Jeder, der schon einmal an einer großen Technologiekonferenz teilgenommen hat (erinnern Sie sich noch daran?), war wahrscheinlich auch schon bei einer Teilgruppen-Sitzung dabei. Diese Sitzungen bieten eine gute Möglichkeit, um in einer relativ kleinen Gruppe von Teilnehmern Ideen auszutauschen, Fragen zu stellen und/oder Präsentationen anzusehen.
Teilgruppen-Aktivitäten können zu einem besseren Verständnis von Themen beitragen, die in einem Hauptvortrag behandelt werden, und bieten mehr Raum für Interaktion und andere Aspekte, die bei einem einseitigen Vortrag mit Hunderten oder Tausenden von Teilnehmern nicht möglich sind. Oft werden auf Konferenzen mehrere Sitzungen gleichzeitig in verschiedenen Teilgruppen-Räumen am Konferenzort abgehalten, sodass die Teilnehmer die Gelegenheit haben, die für sie relevanten auszusuchen.
Da viele Events, wie auch tägliche Meetings und Schulungen, inzwischen virtuell stattfinden, ist es wichtig, die virtuellen Teilgruppen-Sitzungen Ihrer Videokonferenzplattform sinnvoll zu nutzen, um eindrucksvolle Erlebnisse zu schaffen. Schauen wir uns an, wie virtuelle Teilgruppen-Sitzungen funktionieren und welche Vorteile sie bieten.
Ein Überblick über Teilgruppen-Sitzungen in Audio- und Videokonferenzlösungen
Eine virtuelle Teilgruppen-Sitzung funktioniert ganz ähnlich wie eine physische Sitzung: Es handelt sich um ein Mini-Meeting, das von einem größeren Meeting abgetrennt wird. Das heißt, jede Teilgruppen-Sitzung ist ein eigenes Forum, das von dem des Haupt-Meetings getrennt ist. Dabei können die Teilnehmer zwischen den Sitzungen wechseln und bei Bedarf wieder am Haupt-Meeting teilnehmen.
Ein Audio- oder Videokonferenzgastgeber kann Teilgruppen-Sitzungen unter anderem für folgende Zwecke einrichten:
- Durchführung eines Workshops oder einer Vorführung. Bei privaten Konferenzen eignen sich Teilgruppen-Räume gut für die Durchführung gezielter Workshops oder Vorführungen für kleinere Gruppen interessierter Teilnehmer. Virtuelle Teilgruppen-Sitzungen eignen sich für ähnliche Zwecke. Der Vortragende hat den Vorteil, dass er mit einer relativ kleinen Gruppe von Veranstaltungsteilnehmern interagieren, Fragen beantworten und in einer zwangloseren und entspannteren Atmosphäre zusammenarbeiten kann.
- Kurze Smalltalk-Gespräche am Rande. Unter Umständen muss der Gastgeber des Haupt-Meetings mit einer Handvoll Teilnehmer ein paar Minuten unter vier Augen sprechen, entweder um sich zu Beginn der Veranstaltung besser vorzubereiten oder um sich in der Halbzeit des Meetings neu zu sammeln. Mit Teilgruppen-Sitzungen ist dies problemlos möglich, ohne dass eine völlig neue Besprechung oder ein neuer Anruf gestartet werden muss.
- Organisation von Brainstorming-Sitzungen im Team. Während einer großen Teambesprechung oder einer Schulungssitzung möchten Sie vielleicht, dass sich die Teilnehmer in kleinere Arbeitsgruppen aufteilen, um gemeinsam Strategien zu entwickeln oder an einem Projekt zu arbeiten. Nach diesen virtuellen Brainstorming-Sitzungen können Sie alle Teilnehmer in die Hauptbesprechung zurückrufen, um ihre Ideen der gesamten Gruppe vorzustellen.
- Gespräche mit einer kleinen Gruppe von Studenten oder Auszubildenden. Teilgruppen-Sitzungen sind vor allem in Bildungseinrichtungen verbreitet, in denen die Klassen groß sein können und der Dozent die Studenten in kleineren Gruppen ansprechen muss, indem er zwischen den Teilgruppen-Sitzungen wechselt. Und genau wie in der Unternehmenswelt sind Teilgruppen-Sitzungen hervorragend dazu geeignet, dass Studierende in Teams gemeinsam an Gruppenprojekten arbeiten.
