對於許多業務專業人士，會議協作工具對於完成每週的核心目標和任務十分關鍵。 但是，它們是否足夠有效？
提供協作工具
Cisco 最近與 Size Research 合作，並在全球培訓 1501 名商業專業人士（來自各種規模的公司）有關他們使用會議協作解決方案及體驗的資訊。
考慮到關鍵連線線上會議，涉及 85% 的被調查者遇到線上會議問題，而 42% 的出席者僅僅上周就感到十分失敗。 這些並非很少發生的情況，因為研究發現近 1/4 的人每天將 50% 的時間花費在會議中，而超過 60% 的所有參與者每天在 線上會議 中花費 2 或線上會議。 不適當的會議解決方案的影響是，除了令使用者感到灰心的之外，它還可能會浪費大量時間，導致會議生產力降低，同時給個人及企業帶來損失。
但並不是所有專案都使用預測和分時系統。 89% 的被調查者表示他們想要一種協同合作解決方案來解決此問題，50% 的人想要向上司透露資訊以解決問題。
提供內容與智慧，並遍遍所有協作體驗，並涉及 AI 驅動功能，例如虛擬助理和會議出席者智慧。
虛擬助理與出席者智慧
現在，使用 Siri、Alexa 或 Google 的虛擬助理完成諸如呼叫或給朋友發文字、設定提醒或新增專案至’要執行」清單等任務最為獲益。 大多數的電話、電腦和家中都使用這些虛擬助理，並且瞭解它帶來的價值。 並不意外，87% 的業務專業人士看到將會議虛擬協助納入會議協作工具中的直接價值。 更多專業人士（89%）希望他們的會議工具是智慧的，根據會議主題和出席者的情況主動為會議參與者提供資訊。
出席者？ 確定。 當與新的人員開會時，許多專業人士嘗試研究更多有關他們的問題，從而變得更加專業，使會議更加高效。 事實上，81% 表明會議效果隨著出席者背景資訊而提高。 對於大多數商業專業人士，這通常是快速檢查LinkedIn。 然而，66% 的人LinkedIn其需求的資訊不足。 這會導致更多時間搜尋資訊，或只是對會議準備不足。 在協同合作解決方案中主動提供完整的出席者與公司資訊對會議主持人和出席者是一種説明。
智慧型動作採取
大多數 視訊會議包括複查或參照檔、討論過去的動作專案以及建立新的動作專案。93% 的參與者認為，使所有會議參與者能夠輕鬆看到目前的行動專案，以及即時存取相關檔，將提高會議效率。 這是一個解決方案可以提供的，以及追蹤和顯示目前動作專案及其進度。
解決方案還可以管理對解決方案中所有相關檔的存取，使共用或尋找關鍵檔案變得必要。 研究發現 90% 的商務專業人士表示動作專案完成率將會隨著自動追蹤與狀態提醒而增加，並且可能會要求智慧型會議助理建立和指定新的動作專案、尋找檔或開始快速協作階段。
移至高分公司協作
許多員工在日常使用的工具中感到舒適： 他們瞭解工具的工作方式及完成工作的方式。 瞭解和採用新工具的時間可能中斷，但 88% 的參與者願意切換工具以採用一種具有一種協同合作會議解決方案所提供之功能的新解決方案。 實境是他們的目前工具無法滿足他們的預期和令人感到灰心的。 事實上，近 10 位被調查者中，有 9 位表示希望儘快使用網路協作解決方案。 利用具有智慧型會議助理的一種網路型解決方案的潛在優勢，是時候進行變更了。
結論
這些研究結果的第一部分明確指示會議工具的功能已停滯，許多解決方案提供相同的功能，但是仍然經常令使用者感到灰心。 在 Apple 發行 iPhone 之前，行動電話市場具有相似的體驗，隨後又進入智慧型電話市場改變了我們對於電話和行動裝置的想法。 過去數年內，AI 快速被採用至許多裝置，可減少工作，提高個人及專業效率。
考慮將協作智慧納入會議解決方案中的影響時，我們正在研究協作解決方案的主要變化及其使用方式。 消除妨礙我們的許多障礙 – 更輕鬆地加入會議、立即新增參與者、在工具中顯示會議出席者背景資訊，以及相關檔以及已完成和待解決的待處理事項，使出席者能夠專注于會議本身。 考慮到每天專業人士在會議中花費大量時間，新一代協作會議解決方案將為個人及企業帶來巨大的收益。
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David Gehringer Research PrincipalDavid 
Gehringer 作為研究專家已有 9 年，為最大的領導和最新的啟動企業提供戰略性研究與見解。 David 將 15 年的高科技行銷和產品管理成功案例帶給了領域研究。 他的體驗表明，基於事實的決策能夠比猜測更經常地推動收益和成功。
David 在 Fanfare 和 Actional Corporation 擔任行銷副總裁。 在擔任主管之前，David 在 Mercury Interactive 及視訊會議行業的數家公司擔任各種國際行銷和產品管理職位。David 擁有 University of California，California，California 的機械工程和設備工程的工程專業程度。
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