ハイブリッドワークの時代に創造性を発揮し続けるデザイン会社

オスロで今後 30 年走る路面電車を設計。英国で流行する糖尿病との闘い。Google と提携して米国での教育成果を向上。Smartmatic で選挙の安全性確保をサポート。これらは世界的なデザイン会社、Designit が日々創造力をつぎ込んでいる多様なプロジェクトのほんの一部です。そして、その取り組みすべてに共通しているのは、総合的かつ人間中心のデザインという信念です。 Designit のオスロスタジオの最高経営責任者、Niklas Mortensen 氏は、「弊社は、スカンジナビアの伝統的なデザインの中で生まれ育った国際的なデザイン会社です。なので、常に人間中心のアプローチを大切にしてきました」と述べました。デザインには人々の生き方や働き方、遊び方を変える力があることを、Designit のチームは知っています。そしてそのチームは人間中心のデザインをさらに一歩進め、「人類中心（Humanity-Centered）」とも呼ばれるデザイン（一部の人だけが恩恵にあずかるような手っ取り早いソリューションではなく、長期的な進歩に貢献して誰もに利益をもたらすソリューションに焦点を当てるという概念）に傾倒しています。チームはこれと同じ思慮深さと創造性を、コラボレーションデバイスの使用も含め、自分たちのスタジオスペースのデザインに応用しました。私たちは、Designit のハイブリッドワークに対するアプローチと Webex コラボレーションデバイスが果たす役割について、Mortensen 氏にお話を伺いました。チームは、取り組みの指針となる基本原則をいくつか採用しています。

ミーティングの枠を超えて考える
変化するニーズに合わせて進化する
柔軟性と相互運用性を重視する
心身の幸福を優先する
デザインを大衆化する
包括性を確保する

ここからは、これらの原則に対する理解を深めるとともに、会社が従業員の心身の幸福と創造性溢れるコラボレーションを念頭に置いたハイブリッドワークスペースを構築するにあたってのヒントをお届けします。

ミーティングの枠を超えて考える

コラボレーションは、ミーティングと同義語として扱われることがあります。ビデオ会議が盛んなハイブリッドワークの世界ではなおさらです。そのような世界では、会議室の確保、最適なオンライン会議ソフトウェアの選択、適切なビデオ会議用機器や素晴らしい会議室用チェア（またはバーチャル背景）の確保などにばかり焦点を当ててしまうことがあります。誤解しないでいただきたいのですが、対面、オンライン、ハイブリッドのいずれであっても、生産的な会議にするために必要なツールを確保することは重要です。しかし、コラボレーションは毎週午後 2 時から実施するプロジェクト更新の電話会議をはるかに超えた存在です。会議室のカメラだけでなく、オンラインや対面のワークスペースのあらゆる面を、コラボレーションを促進するようなデザインすることが必要不可欠です。皆さんは、非同期的なコミュニケーションやアイデアの共有、共同制作、自発的なブレインストーミングセッションなどに、どのように力を注いでいますか？チームメンバーのデスクにあるオールインワン型コラボレーションデバイスにも、デジタルホワイトボード用の大型コラボレーションボードにも、Designit チームはさまざまな Webex デバイスを使用しています。こうしたデバイスは、以前は主にビデオ会議に活用していたようですが、Mortensen 氏によると、現在ではスタジオでの対面式コラボレーションにおいても、リモートで仕事をする同僚やクライアントとのコラボレーションにおいても、ハイブリッドチームのコラボレーションの中心的存在になっているそうです。「Webex デバイスは、お互いの仕事だけでなく、クライアントとの仕事や、スタジオ間でインスピレーションを共有する手段としても、私たちの働き方にとって欠かせない存在になっています」約 60 人が働いているオスロのスタジオには、統合型のビデオバーや、フラットパネルディスプレイと組み合わせることができるモジュラー型のビデオコラボレーションキットなど、複数の Webex Room Kit が設置されています。「このルームキットの柔軟性は本当に素晴らしい」と Mortensen 氏。「グループや全員参加型のスペースから小規模な会議室に至るまで、あらゆる場所で使用しています」このスタジオには、Webex Desk Pros（専用デスクで個人が使用するオールインワン型コラボレーションデバイス）や、 Webex Board（デジタルホワイトボードとして、ビデオファーストのチームコラボレーションに、そしてアイデア出しのために使用可能）なども導入されています。こうしたデバイスはこのスタジオで、ビデオ会議やプレゼンテーション、そして共同制作やリアルタイムのコラボレーションに至るまで、あらゆる用途に使用されています。

