Le videochiamate in videoconferenza possono rendere alcune persone affidabili. Dopo tutto, l’abilitazione di un video in una sessione di collaborazione di gruppo fornisce agli altri una visione diretta dell’aspetto dell’utente nonché dell’ambiente di background in cui si sta operando. Per partecipanti shy, la videoconferenza può sembrare un problema importante e può essere molto meno preferibile a alternative come telefonate o discussioni e-mail. Tuttavia, i vantaggi sono molti. Diamo alcuni consigli sui vantaggi delle videoconferenze e suggerimenti per una maggiore comodità di visualizzazione del video.
Vantaggi e problemi della videoconferenza
La funzionalità di videoconferenza è diventata molto più popolare nel corso degli anni. I precedenti problemi tecnici relativi alla qualità video e alla facilità di accesso sono stati dismessi, poiché numerosi dispositivi sono diventati più che in grado di supportare feed video ad alta definizione. Secondo wain quindi Research, il 94% delle organizzazioni che utilizzano videoconferenze afferma che aumenta la produttività (1). Ogni minuto speso in una riunione non necessaria è una riunione che potrebbe essere stata speso in un’attività piùimportante.
Come è di aiuto in questo modo? In primo luogo, riduce le distrazioni, richiedendo efficacemente a chiunque nella riunione video di concentrarsi sull’attività da eseguire, anziché eseguire un’ampia gamma di attività con altre attività, come è possibile quando si è in chiamata o in chat in team. Il video si presta anche alle dimostrazioni e all’uso di supporto visivo, ad esempio, durante un webinar o una presentazione. Infine, l’impostazione di un collegamento video può fornire contesto utile e limpidezza per i dipendenti remoti che potrebbero non vedere spesso gli altri membri del team.
Comunque, essere inquadrati dalla videocamera (che rappresenta l’accesso videoconferenza) non è facile per tutti e può rendere più di successo la videoconferenza. Quindi, diamo un’occhiata ad alcuni suggerimenti per diventare più comode quando si utilizza un videoconferenza.
1.Usa le note per tenere traccia delle tue idee
Le disturbi durante la partecipazione a una videochiamata spesso provocano la perdita della loro forma di pensare per i partecipanti. Questo ha un senso, perché probabilmente stanno pensando principalmente alla riunione e alla loro analisi, solo in secondario, su ciò che è probabile.
Risolvere questo problema è più facile con una preparazione scritta o digitata. Può essere utile inserire note adere, commenti e domande scritte nell’applicazione delle note digitali e aprirle in un’altra finestra/app. Forniscono un framework affidabile in cui l’utente può lavorare durante una videochiamata.
In pratica, la preparazione e l’uso delle note consente ai partecipanti di evitare silenzi e tal caso i partecipanti potrebbero non contribuire alla conversazione.
2. Impostare l’ambiente giusto prima dell’inizio della chiamata
Alcune delle novità che vengono fornito con una videoconferenza possono essere disalvate rispetto all’ambiente del partecipante. Nel 2017, si è verificato un incidente famosio che coinvolgeva un professore internazionale che partecipava a un’intervisteo video con IL SISTEMAVERSARE, quando uno dei propri figli ha preso parte alla cornice e ha interrotto la conversazione (2).
L’interruzione è diventata un meme popolare nei social media per qualche tempo, ma ha evidenziato un rischio fondamentale che le persone a volte possono utilizzare in una videochiamata: Preoccuparsi di cosa sta succedendo in background o dell’aspetto dello spazio di lavoro.
Tali operazioni possono essere in parte alleviate attraverso la preparazione. Presta attenzione all’illuminazione e a cosa c’è dietro quando il volto appare nel video. La scelta di una stanza silenziosa con porte può risultare utile poiché consente di ridurre al minimo i rumori e di fornire un maggiore controllo. Ad esempio, è possibile impedire ad altri di camminare dietro di te mentre si è in videocamera o di fare rumori che possono distrarre i partecipanti. Di seguito viene descritto come lavorare in modo più intelligente ovunque ci si trovi quando si lavora inremoto.
3. Uso dei controlli di disattivazione audio e sospensione
In modo simile alle telefonate, le videoconferenze vengono sempre fornite con la possibilità di rumori di fondo indesiderati (ad esempio, cani che abbaiano, riproduzione di bambini, traffico esterno, ecc.) che possono interrompere la sessione. Inoltre, con i video, si può distrarre a schermo da altri utenti.
Qui vengono utili i controlli di disattivazione audio e sospensione all’interno di una soluzione di videoconferenza. La videoconferenza moderna consente ai chiamanti di disattivare l’audio del proprio audio e, in qualità di organizzatore, anche degli altri partecipanti. La disattivazione dell’microfono riduce al minimo i rumori ed è particolarmente utile per i partecipanti che attualmente non stanno parlando.
La sospensione di un video funziona in modo simile. Durante una sessione di videoconferenza, è possibile interrompere il video in qualsiasi momento e riprenderlo come necessario. Ciò consente una maggiore privacy, che i partecipanti meno comode potrebbero utilizzare per una pausa rapida per il raggruppamento.
4. Esegui una pratica con un amico o un collega
Alcuni tipi di videoconferenza potrebbero essere riportati inizialmente nelle videoconferenti, per esempio non si ha familiarità con il formato. Una persona che non partecipa regolarmente a queste riunioni potrebbe provare a voler partecipare poiché l’intera configurazione sembra minacciante.
La pratica è una buona soluzione a questi tipi di dubbi:
- Innanzitutto, consente ai partecipanti di acquisire familiarità con il funzionamento dell’interfaccia e della tecnologia sottostante, inclusi i controlli in chiamata per la disattivazione e la sospensione.
- In secondo modo, consentono di vedere come una videocamera e ciò che gli altri possono vedere in background.
- In terzo luogo, consente loro di descrizione delle loro parole e di avere maggiore familiarità con l’idea di parlare alla videocamera.
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