在宅勤務の方法を見直す - 燃え尽き症候群に陥るのを防ぎ、ハイブリッド勤務の時代に成果を上げるには

将来的にオフィス勤務とリモートワークを組み合わせたハイブリッド勤務の導入を会社で検討する場合、この新しい現実の中で成果を上げるには、チームの体制を整えておく必要があります。ハイブリッド勤務のメリットを実際に活かすには、日によって働く場所が違っても、従業員が適切にコラボレーションしてシームレスに働くことができるようなシステムを周到に用意する必要があります。また、常時あるいは週に数日実施するリモートワークは大きな可能性を秘めているとはいえ、適切に実施されなければ、従業員が孤独感や疎外感を抱いたり、リモートワークによる極度の疲労に苦しんだりする可能性があります。そこで、今こそチームの在宅勤務への取り組みを評価し、成功に必要なリソースを全員が利用できるようにするチャンスです。この記事では、従業員の関係やつながりを維持し、生産性を高めるためのガイドラインをご紹介します。

ハイブリッド勤務の計画について明確に伝える

ここ数か月の間、多数の有名企業がリモートワークを永続的に実施するという方針を発表しています。従業員に常時在宅での勤務を認める企業もあれば、週に数日の在宅勤務を認めるという企業もあります。会社の戦略がどのようなものであれ、ハイブリッド勤務の計画について、チームに対して明確かつ思慮深く伝えることが重要です。明確で思いやりのあるコミュニケーションは移行をスムーズに進めるために必要であるだけでなく、それによって従業員は大切にされていると実感できるようにもなります。このコミュニケーションに関しては、多くの会社が改善する必要があるかもしれないことを調査結果が示しています。パンデミックが拡大するにつれ、雇用側が自分たち従業員のことを気にかけてくれているという認識が弱まっていることが、Gallup 社の調査によってわかりました。会社が自分の心身の健康について配慮してくれていると思うかという質問に対して「非常にそう思う」と回答した従業員は、10 人のうち 4 人にすぎませんでした。さらに、従業員の疑問には必ず対処し、この新しい取り組みを成功させるために実行する手順の概要を説明してください。シームレスなコラボレーションとオフィスへの安全な復帰を可能にするために、チームに提供するリソースを明確にしましょう。次のような質問を通して検討してください。

在宅勤務用に、どのような設備 (高性能のウェブカメラやコラボレーションデバイスなど) が従業員に提供されますか。
全員が一貫したエクスペリエンスを利用できるよう、テクノロジーの一元管理やサポートを IT チームに委ねることができますか。
デジタルホワイトボード、スマート会議室、ホットデスキングシステムといった、新しい社内コラボレーションテクノロジーを導入する予定はありますか。
新型コロナウイルス対策として、どのような予防策を講じますか。

健康に配慮した在宅勤務戦略に関する注意喚起をしたうえで従業員を尊重する

人間工学から時間管理、ビデオ会議のベストプラクティスまで、従業員に健康に配慮した在宅勤務戦略に関する注意喚起をします。チームで留意するべき 8 つの重要なヒントをこちらのインフォグラフィックにまとめました (このページの下でもご確認いただけます)。また、在宅勤務のベストプラクティスを取り入れ、生産性を向上させるために必要なツールやリソースがないか確認しましょう。昨年、在宅勤務に必要なものを購入する費用を支給済みだとしても、追加のリソース、トレーニング、また作業環境を明るくしてくれる植物やオフィス向けの飾りなどの “不要不急” の楽しい備品を購入できるよう、2 度目の給付金を支給する時期かもしれません。ちょっとした贈り物や思いやりのある態度により、チームの士気を高め、評価されていると感じる要因にもなります。

