クラウド通話などの機能でアイルランドの非営利団体を支える Webex

アイルランドのゴールウェイに所在する Galway Simon Community は、広く知られている非営利団体です。コロナ禍の 2020 年、同団体はコラボレーションのクラウド化に踏み切りました。パンデミック後も使い続けられるテクノロジーを採用し、改革を行ったのです。

Galway Simon Community は、ホームレスやホームレス予備軍の人々を対象とした防止活動、住居の提供、健康福祉サービスの提供などを行っている団体です。 非営利団体である彼らは、独自の診療所や予約不要の情報センター、宿泊施設、チャリティー ショップなどであらゆるサポートを行い、ゴールウェイやその周辺地域に貢献しています。

Galway Simon Community はパンデミック前から、こうした複数の現場間のやり取りだけでなく、ボランティア、チーム メンバー、クライアント、地域の関係者とのコミュニケーションやコラボレーションを調整するという難しい仕事にも取り組んできました。 しかし、コロナ禍で一部の活動をオンライン化せざるを得なくなり、リモートやハイブリッド勤務への移行が進んだことで、問題はさらに複雑化しました。

一体型のコラボレーション アプリとクラウド通話でコラボレーションを変革

非営利団体である Galway Simon Community には IT 部門がないため、すぐに操作を習得でき、簡単に管理できるコラボレーション ソリューションが必要でした。

シームレスなクラウド通話、ビデオ会議、メッセージ機能を利用できる Webex は、そうした彼らが活動の範囲を広げ、今後もコミュニティに貢献するうえで理想的な選択肢と言えました。

Galway Simon Community の Webex との出会いは、BNP Paribas 社から Cisco IP Phone 8800 シリーズを寄付されたときでした。

シスコの IP 電話を受け取った Galway Simon Community のチームは、シスコのゴールウェイ オフィスに電話し、そこで Webex Calling と Webex App を紹介されました。 常にあらゆる人とつながることができ、コラボレーションを強化できるという Webex の可能性への期待に、チームは胸を膨ませます。

Galway Simon Community に協力を申し出たのが、シスコ ゴールウェイ オフィスの Sheila Greaney とダブリン オフィス の Gerry Keleghan でした。彼らは、シスコ パートナーの PlanNet21 Communications 社と連携して Webex Calling と Webex App のセットアップを手伝ったのです。 さらに、Webex のコラボレーション ソフトウェアの利用ライセンスを彼らに無償で提供しました。

「Galway Simon Community の活動やミッションは誰もが知っています。そんな彼らの活動に携わり、サポートできる機会が当社に舞い込んできたので、喜んで引き受けました」そう語るのは PlanNet21 Communications 社のエンタープライズ アカウント マネジャーの Ronan Keenan 氏です。

「シスコ ゴールド パートナーとして、シスコのコラボレーション チームと緊密に連携しながら Galway Simon Community のデジタル トランスフォーメーションを支援してきました」と話す同氏。 「コミュニケーションに対する需要に応えるために、今あらゆる企業が、強力かつ使いやすいソリューションを未だかつてないほど必要としています。 しかし、採用するソリューションはセキュアでなければなりません。安全性を確保するために私たちが Galway Simon Community に提供したのが Webex Calling でした」

クラウド通話やメッセージ機能などでハイブリッドなチームのつながりを維持

Galway Simon Community のボランティア & オフィス コーディネーター兼 Webex 担当の Noreen Glennon 氏は、場所を問わず、あらゆるデバイスを使ってつながることができるのが、クラウド通話ソリューションの大きな利点だと言います。

Glennon 氏は「デスクから離れているときでも、携帯電話があれば電話に出られるので、非常に助かっています」と述べ、さらに次のように続けました。 「大変効率が良くなりました。 オフィスに帰ると大量の不在着信や留守電が入っている、ということもありません」
さらに、メッセージ機能などを使える Webex App もチームに大きな影響を与えました。

「やり取りの大半はチャットです」と語る Meaghan Hynes 氏は、Galway Simon Community の資金調達および広報部門の責任者です。 「Webex のチャット機能は優秀です。 スタッフ内でのチャット利用の浸透も順調ですし、画像や動画、資料といったファイルの共有機能もとても気に入っています。 共有されたファイルはすべて保存され、チャットの参加者全員がそれを確認できます。サーバーに接続してファイルをダウンロードする手間もなく、 とても便利です」

また Hynes 氏は、GIF や絵文字といった遊び心のある機能を使うことで、より自由に自分を表現できることも強調しました。 「短いテキスト メッセージだけでは、そっけなく感じることもありますが、こうした機能があればやり取りを楽しめます」