タッチペンを使って Webex Desk Pro に描画する Designit チームのメンバー。画面上に表示されているのは複数の画像と各種メモ

変化するニーズに合わせて、自分に合った方法で進化する

ハイブリッドワークの道を進んでいる Designit は、チームにとって最適な方法で変化するニーズに対応するために、ワークスペースを進化させ続けています。 Design はオスロ、東京、テルアビブなど、世界各地に 15 のスタジオを構えています。バーチャルワーク、そしてハイブリッドワークに移行して以来、オフィス間のコラボレーションは増加の一途をたどっています。

「スタジオ間のコラボレーションは、以前よりはるかに重要になりましたね。これまで、スタジオの枠を越えたコラボレーションをしてこなかったわけではありませんが、今ではその壁は取るに足らないものになりました。というのも私たちは全員、リモートでコラボレーションして仕事ができるようになり、クライアントもそれをわかっていますからね」と Mortensen 氏は述べました。「以前は、デザイナーが現場にいて、チームもそこにいなければならなかったかもしれませんが、今では、『まあ実のところ、最高の人材であれば、大きな時差がない限りどこにいても構わない』などど言えるようになりましたよ」

そのため、高品質のコラボレーションデバイスへのアクセスは、これまで以上に重要になっています。 Designit は現在使用しているデバイスの数を増やす予定で、スタジオにもホームオフィスにも、できるだけ多くのスペースにデバイスを設置しようとしています。ではその目標とは？「人々が物理的に一緒にいないときに、可能な限り最善の方法でハイブリッドな働き方と共同制作を促せるようになることです」と Mortensen 氏。デバイスは、創造的プロセスのあらゆる段階に織り込まれています。 Designit はよく、洞察を収集する初期段階にさまざまな関係者との打ち合わせを設定します。次に、Webex デバイスを全体的に活用して最初のコンセプト、プロトタイプ、およびテストの概略を練ります。その中には、Miro を追加した Webex Boards を使用したブレインストーミングやデジタルホワイトボード、遠隔地のエキスパートを招いて実施するアルタイムのコンサルティングが含まれています。

柔軟性と相互運用性を重視する

ハイブリッドワークスペースを構築する際は、自分やクライアントが使用しているような他のツールをうまく統合できるデバイスを探しましょう。コラボレーション体験はスムーズであるべきで、うまく連携できないなどという技術的な問題によって不必要な障害が発生などという事態は、言語道断です。 Designit チームは、Webexデバイスに、自分たちが愛用している他のツール（多機能なオンラインホワイトボードを提供する Miro など）との互換性があることを高く評価しています。デザインミーティングや即席のブレインストーミングセッションを実施するときは、どの Webex デバイスからでも Miro を起動し、コンセプトを練って、マインドマップを作成し、メモを取るなど、さまざまなことが実施できます。Webex Board を使用するのであれば、デザイナーはタッチペンまたは Board のタッチスクリーン機能を使用して、難なくアイデアを書き留めることができる上、誰もが LED スクリーンの内容を（たとえオフィスにいてもビデオ会議をしていても）見ることができます。「特にここ 2～3 年で、私たちは Miro の黒帯をとりましたよ」と Mortensen 氏は言います。「Webex デバイスと Miro の組み合わせは、私たちにとって重要な鍵になりました。パンデミックの対応策として投入しましたが、コラボレーションに関しては非常に協力で効率的なので、今後も使い続けるつもりです」

Webex Board で Miro を使ってコラボレーションする Designit のチームメンバー 2 名

Webex デバイスと Webex アプリの組み合わせを楽しむ一方で、Mortensen 氏は、デバイスがクライアントや他のオフィスの同僚が好んで使用するどんなコラボレーションソフトウェアともうまく連動することにも注目しました。このような相互運用性は、Designit のようなダイナミックな企業にとって不可欠です。「私たちのクライアントは、考え得る限りのあらゆるプラットフォームで仕事をしているため、私たちも考え得る限りのあらゆるプラットフォームで仕事をする必要があります」と Mortensen 氏。「私たちは Webex デバイスを、Zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex と一緒に使っています。クライアントが使用するプラットフォームに合わせて、一日を通してこちらもプラットフォームを切り替える必要があります」