Virtuelle Teilgruppen-Sitzungen ermöglichen es den Teilnehmern, über die meisten der Funktionen zu kommunizieren, die sie auch in der Hauptbesprechung nutzen würden. Sie können über Video, Audio und Chat in Echtzeit zusammenarbeiten.
Generell erleichtern Teilgruppen-Sitzungen bei Events den Austausch in kleinen Gruppen und ermöglichen eine produktivere Zusammenarbeit bei Projekten. Lassen Sie uns nun einige häufig gestellte Fragen im Zusammenhang mit Online-Teilgruppen-Sitzungen beantworten.
Wie funktionieren Audio und Video in einer virtuellen Diskussionsrunde?
In Webex ist jede Teilgruppen-Sitzung in einer eigenen Webkonferenz integriert. Wenn jemand an einem Haupt-Meeting teilnimmt und dann in eine Teilgruppen-Sitzung wechselt, wird der Ton auf diese Sitzung umgeleitet und nach Beendigung der Teilgruppen-Sitzung wieder auf das Haupt-Meeting zurückgeschaltet. Wenn Video aktiviert ist, wird diese Einstellung ebenfalls zwischen den Sitzungen übertragen. Die gleichen Kontrollelemente für das Stummschalten und Aufheben der Stummschaltung von Audio sowie für das Anhalten und Starten von Video stehen ebenfalls zur Verfügung und ermöglichen eine granulare Kontrolle von Hintergrundgeräuschen und Privatsphäre.
Welche Rollen gibt es bei Teilgruppen-Sitzungen?
In einer Webex-Teilgruppen-Sitzung sind drei Hauptrollen zu unterscheiden: Gastgeber, Co-Gastgeber und Teilnehmer. Die Berechtigungen der drei Rollen sind unterschiedlich, aber alle können während der Sitzung über Audio, Video und Chat miteinander kommunizieren.
Wie kann der Gastgeber oder Co-Gastgeber des Meetings Teilgruppen-Sitzungen verwalten?
Die Gastgeber haben umfassende Kontrolle über Teilgruppen-Sitzungen. Sie können sogar die Teilnehmer im Voraus bestimmten Teilgruppen-Sitzungen zuweisen, um während des Meetings Zeit zu sparen. Sowohl der Gastgeber als auch der/die Co-Gastgeber können außerdem:
- Alle Teilgruppen-Sitzungen starten und beenden
- Teilnehmer zwischen verschiedenen Sitzungen verschieben
- Die Teilnehmer auffordern, zum Haupt-Meeting zurückzukehren
- Teilnehmer aus den Teilgruppen-Sitzungen entfernen
- Alle Teilgruppen-Sitzungen schließen
Wie können die Teilnehmer eines Meetings während einer Teilgruppen-Sitzung Hilfe erhalten?
Teilgruppen-Sitzungen bieten einige nützliche Funktionen, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer bei Bedarf Unterstützung bekommen. Ein Teilnehmer kann eine Taste drücken, um Hilfe anzufordern, und der Moderator kann dann zu seiner Sitzung navigieren und seine Fragen beantworten.
Der Gastgeber kann auch proaktiv Hilfestellung leisten, indem er eine Nachricht an einige oder alle Teilgruppen-Sitzungen sendet. Diese Nachricht wird als Popup-Fenster in der Sitzung angezeigt und kann einen Hinweis auf die Tagesordnung oder einfach etwas Wichtiges enthalten, über das alle Teilnehmer informiert werden müssen.
Wie kann ich Teilgruppen-Sitzungen einrichten?
Um mehr über Webex-Teilgruppen-Sitzungen und die neuesten Funktionen zu erfahren, besuchen Sie die Übersichtsseite zu Teilgruppen-Sitzungen. Sie können auch mit einer kostenlosen Testversion von Webex starten.
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