テクノロジーを活用し、誰一人疎外感を抱くことなく在宅からオフィスへのシームレスな移行を実現する

在宅勤務でもオフィス勤務でも、誰もが安定して仕事を続け、疎外感を抱くことがないようにしなければなりません。そしてハイブリッド勤務の導入にあたって、在宅勤務からオフィス勤務へシームレスに移行できるようにする必要があります。従業員が在宅で問題なく働けるよう作業環境を十分に整えたうえで、コラボレーションを円滑にするスマートソリューションをオフィスに用意します。高性能のビデオ会議システムやデジタルホワイトボードなどのツールを会議室に設置すると、オフィスで働く従業員はリモートで働く同僚に疎外感を抱かせず同じ部屋にいるかのように、共同で作業しやすくなります。また、空いているワークステーションを従業員が簡単に検索して予約できるように、ホットデスキングシステムの導入も検討してください。効果的なクラウド型電話システムなど、シームレスにつながるための他のソリューションも調べてみましょう。

つながる時間を設ける

ハイブリッド勤務は自由度が高く、多くのメリットがあります。ただし、チームが孤立したりサイロ化したりしないように、慎重に調整する必要があります。孤独感を抱いたり、関係が弱まったり、チームで築いた文化が崩れたりすることのないよう、対策を講じましょう。従業員がオフィスに出勤する日 (ある場合) を選べるという方針であれば、チームのつながりを維持するために、次のポイントについて検討しましょう。

可能であれば、週に 1 日、チームがオフィスに来て直接会うようにマネージャーに勧めます。
チームが一緒に楽しいアクティビティを行ったり、リモートワークの同僚の功績に対して感謝状を贈ったりできるように、少額の給付金を支給すること検討します。同僚とつながる時間を設ける大切さを思い出すきっかけになります。
直接会うことができない場合は、ビデオ通話を利用してチームで定期的につながる時間を設け、対面でのやり取りを継続できるようにします。オンライン飲み会などを開催する時間がなくても、週に一度、短時間でチームメンバーが情報交換する機会を設け、個人的なつながりを維持します。子どもの卒業式、新しく家族に迎えた子犬、美しい花が咲いている庭のことなど、参加者がその 1 週間の出来事を互いに共有するちょっとしたミーティングで構いません。
新しい働き方が軌道に乗るまでは十分に気を配ります。可能であれば最初の数週間は、ハイブリッド勤務の従業員がチームメンバーと定期的に直接連絡を取れるようにし、またリモート勤務の従業員が分け隔てなく受け入れられていると実感できるよう配慮します。

ビデオ疲れを防ぎながらビデオの使用を促す

ビデオ会議は、リモートで働くチームの健全性と生産性にとって欠かせない要素です。コミュニケーションをとり、関係を深め、仕事をやり遂げるうえで貴重な対面での時間を作れます。コミュニケーションのかなりの部分が非言語であることを示す調査結果もあります。ビデオ会議を定期的に開くことを会社の決まり事にすれば、非言語の重要な手がかりを見逃さずに済み、結果としてコミュニケーションが損なわれることもありません。さらに、リモートワーカーの報告では、ビデオの使用が職場での体験に大きな影響を与えています。ビデオ会議システムを頻繁に使う人は、コラボレーションがしやすいと回答する傾向が 2.4 倍、同僚に共感してもらえると回答する傾向が 2.6 倍高いことが、Webex の調査で明らかになりました。とはいえ、これを鵜呑みにするのではなく、従業員の声を聞きましょう。次の質問について検討してください。

会議中にビデオをオンにしておく習慣が会社にありますか。その習慣がない場合、どうすれば根付かせることができるでしょうか。
従業員がビデオの使用をためらうとしたら、それはなぜでしょうか。
ビデオ会議に参加するためのトレーニングを提供する必要はありませんか。ビデオ会議に自信を持って参加できるよう、高性能のウェブカメラ、ヘッドセット、照明器具を提供する必要性についてはどうでしょうか。
ビデオ疲れを防ぎ、燃え尽きることなく会社がビデオ会議のメリットを活用できるようにするには、どのようなスマート戦略を採用すればよいでしょうか。

安全と健康に配慮した生産性の高いハイブリッド勤務を導入するためのヒントについては、以前のブログ記事をご覧ください。また未来の働き方のページでは、職場に変化をもたらす最新のテクノロジーとトレンドに関する情報をご覧いただけます。また、以下のインフォグラフィックでは、チームで留意するべき 8 つの重要なヒントをご確認いただけます。