Las llamadas por videoconferencias pueden lograr que algunas personas puedan ser más conscientes. Después de todo, al habilitar una alimentación de vídeo en una sesión de colaboración grupal, los demás le darán una idea directa de cómo es usted, así como del entorno de fondo en el que está operando. Para los participantes importantes, las videoconferencias pueden parecer un importante obstáculo para superar, y pueden ser mucho menos preferibles a alternativas como llamadas telefónicas o debates por correo electrónico. Sin embargo, hay muchos beneficios. Exploremos los beneficios de las videoconferencias, así como sugerencias para sentirse más cómodo al mostrar su vídeo.
Los beneficios y desafíos de las videoconferencias
Las videoconferencias se han vuelto mucho más populares con los años. Los problemas técnicos anteriores relacionados con la calidad del vídeo y la facilidad de acceso se han disipado en gran medida, ya que numerosos dispositivos han ahora más que capaces de admitir una alimentación de vídeo de alta definición. Según Wainhouse Research, el 94 % de las organizaciones que utilizan videoconferencias dicen que aumenta la productividad (1). Cada minuto invertido en una reunión innecesaria es uno que podría haber invertido en una tarea más valiosa.
¿Cómo ayuda de esta manera? En primer lugar, reduce las distracciones al solicitar en forma eficaz que todos los miembros de la reunión en vídeo se centren en la tarea en cada momento, en lugar de la multitarea extensa, como es posible en una llamada o en un chat de equipo. El vídeo también es bueno para las demostraciones y el uso de ayudas visuales, por ejemplo, durante un seminario Web o una presentación. Por último, la configuración de un enlace de vídeo puede proporcionar contexto y claridad útiles para los trabajadores remotos que, de lo contrario, podrían no ver a otros miembros del equipo tan a menudo.
Aun así, estar en cámara (que es lo que le permite marcar en un videoconferencia completo) no es fácil para todos y puede dar voz a las videoconferencias. Entonces, veamos algunos consejos para sentirse más cómodo cuando esté en una videoconferencia.
1. Utilice notas para mantener sus pensamientos por seguimiento
Incomodidad al participar en una videollamada a menudo provoca que los participantes shier pierdan la capacitación del pensamiento. Esto tiene sentido, porque probablemente están pensando principalmente en la presión y el respaldo de la reunión y, segundo, en lo que se está discutiendo.
La superación de este problema es más fácil con la preparación escrita o escrita. Notas adhesivas o comentarios y preguntas escritos en una aplicación de notas digitales y que se abren en otra ventana/aplicación pueden ayudar. Proporcionan un marco de trabajo confiable en el que el usuario puede trabajar durante una videollamada.
Básicamente, la preparación y el uso de notas ayudan a los participantes a evitar silencios y el incomodidad que proviene de la sensación de que no pueden contribuir con la conversación.
2. Configure el entorno correcto antes de que comience la llamada
Parte de la presión que genera un sistema videoconferencia por la seguridad del entorno del participante. En 2017, se produjo un incidente famoso en el que participaba un profesor de relaciones internacionales que participaba en una entrevista de vídeo con el SISTEMA de vídeo, cuando uno de sus hijos entró en el marco e interrumpió la conversación (2).
La interrupción se convirtió en un meme popular en los medios sociales por un tiempo, pero desmarcaba un riesgo clave que las personas a veces consideran en una videollamada: Preocuparse por lo que está sucediendo en segundo plano o por el aspecto de su área de trabajo.
Estos miedos pueden mitigarse un poco a través de la preparación. Preste atención a la iluminación y a lo que hay detrás de usted cuando su rostro aparezca en la alimentación del vídeo. Elegir una sala tranquila con una puerta puede ser provechoso, ya que minimizará el ruido y le dará más control. Por ejemplo, puede evitar que otras personas se unan a usted mientras está cámara o hacer ruidos que puedan distraer a los participantes. A continuación se ofrece más información sobre cómo puede trabajar de manera más inteligente en cualquier lugar cuando trabaja de forma remota.
3. Utilizar los controles para silenciar y pausar
Al igual que las llamadas telefónicas, las videoconferencias siempre vienen con la posibilidad de ruidos de fondo no deseados (por ejemplo, perros ladrando, juegos de hijos, tráfico externo, etc.) que pueden interrumpir la sesión. Además, con el vídeo se corre el riesgo adicional de distracciones en la pantalla.
Aquí es donde los controles para silenciar y pausar dentro de una solución de videoconferencias son útiles. Las videoconferencias modernas permiten a las personas que llaman silenciar su propio audio y, si usted es el anfitrión, también de otros participantes. Silenciar minimiza el ruido y es especialmente útil para los participantes que no están hablando actualmente.
Pausar una alimentación de vídeo funciona de manera similar. Durante una sesión de videoconferencia, es posible detener la alimentación del video en cualquier momento y luego reanudarla según sea necesario. Eso permite una mayor privacidad, que los participantes menos cómodos podrían usar para reagruparse rápidamente.
4. Realice una práctica con un amigo o un compañero de trabajo
Parte de la incomodidad que podrían sentir las personas inicialmente en las videoconferencias puede rastrearse como una simple familiaridad con el formato. Una persona que no entra a estas reuniones con frecuencia puede sentirse ansiosa por participar, ya que toda la configuración le parece intimidante.
La práctica es una buena solución a este tipo de preocupaciones:
- En primer lugar, les permite a los participantes familiarizarse con el trabajo en interfaz y tecnología subyacente, incluidos los controles dentro de la llamada para silenciar y pausar.
- La segunda, les permite acostumbrarse a cómo miran una cámara y a lo que otros pueden ver de fondo.
- En tercer lugar, les permite ensayar lo que podrían decir y se sienten más cómodos con la idea de hablar ante cámara.
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