大きな資金調達イベントに向けたコミュニティへの呼びかけや関係者の調整を合理化

Webex は迅速かつシームレスなコミュニケーションを実現できるため、Sleep Out for Simon という大きな資金調達イベントの企画で複数のチームをまとめる際にも大いに役立ちました。 Galway Simon Community がゴールウェイやその周辺地域の人々に集まるよう声を掛け、一晩ベッドなしで外に寝て、家と呼べる場所がない人たちへの連帯を示すイベントを 10 月 1 日に開催しました。 また、このイベントはホームレスに対する認識を高め、そうした人たちを支援するための資金を集める目的も兼ねています。

「このイベントは、私たちが行う今年の主要なキャンペーンの 1 つで、マーケティング コミュニケーションやアドボカシー活動という観点から見ると、多くの人が携わっています」と話す Hynes 氏。 「ですから、新聞広告やラジオ広告、PR などの締め切りに追われているときは、複数のチームと迅速かつ効率的にコミュニケーションを取ることが非常に重要です。 Webex のおかげで仕事のスピードが上がりましたし、チームの半分がリモートで働いている状況では特に有用です」

ハイブリッドに働くチームの支援や効率的なコミュニケーションの促進に加え、メールに代わる連絡ツールとして Webex のメッセージ機能を使用することで、シームレスなコラボレーションを実現でき、メール疲れを解消できました。「みんなメールの対応で疲れ切っていましたし、Webex の方が利便性に優れています」そう語る Glennon 氏は、手軽にチーム メンバーへメッセージを送れる利点も強調します。

「それに複数の部署とコラボレーションする際に、とても便利だと感じました」と Glennon 氏は言います。 個人またはグループでコラボレーションをする際に Webex Messaging 内でスペースを作成できることも、シームレスかつ効率的なコミュニケーションにつながっているとも述べていました。 チーム メンバーは、過去に共有された資料や対応済みの課題を簡単に確認することができるため、同じ作業を再びゼロから行って無駄な労力を費やすのを避けられます。

記憶に残るオンライン イベントで Galway Simon Community のさらなる活動拡大を目指す

これまでの取り組みが Webex のユースケースのほんの一部に過ぎないことを理解している Galway Simon Community のチームは、すでに今後の活用方法を検討し、複数のアイデアを用意しています。

将来的には、Sleep Out for Simon のライブストリーミング配信を行い、参加者が質疑応答やライブ投票などを利用したコミュニケーションを行うことができるイベントを Webex で実現したいと考えています。 Webex のライブストリーミング機能を使えば、対象地域であるゴールウェイ、メイヨー、ロスコモンにいるすべての参加者がつながり、全員でイベントを楽しめます。

さらに Galway Simon Community は、Webex を通じてオンラインで地域に貢献する機会も見出しています。 例えば、Webex によりオンラインで地域の合唱団の活動を継続させる計画もその 1 つです。 合唱団は Galway Simon Community のスタッフ、ボランティア、そしてクライアントが結束を深められる場であり、クライアントにとって非常に有益な活動だということも分かっていると Glennon 氏は言います。

また、Hynes 氏は、ホームレスになる原因を学生に教え、その問題解決に取り組む Galway Simon Community への参加を呼びかける Youth Advocacy プログラムに Webex を活用することを検討しています。 そのプログラムの一環として Galway Simon Community のチーム メンバーは、ゴールウェイ、メイヨー、ロスコモンの学校、大学、ユース グループなどを対象に講演を行っています。 Webex のインタラクティブなビデオ会議機能を使ってプレゼンテーションをオンラインで行うことで、移動時間を削減でき、より多くの学校やコミュニティで講演ができるので、活動範囲をさらに広げられます。

「Webex を使って講演会をリモートで行い、支援活動をさらに拡大させたいです」と Hynes 氏は話します。 「セッションやイベントの冒頭で、ホームレスに関する理解度を確かめる質疑応答またはクイズを行い、最後にまた同じ問題を出題して結果を比較するという、参加者全員が楽しめる企画案が気に入っています」

Galway Simon Community のチームは、直感的な操作性で使いやすく、管理もしやすい Webex プラットフォームにも満足しています。

「組織内に大規模な IT 部門を設けずに、こうした案を実行できるというのは、私たちにとって非常に大きなメリットです」と Hynes 氏は述べます。

非営利団体や中小企業で Webex が役立つ理由をもっと知り、無料のトライアルを今すぐお試しください。 Galway Simon Community の詳しい活動内容や参加方法については、ホームページをご確認ください。

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