ハイブリッド勤務の時代に中小企業が成功するためのクラウド通話活用法

リモートやハイブリッド勤務が普及したことで、中小企業のお客様にとっても従業員同士のつながりの維持はこれまでになく重要になっています。従業員がオフィスで顔を揃えることはもうないかもしれないと考えれば、固定電話という選択肢はありません。クラウド通話なら、このギャップを解消できます。従業員同士のつながりを維持できるだけでなく、コラボレーションが利用しやすくなり、自社のニーズに最適な規模に調整できるほか、コストも抑えられます。本記事では、中小企業がクラウド通話ソリューションによりメリットを得る方法をいくつかご紹介します。

クラウド電話とその仕組みは?

クラウド通話は Unified Communications as Service (UCaaS) の 1 形態であり、第三者の企業である「ホスト」を介して音声ベースのコミュニケーションサービスを提供します。オフィスに設置されていた従来の固定電話システムに代わるものであり、オンプレミス型のアプローチに伴う煩雑さやコストの問題が解消されます。クラウド通話は、従来の構内交換機システム (PBX) システムよりも多機能です。PBX の場合、物理的に近い位置で複数の電話回線を接続する必要があり、受電、通話中着信、ボイスメール、自動応答等の基本機能は使えますが、それ以上の機能はありません。クラウド通話の場合、VoIP (Voice over Internet Protocol) を利用します。つまり、インターネット経由で電話できるようになります。専用のアダプタを付けた通常の電話機のほか、スマートフォンのアプリ、PC の通話ソフト、VoIP 対応型電話機で使用できます。通話データはすべてクラウド上に保存され、常に保護されるほか、簡単に更新できます。クラウド通話では、通話音声はデジタル音声パケットに分解され、インターネット経由で通話相手に送信されます。その後は通常の電話と同じように機能しますが、多くの場合音声品質は向上します。これを可能にしているのが Session Initiation Protocol (SIP) です。リアルタイムの通信セッションの最初と最後に利用されています。ビデオ通話と音声電話の両方を利用できるのは、このテクノロジーのおかげです。

中小企業がクラウド通話によりメリットを得る方法

大半の中小企業は、テクノロジーや通信面のニーズがあっても多額の予算は割けません。多くの場合、ぎりぎりの予算でうまく対応しなくてはならないのです。中小企業の場合、高価な PBX システムが実用的でないのはこのためです。大半の業務がリモートで行われている場合はなおさらです。クラウド通話の最大のメリットは、低コストであることです。電話サービス、通話時間、ボイスメールの料金は、もう気にする必要はありません。インターネットへのアクセスさえ確保しておけば、あとはクラウド通話が対応してくれます。クラウド通話は PBX に比べて多機能ですが、高価な専用機材を設置する必要はありません。クラウド通話はクラウドベースなので、冗長化された複数の場所でデータがホストされており、サービスの信頼性が高くなっています。もしサーバーに障害が発生しても、データは保護されます。これで、中小企業も商機を逃す心配はありません。成功を収めると、顧客のニーズに応じて社員の増員を検討し始めるかもしれません。クラウド通話なら、簡単に規模を拡張して必要なだけ回線を追加できます。クラウド通話は、利便性にも優れています。在宅勤務をしていても、簡単に設定できます。 PC または電話機と、マイク、インターネット接続、場合によってはスマートフォンやラップトップ内蔵のフロントカメラ。これだけあれば、電話を受け始めることができます。顧客の側では、会社宛てに直接電話を掛ける際の電話番号は 1 つだけで、従来と変わりません。 PC が手元になくても、スマートフォンで電話を受けることができます。

クラウド通話の主な機能

クラウド通話は、次のような一連の通話管理機能を提供します。

単一の企業電話番号
電話メニューと通話ルーティング
通話中着信
保留/再開
事前設定に基づく転送
応答後の転送
ビジュアルボイスメール
組み込みのセキュリティ
発信者番号通知

その他に、ビデオ会議、ダイレクトメッセージ、グループメッセージ、ファイル共有、デジタルホワイトボードなどの強力なコラボレーション機能を備えた、統合型のクラウド通話ソリューションもあります。また、カレンダー統合の機能があれば、クラウド通話のスケジュールをいつも使っているカレンダーアプリと同期できます。これで電話やミーティングを忘れる心配はありません。