Pour de nombreux professionnels, les outils de collaboration pour les réunions sont devenu essentiels pour atteindre leurs objectifs et tâches principales chaque semaine. Mais sont-ils suffisamment efficaces?
Collaboration cognitive
Cisco a récemment réalisé une recherche approfondie et effectué une enquête auprès de 1 501 professionnels de toutes tailles, pour des entreprises de toutes tailles, sur leur utilisation et leurs expériences de solutions de collaboration de réunion.
Etant donné les facteurs de connectivité Réunions en ligne, il est important que 85 % des personnes qui ont répondu à la réunion rencontrent des problèmes de réunion en ligne et que 42 % ont atteint un niveau de frustration au cours de la semaine dernière. Ce ne sont pas de rares occurrences car selon l’étude, près d’un trimestre passe 50 % de leur temps par jour à des réunions alors que plus de 60 % des participants passent deux heures ou plus en Réunions en ligne chaque jour. L’impact d’une solution de réunion inadéquat est qu’en plus de frustrant les utilisateurs, elle peut perdre beaucoup de temps et entraîner des réunions moins productives, tant pour les personnes que pour l’entreprise.
Mais ce n’est pas tout l’échec. 89 % des personnes qui ont répondu déclarent qu’ils souhaitaient une solution de collaboration cognitive pour résoudre ce problème, avec 50 % de gens prêts à discuter avec leur patron pour l’obtenir.
La collaboration cognitive fournit du contexte et de l’intelligence qui sont unies à toutes les expériences de collaboration et implique des fonctionnalités axées sur l’IA telles que les assistants virtuels et l’intelligence des participants à la réunion.
Assistants virtuels et intelligence invité
Aujourd’hui, vous bénéficiez le plus d’utiliser Siri, Alexa ou l’assistant virtuel de Google pour accomplir des tâches telles que appeler ou envoyer un sms à un ami, définir un rappel ou ajouter un élément à une liste « à faire ». La plupart ont ces assistants virtuels sur leur téléphone, leur ordinateur et dans leur domicile et connaissent la valeur qu’ils apportent. Heureusement, 87 % des professionnels voient une valeur directe qui leur permet d’inclure une assistance virtuelle de réunion dans leurs outils de collaboration. Encore plus de professionnels (89%) veulent que leur outil de réunion soit intelligent, fournissant des informations de manière proactive aux participants en fonction du contexte du sujet de la réunion et des participants.
Participants Sûr. Lorsque vous rencontrerez une personne nouvelle, de nombreux professionnels tentent d’en effectuer une recherche plus approfondie pour être plus informés et rendre la réunion plus efficace. En fait, 81 % ont indiqué que l’efficacité des réunions augmente en s’y rapportant aux informations sur les participants. Pour la plupart des professionnels, il s’agit souvent d’un bref contrôle de LinkedIn. Cependant, 66 % ont partagé cette information sur LinkedIn n’est pas suffisante pour leurs besoins. Ceci permet de plus de temps pour rechercher des informations ou simplement d’être moins préparé(s) à la réunion. Fournir de manière proactive des informations approfondies sur les participants et l’entreprise dans une solution de collaboration cognitive serait une solution pratique pour les organisateurs de réunions et les participants.
Action intelligente
La plupart des réunions impliquent la révision ou la référence de documents, la discussion des éléments d’action passés et l’établissement de nouveaux. 93 % des participants pensent qu’avoir des éléments d’action actuels facilement visibles pour tous les participants à la réunion, ainsi qu’un accès instantané à des documents pertinents, améliorerait l’efficacité de la réunion. Ceci est quelque chose qu’une solution cognitive pourrait fournir, en même temps que le suivi et l’affichage des éléments d’action actuels ainsi que leur progression.
La solution pouvait également gérer l’accès à tous les documents pertinents depuis la solution, ce qui permet de facilement partager ou trouver des documents clés si nécessaire. Selon cette étude, 90 % des professionnels ont indiqué que la réalisation d’un élément d’action serait plus importante grâce à des rappels automatiques de suivi et de statut, et qu’un assistant intelligent pourrait être invité à créer et à attribuer de nouveaux éléments d’action, à trouver un document ou à démarrer une session de collaboration rapide.
Le déplacement vers la collaboration cognitive
De nombreux employés trouvent le confort dans les outils qu’ils utilisent quotidiennement : qu’ils connaissent le fonctionnement d’un outil et qu’ils peuvent tout faire. Le moment d’apprendre et d’adopter un nouvel outil peut être perturbateur mais 88 % des participants sont prêts à changer d’outils pour adopter une nouvelle solution avec les fonctions qu’une solution de réunions de collaboration cognitive pourrait fournir. La réalité est que leur outil actuel n’est pas à la hauteur de leurs attentes et les frustrant. En fait, près de 9 répondants sur 10 indiquent qu’ils souhaitent utiliser des solutions de collaboration cognitives le plus tôt possible. Avec les avantages potentiels d’une solution cognitive avec un assistant de réunion intelligent, il est temps d’en changer.
Conclusion
La première partie de ces résultats de recherche indique clairement que la fonctionnalité des outils de réunion a été réduite, en raison de nombreuses solutions permettant de fournir la même fonctionnalité, même si les utilisateurs sont toujours frustrants. Le marché des téléphones mobiles avait une expérience similaire juste avant la sortie d’Apple de l’iPhone et il retentait à l’ère des Smartphones changeant la façon dont nous pensez les téléphones et les appareils mobiles. Ces dernières années ont vu le déploiement rapide de l’IA sur de nombreux appareils qui réduisent le travail et augmentent l’efficacité personnelle et professionnelle.
Si nous envisageons l’impact de l’incorporation de l’intelligence collaborative dans les solutions de réunion, nous allons voir un changement majeur dans nos solutions de collaboration et la façon dont nous les utilisons. La suppression de nombreux obstacles qui nous frustrationnt – la facilité à rejoindre les réunions, ajouter des participants à la volée, les informations d’arrière-plan des participants présentées dans l’outil, ainsi que les documents pertinents, avec des éléments d’action terminés et en attente – devrait permettre aux invités de se concentrer sur la réunion elle-même. Compte tenu de l’énorme quantité de temps que les professionnels passent chaque jour au cours des réunions, cette nouvelle génération de solutions de réunions collaboratives apporteront un grand avantage aux personnes et à l’entreprise.
Lire le rapport complet le Cisco.com
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David Bureau d’Étude Principal David Bureaux a été professionnel de recherche pendant neuf ans, fournissant des recherches et des aperçus stratégiques pour les plus grands dirigeants établis ainsi que les nouveaux 
démarrages. David a apporté pendant 15 ans un grand succès dans le domaine du marketing et de la gestion de produits dans la Recherche fondamentale. Son expérience confirme que prendre des décisions basées sur des faits permet d’augmenter le chiffre d’affaires et le succès plus souvent qu’à deviner.
David a occupé les fonctions de Vice-président marketing chez Principal et Chez Actional Corporation. Avant sa direction, David a occupé divers postes à la fois au niveau international du marketing et de la gestion de produits chez Mercury Interactive et dans plusieurs entreprises du secteur du jeu vidéo. David est titulaire d’une maîtrise en ingénierie mécanique et en génies mécaniques de l’Université de Californie, Davis.
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