ein, um Ihre Arbeit abzuschließen. Reservieren Sie Zeit für Ihre persönlichen Verpflichtungen, um sicherzustellen, dass auch sie erledigt werden. Das kann ein Angebot sein, das Sie erstellen müssen, Zeit für ein Coaching, ein spontanes 1:1-Meeting oder einfach Zeit zum Nachdenken. Halten Sie diese Zeit genauso ein, wie Sie es mit der Zusage tun würden, ein Meeting abzuhalten.
b. Tragen Sie Erinnerungen und Liefertermine in die Kalender der Mitarbeiter ein. Meetings sind oft dazu da, Maßnahmen zu überprüfen. Sobald Sie die Maßnahmen festgelegt haben, setzen Sie in ihren Kalendern Zeiten für die Erbringung dieser Leistungen fest und stellen Sie sicher, dass diese Leistungen in einem Teams-Raum erbracht werden. Auf diese Weise können Sie die Aktivitäten in diesem Raum nachverfolgen, ohne dass ein Meeting erforderlich ist. Sollte es einen Projektplan geben, aktualisieren Sie ihn regelmäßig und ziehen Sie ihn zu Rate, um sich über den Stand der Dinge zu informieren, statt ein weiteres Meeting abzuhalten.
8) Planen Sie „Meeting-freie“ Tage ein
Planen Sie Meeting-freie Tage für intensive Arbeitsvorgänge ein. So können Sie beispielsweise Ingenieure entlasten. In einigen Unternehmen können Ingenieure 4 Meeting-freie Tage pro Woche einplanen. Die einzigen Meetings, an denen sie teilnehmen, sind die von ihnen selbst einberufenen Meetings mit anderen Ingenieuren oder Architekten, die mit der Erledigung ihrer Arbeit zusammenhängen (Stand-up, Code-Reviews usw.). Am5. Tag der Woche finden Sprint-Zeremonien, 1:1-, All-Hands- und Mitarbeiter-Meetings statt.
9) Schalten Sie um von „Angst, etwas zu verpassen“ auf „Freude, etwas zu verpassen“
Machen Sie Frühjahrsputz und erwägen Sie einen Neuanfang, bei dem Sie alle bestehenden Meetings in regelmäßigen Abständen absagen. Ihr neuer Kalender sollte nur noch die Meetings enthalten, die Sie wirklich brauchen, und diese mit den entsprechenden Personen und mit einer klaren Tagesordnung und Ergebnissen, die in der Einladung vermerkt sind. Legen Sie fest, welche Vorbereitungsarbeiten die Teilnehmer erledigen müssen, bevor sie an einem Meeting teilnehmen können. Scheuen Sie sich auch nicht davor, einige Meetings ausfallen zu lassen. Nehmen Sie nicht an Meetings teil, wenn Sie sicher wissen, dass Sie nichts dazu beitragen können. Stellen Sie stattdessen sicher, dass das Meeting mit Webex Assistant abgehalten wird, und fordern Sie nach dem Meeting die Abschrift oder die Highlights an.
10) Setzen Sie sich klare Ziele
Bleiben Sie auf Kurs. Sobald Pläne festgelegt und in einem Meeting vereinbart wurden, sollten Sie Änderungen vermeiden, denn dies erfordert eine Neuausrichtung mehrerer Beteiligter und führt zu Nacharbeiten.
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Mitwirkende: Die Leitung des Contact Centers und die Leitung der Collaboration Group haben alle zu diesen Ideen beigetragen, wobei spezifische Vorschläge von folgenden Personen verfasst wurden: Omar Tawakol, David Wiener, Brian Schmahl, Sridhar Gaddiapati, Abhay Kulkarni und Vinod Muthukrishnan.
Weitere Informationen
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