心身の幸福を優先する

人間中心のデザインに沿って進むためには、ワークスペースのデザインとコラボレーションデバイスの選択も、従業員の心身の幸福を第一に考えた上で進める必要があります。

耳を傾ける

Designit チームはクライアントのプロジェクトに着手する際、全員にとってうまく機能するようなソリューションを作り上げられるように、関係者全員と話し合い、時間をかけてそのニーズを理解します。同様に、ハイブリッドワークスペースに最適なコラボレーションデバイスはどれなのか特定するために、Mortensen 氏はチームのニーズを振り返り、そのニーズを満たすために役立ちそうなデバイスの使用方法を検討するよう提案しています。 Designit では、チームの状態を把握し、心身の幸福を向上させるために必要な変更はないか確認するために、経営陣は定期的かつ継続的にフィードバックを求めるようにしています。最近 Designit が実施した従業員の心身の幸福度調査では、チームがさらに多くのデバイスを希望していることがわかりました。「できるだけ多くのスペースに Webexデバイスが欲しいという強い要望があります」と Mortensen 氏。 Designit の調査結果は、最近の他の調査結果とも一致しています。あるグローバル調査では、回答者の 50% 以上が、オールインワン型コラボレーションデバイスを利用すると、自宅で他の人とコラボレーションする際の体験が向上すると回答しています。

基本には妥協してはならない

従業員の心身の幸福ということを考えると、基本を押さえたデバイスを選ぶことも重要です。 Designit にとってこれは、高画質ビデオと高い音質を提供するデバイスを選択して、ビデオ疲れを軽減することを意味します。「かいふぃに出席して音声やビデオの質が悪かったときの認知負荷は、ただただ耐えがたいの一言です」と Mortensen 氏は言います。「低品質のビデオや音声で 1 日中会議やワークショップを実施すると、誰もが疲れ切って不機嫌になります。従業員の心身の幸福のためにも、こうした機器がシームレスに動作し、高品質であることは非常に重要です」そして、Webex デバイスが登場しました。「Webex デバイスの品質は、信じられないほど優れています」と Mortensen 氏。「私たちのスタジオには、いつでも高画質ビデオと高い音質が備わっています」

ビデオ会議を実施した他のメンバーとミーティングを行う数名の Designit チームメンバー

細かいところが大切

必要な基本機能を豊富に備えたデバイスの選択に加えて、チームを少しでも楽にするような、その他の便利な機能を備えた端末も検討してください。 Mortensen は、Webex デバイスが提供するタッチレス操作と音声コマンドに注目しました。「音声認識でミーティングを始める機能はいいですね」と Mortensen 氏。「電光石火で始められる上に、他のバーチャルアシスタントと比べても非常に高速という点もうれしいところです。即座に機能しますしね」

デザインを大衆化する

心身の幸福という観点で従業員のフィードバックを求めると同時に、チームメンバーがワークスペースのデザインプロセスに参加したり、スペースをどのように進化させるかといった提案を共有したりできるように、門戸を開くのも素晴らしいやり方です。 Designit のチームメンバーは、Webex デバイスを活用して、より一層インタラクティブなコラボレーションと共同作業ができないかと、創造的で新しい方法を常に考えています。「いろんな人が、『そうだな…ここにもう 1 ついけるな。もしここをホールみたいにすれば、ここにスピーカーを追跡する Precision 60 カメラを設置して、そしたらコラボレーションできるようになって、もっとインタラクティブになる』といった提案を持ってくるんですよ」と Mortensen 氏。「こうしたデバイスは私たちの働き方には不可欠になっているので、もう本当に夢中になってきています」

包括性を確保する

ハイブリッドワークスペースをデザインするときは、従業員がリモートで仕事をするにあたって、ホームオフィスをできる限り生産的にするために必要なものを確保できているかどうかも重要です。どこで仕事をしていても、コラボレーション体験は一貫していなければならず、誰もが平等に参加できていると感じられるようなデザインが必要です。 Designit は、スタジオのデバイス数を増やすだけではなく、リモートワークの際にホームオフィスで使用できるように、一部の社員にコラボレーションデバイスを提供することも検討しています。. Mortensen 氏は特に、もっと多数のチームメンバーに個人用コラボレーションデバイスを提供したいと熱望しています。というのも自分がパンデミック中に完全リモートで仕事をした際に、その威力を身をもって体験したためです。「『気に入った』では言葉が足りません。Webex デバイスを家に持ち込んだ私たち数人は、疲れを感じずにすみました」と Mortensen 氏は述べました。そして、Mortensen 氏がオフィスで現在使用しているのが、Webex Desk Pro です。「最高ですね。セカンドスクリーンとして、またコラボレーションデバイスとして一日中使っています」

自分に合ったハイブリッドワーク

Designit チームは、どこで仕事をしていても、創造性が発揮できて誰もが積極的に働ける環境を生み出しています。汎用性の高いモデルを拒否したこのチームは、自分たちに最適なやり方でハイブリッドワークを実施しています。. チームがハイブリッドワークの道を歩み始めたばかりの方も、より良いコラボレーションと従業員の心身の幸福のためにスペースに磨きをかけたいと思っている方も、以下のリソースをご覧いただくか、シスコまでご連絡ください。